Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zusammenfassung

• Seiteneigenschaften (2 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
• Anhänge (0 geändert, 0 hinzugefügt, 8 gelöscht)
  • Auswahllisten_Formularfeld.png
  • Datumauswahl_Formularfeld.png
  • Dokumentvorlage_loeschen.png
  • Formularfelder_einfuegen.png
  • Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png
  • Kombinationslisten_Formularfeld.png
  • Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
  • Text_Editior_Menuepunkte.png

Details

Seiteneigenschaften

Titel

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-010.9 Dokumentvorlagen
	1	+Dokumente

Inhalt

...	...	@@ -1,70 +1,42 @@
1	1	(% class="box" %)
2	2	(((
3		-**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
	3	+**Alles rund um die Dokumente:**
4	4
5	5	{{toc/}}
6	6	)))
7	7
8		-(% class="box warningmessage" %)
9		-(((
10		-Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11		-)))
	8	+= Dokumente intern und extern =
12	12
13		-= Dokumentvorlagen =
	10	+Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
	11	+Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
	12	+Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
	13	+Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
14	14
15		-Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
	15	+= Dokumente interner Natur =
16	16
	17	+Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
	18	+Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
	19	+Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
17	17
18		-== Dokumentvorlagen erstellen ==
	21	+== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
19	19
20		-1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
21		-
22		-(% style="list-style-type:circle" %)
23		-* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
24		-* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
25		-
26		-(% start="2" %)
27		-1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
28		-
29		-(% style="list-style-type:circle" %)
30		-* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
31		-
32		-(% start="3" %)
33		-1. **+** Icon anklicken
34		-
35		-(% style="list-style-type:circle" %)
36		-* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
37		-
38		-(% start="4" %)
39		-1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
40		-1. **Bezeichnung **eingeben
41		-1. **Kategorie **auswählen
42		-1. **Stiftung **auswählen
43		-1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
44		-1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
45		-
46		-(% style="list-style-type:circle" %)
47		-* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
48		-
49		-== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
50		-
51	51	[[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
52	52
53	53	(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
54	54	|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
55		-|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
56		-|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
	27	+|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
	28	+|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
57	57	|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
58	58	|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
59	59	|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
60		-|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
	32	+|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
61	61
62		-== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
63	63
64		-[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
65	65
66	66
	37	+== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
67	67
	39	+[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
68	68
69	69
70	70
...	...	@@ -77,9 +77,7 @@
77	77
78	78
79	79
80		-
81		-
82		-(% style="width:844.6px" %)
	52	+(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
83	83	|=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
84	84	|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
85	85	|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
...	...	@@ -92,9 +92,7 @@
92	92	|(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
93	93	|(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
94	94
95		-=== Seriendruckfelder im Überblick ===
96	96
97		-[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
98	98
99	99
100	100
...	...	@@ -107,40 +107,14 @@
107	107
108	108
109	109
110		-(% style="width:955.6px" %)
111		-|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
112		-|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
113		-bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
114		-Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
115		-|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
116		-|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
117		-|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
118		-|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
119		-|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
120		-|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
121		-|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
122	122
123		-(% class="box infomessage" %)
124		-(((
125		-Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**.
126		-Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
127		-)))
	79	+== Seriendruckfeld im Überblick ==
128	128
129		-==== Seriendruckfeld einfügen ====
	81	+[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
130	130
131		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
132		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
133		-1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
134	134
135		-(% style="list-style-type:circle" %)
136		-* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
137	137
138		-(% start="4" %)
139		-1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
140		-1. Auf Button **Einfügen **klicken
141	141
142		-(% style="list-style-type:circle" %)
143		-* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
144	144
145	145
146	146
...	...	@@ -149,6 +149,18 @@
149	149
150	150
151	151
	94	+(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
	95	+|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
	96	+|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
	97	+bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
	98	+Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
	99	+|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
	100	+|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
	101	+|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
	102	+|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
	103	+|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
	104	+|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
	105	+|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
152	152
153	153
154	154
...	...	@@ -155,17 +155,8 @@
155	155
156	156
157	157
158		-=== Formularfelder im Überblick ===
159	159
160		-[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
161	161
162		-(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
163		-|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
164		-|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
165		-|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
166		-|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
167		-|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
168		-|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
169	169
170	170
171	171
...	...	@@ -175,90 +175,74 @@
175	175
176	176	xx
177	177
	123	+== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
178	178
	125	+xx
179	179
	127	+== Dokumentvorlagen ==
180	180
	129	+xx
181	181
	131	+=== Dokumentvorlagen erstellen ===
182	182
	133	+1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
183	183
	135	+(% style="list-style-type:circle" %)
	136	+* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
	137	+* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
184	184
	139	+(% start="2" %)
	140	+1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
185	185
186		-==== Textfeld einfügen ====
	142	+(% style="list-style-type:circle" %)
	143	+* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
187	187
188		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
189		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
190		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
191		-1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
	145	+(% start="3" %)
	146	+1. **+** Symbol anklicken
192	192
193	193	(% style="list-style-type:circle" %)
194		-* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
	149	+* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
195	195
196		-xx
	151	+(% start="4" %)
	152	+1. **Bereich **auswählen
	153	+1. **Bezeichnung **eingeben
	154	+1. **Kategorie **auswählen
	155	+1. **Stiftung **auswählen
	156	+1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
	157	+1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
197	197
198		-==== Kontrollkästchen einfügen ====
	159	+(% style="list-style-type:circle" %)
	160	+* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
199	199
200		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
201		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
202		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
203		-1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
	162	+=== Dokumentvorlagen formatieren ===
204	204
205		-(% style="list-style-type:circle" %)
206		-* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
	164	+xx
207	207
208		-(% start="5" %)
209		-1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
	166	+==== Formularvorlagen ====
210	210
211		-==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
	168	+xx
212	212
213		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
214		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
215		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
216		-1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
217		-1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
218		-1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
219		-1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
	170	+==== Seriendruckvorlagen ====
220	220
221		-(% style="list-style-type:circle" %)
222		-* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
	172	+xx
223	223
224		-==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
	174	+= Dokumente externer Natur =
225	225
226		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
227		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
228		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
229		-1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
230		-1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
231		-1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
232		-1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
	176	+xx
233	233
234		-(% style="list-style-type:circle" %)
235		-* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
	178	+=== Mögliche Dateitypen ===
236	236
237		-==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
	180	+xx
238	238
239		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
240		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
241		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
242		-1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
	182	+=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
243	243
244		-(% style="list-style-type:circle" %)
245		-* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
246	246
247		-(% start="5" %)
248		-1. Datum auswählen
249	249
250		-(% style="list-style-type:circle" %)
251		-* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
252	252
253		-== Löschen einer Dokumentvorlage ==
254	254
255		-Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
256	256
257		-Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
258	258
259		-Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
260	260
261		-Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
262	262
263	263
264	264
...	...	@@ -265,26 +265,34 @@
265	265
266	266
267	267
	197	+**Frühere Version:**
268	268
	199	+Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
269	269
270		-xx
271	271
272		-= Dokumentkategorien =
	202	+**Dokument hinzufügen**
273	273
274		-Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
	204	+1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
	205	+2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können.
	206	+3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
	207	+a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“.
	208	+b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“.
	209	+4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente.
	210	+5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
	211	+6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
275	275
276		-== Dokumentkategorien anlegen ==
	213	+**Dokument löschen**
277	277
278		-1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
279		-2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
280		-3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
281		-4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
	215	+Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden.
	216	+Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
282	282
283		-== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
	218	+Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
284	284
285		-Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
	220	+1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
	221	+2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“.
	222	+3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
286	286
287		-1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
288		-2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
289		-3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
290		-4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
	224	+
	225	+**Dokumente per E-Mail verschicken**
	226	+
	227	+Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.

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