Zum Inhalt springen

Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 60.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/07/19 16:19
Änderungskommentar: Es gibt keinen Kommentar für diese Version
Auf Version 34.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/10/31 13:47
Änderungskommentar: Es gibt keinen Kommentar für diese Version

Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.9 Dokumentvorlagen
1 +010.4 Dokumentvorlagen
Inhalt
... ... @@ -1,15 +1,10 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
3 +**Alles rund um die Dokumentvorlagen:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -(% class="box warningmessage" %)
9 -(((
10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 -)))
12 -
13 13  = Dokumentvorlagen =
14 14  
15 15  Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
... ... @@ -30,7 +30,7 @@
30 30  * Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
31 31  
32 32  (% start="3" %)
33 -1. **+** Icon anklicken
28 +1. **+** Symbol anklicken
34 34  
35 35  (% style="list-style-type:circle" %)
36 36  * Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
... ... @@ -41,7 +41,7 @@
41 41  1. **Kategorie **auswählen
42 42  1. **Stiftung **auswählen
43 43  1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
44 -1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
39 +1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
45 45  
46 46  (% style="list-style-type:circle" %)
47 47  * Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
... ... @@ -52,12 +52,12 @@
52 52  
53 53  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
54 54  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
55 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
56 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
50 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
51 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
57 57  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
58 58  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
59 59  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
60 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
55 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
61 61  
62 62  == Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
63 63  
... ... @@ -87,6 +87,13 @@
87 87  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
88 88  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
89 89  
85 +
86 +
87 +
88 +
89 +
90 +
91 +
90 90  === Seriendruckfelder im Überblick ===
91 91  
92 92  [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
... ... @@ -115,6 +115,14 @@
115 115  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
116 116  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
117 117  
120 +
121 +
122 +
123 +
124 +
125 +
126 +
127 +
118 118  ==== Seriendruckfeld einfügen ====
119 119  
120 120  1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
... ... @@ -131,153 +131,78 @@
131 131  (% style="list-style-type:circle" %)
132 132  * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
133 133  
134 -
135 -
136 -
137 -
138 -
139 -
140 -
141 -
142 -
143 -
144 -
145 -
146 -
147 -
148 148  === Formularfelder im Überblick ===
149 149  
150 -[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
146 +[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
151 151  
152 152  (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
153 153  |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
154 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
155 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
156 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
157 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
158 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
150 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
151 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
152 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
159 159  
160 160  
155 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
161 161  
162 -
163 -
164 -
165 -
166 -
167 -xx
168 -
169 -
170 -
171 -
172 -
173 -
174 -
175 -
176 -
177 -==== Textfeld einfügen ====
178 -
179 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
157 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
180 180  1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
181 181  1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
182 -1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
160 +1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
183 183  
184 184  (% style="list-style-type:circle" %)
185 -* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
163 +* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
186 186  
187 -xx
188 -
189 -==== Kontrollkästchen einfügen ====
190 -
191 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
192 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
193 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
194 -1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
195 -
196 -(% style="list-style-type:circle" %)
197 -* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
198 -
199 199  (% start="5" %)
200 -1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
166 +1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
201 201  
202 -
203 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
204 -
205 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
206 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
207 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
208 -1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
209 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
210 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
211 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
212 -
213 213  (% style="list-style-type:circle" %)
214 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
169 +* Das Eingabefenster wird geöffnet.
215 215  
216 -==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
171 +(% start="6" %)
172 +1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
217 217  
218 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
219 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
220 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
221 -1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
222 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
223 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
224 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
225 -
226 226  (% style="list-style-type:circle" %)
227 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
175 +* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
228 228  
229 -==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
230 230  
231 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
232 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
233 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
234 -1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
235 235  
236 -(% style="list-style-type:circle" %)
237 -* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
238 238  
239 -(% start="5" %)
240 -1. Datum auswählen
241 241  
242 -(% style="list-style-type:circle" %)
243 -* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
244 244  
245 -(% class="wikigeneratedid" %)
246 -== Löschen einer Dokumentvorlage ==
247 247  
248 -Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
249 249  
250 -Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
251 251  
252 -Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
253 253  
254 -Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
255 255  
256 256  
188 +**Frühere Version:**
257 257  
190 +Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
258 258  
259 259  
193 +**Dokument hinzufügen**
260 260  
195 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
196 +2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
197 +3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
198 +a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
199 +b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
200 +4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
201 +5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
202 +6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
261 261  
204 +**Dokument löschen**
262 262  
263 -xx
206 +Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
207 +Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
264 264  
265 -= Dokumentkategorien =
209 +Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
266 266  
267 -Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
211 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
212 +2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
213 +3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
268 268  
269 -== Dokumentkategorien anlegen ==
270 270  
271 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
272 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
273 -3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
274 -4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
216 +**Dokumente per E-Mail verschicken**
275 275  
276 -== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
277 -
278 -Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
279 -
280 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
281 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
282 -3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
283 -4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
218 +Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
Auswahllisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -34.6 KB
Inhalt
Datumauswahl_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -50.5 KB
Inhalt
Dokumentvorlage_loeschen.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -186.1 KB
Inhalt
Kombinationslisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -21.2 KB
Inhalt
Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -55.7 KB
Inhalt
Text_Editior_Menuepunkte.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -175.9 KB
Inhalt