Zum Inhalt springen

Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 61.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/07/22 11:31
Änderungskommentar: Es gibt keinen Kommentar für diese Version
Auf Version 37.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/11/03 13:02
Änderungskommentar: Es gibt keinen Kommentar für diese Version

Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.9 Dokumentvorlagen
1 +010.4 Dokumentvorlagen
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -5,11 +5,6 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -(% class="box warningmessage" %)
9 -(((
10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 -)))
12 -
13 13  = Dokumentvorlagen =
14 14  
15 15  Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
... ... @@ -74,12 +74,7 @@
74 74  
75 75  
76 76  
77 -
78 -
79 -
80 -
81 -
82 -(% style="width:844.6px" %)
72 +(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
83 83  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
84 84  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
85 85  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
... ... @@ -92,6 +92,10 @@
92 92  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
93 93  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
94 94  
85 +
86 +
87 +
88 +
95 95  === Seriendruckfelder im Überblick ===
96 96  
97 97  [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
... ... @@ -107,7 +107,7 @@
107 107  
108 108  
109 109  
110 -(% style="width:955.6px" %)
104 +(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
111 111  |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
112 112  |(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
113 113  bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
... ... @@ -120,12 +120,11 @@
120 120  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
121 121  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
122 122  
123 -(% class="box infomessage" %)
124 -(((
125 -Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**.
126 -Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
127 -)))
128 128  
118 +
119 +
120 +
121 +
129 129  ==== Seriendruckfeld einfügen ====
130 130  
131 131  1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
... ... @@ -142,149 +142,74 @@
142 142  (% style="list-style-type:circle" %)
143 143  * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
144 144  
145 -
146 -
147 -
148 -
149 -
150 -
151 -
152 -
153 -
154 -
155 -
156 -
157 -
158 158  === Formularfelder im Überblick ===
159 159  
160 -[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
140 +[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
161 161  
162 162  (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
163 163  |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
164 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
165 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
166 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
167 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
168 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
144 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
145 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
146 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
169 169  
148 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
170 170  
171 -
172 -
173 -
174 -
175 -
176 -xx
177 -
178 -
179 -
180 -
181 -
182 -
183 -
184 -
185 -
186 -==== Textfeld einfügen ====
187 -
188 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
150 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
189 189  1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
190 190  1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
191 -1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
153 +1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
192 192  
193 193  (% style="list-style-type:circle" %)
194 -* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
156 +* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
195 195  
196 -xx
197 -
198 -==== Kontrollkästchen einfügen ====
199 -
200 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
201 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
202 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
203 -1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
204 -
205 -(% style="list-style-type:circle" %)
206 -* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
207 -
208 208  (% start="5" %)
209 -1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
159 +1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
210 210  
211 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
212 -
213 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
214 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
215 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
216 -1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
217 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
218 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
219 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
220 -
221 221  (% style="list-style-type:circle" %)
222 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
162 +* Das Eingabefenster wird geöffnet.
223 223  
224 -==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
164 +(% start="6" %)
165 +1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
225 225  
226 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
227 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
228 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
229 -1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
230 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
231 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
232 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
233 -
234 234  (% style="list-style-type:circle" %)
235 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
168 +* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
236 236  
237 -==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
238 238  
239 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
240 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
241 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
242 -1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
243 243  
244 -(% style="list-style-type:circle" %)
245 -* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
246 246  
247 -(% start="5" %)
248 -1. Datum auswählen
249 249  
250 -(% style="list-style-type:circle" %)
251 -* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
252 252  
253 -== Löschen einer Dokumentvorlage ==
254 254  
255 -Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
256 256  
257 -Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
258 258  
259 -Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
178 +**Frühere Version:**
260 260  
261 -Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
180 +Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
262 262  
263 263  
183 +**Dokument hinzufügen**
264 264  
185 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
186 +2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
187 +3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
188 +a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
189 +b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
190 +4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
191 +5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
192 +6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
265 265  
194 +**Dokument löschen**
266 266  
196 +Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
197 +Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
267 267  
199 +Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
268 268  
201 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
202 +2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
203 +3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
269 269  
270 -xx
271 271  
272 -= Dokumentkategorien =
206 +**Dokumente per E-Mail verschicken**
273 273  
274 -Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
275 -
276 -== Dokumentkategorien anlegen ==
277 -
278 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
279 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
280 -3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
281 -4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
282 -
283 -== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
284 -
285 -Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
286 -
287 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
288 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
289 -3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
290 -4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
208 +Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
Auswahllisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -34.6 KB
Inhalt
Datumauswahl_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -50.5 KB
Inhalt
Dokumentvorlage_loeschen.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -186.1 KB
Inhalt
Kombinationslisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -21.2 KB
Inhalt
Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -55.7 KB
Inhalt
Text_Editior_Menuepunkte.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -175.9 KB
Inhalt