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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/07/22 16:06
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/11/03 13:02
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.9 Dokumentvorlagen
1 +010.4 Dokumentvorlagen
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -5,11 +5,6 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -(% class="box warningmessage" %)
9 -(((
10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 -)))
12 -
13 13  = Dokumentvorlagen =
14 14  
15 15  Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
... ... @@ -74,12 +74,7 @@
74 74  
75 75  
76 76  
77 -
78 -
79 -
80 -
81 -
82 -(% style="width:844.6px" %)
72 +(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
83 83  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
84 84  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
85 85  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
... ... @@ -92,6 +92,10 @@
92 92  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
93 93  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
94 94  
85 +
86 +
87 +
88 +
95 95  === Seriendruckfelder im Überblick ===
96 96  
97 97  [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
... ... @@ -107,7 +107,7 @@
107 107  
108 108  
109 109  
110 -(% style="width:955.6px" %)
104 +(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
111 111  |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
112 112  |(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
113 113  bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
... ... @@ -120,12 +120,11 @@
120 120  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
121 121  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
122 122  
123 -(% class="box infomessage" %)
124 -(((
125 -Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**.
126 -Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
127 -)))
128 128  
118 +
119 +
120 +
121 +
129 129  ==== Seriendruckfeld einfügen ====
130 130  
131 131  1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
... ... @@ -142,184 +142,74 @@
142 142  (% style="list-style-type:circle" %)
143 143  * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
144 144  
145 -
146 -
147 -
148 -
149 -
150 -
151 -
152 -
153 -
154 -
155 -
156 -
157 157  === Formularfelder im Überblick ===
158 158  
159 -[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
140 +[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
160 160  
161 161  (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
162 162  |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
163 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
164 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
165 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
166 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
167 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
144 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
145 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
146 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
168 168  
148 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
169 169  
170 -
171 -
172 -
173 -
174 -xx
175 -
176 -
177 -
178 -
179 -
180 -
181 -
182 -
183 -
184 -==== Textfeld einfügen ====
185 -
186 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
150 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
187 187  1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
188 188  1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
189 -1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
153 +1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
190 190  
191 191  (% style="list-style-type:circle" %)
192 -* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
156 +* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
193 193  
194 -xx
195 -
196 -==== Kontrollkästchen einfügen ====
197 -
198 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
199 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
200 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
201 -1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
202 -
203 -(% style="list-style-type:circle" %)
204 -* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
205 -
206 206  (% start="5" %)
207 -1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
159 +1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
208 208  
209 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
210 -
211 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
212 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
213 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
214 -1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
215 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
216 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
217 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
218 -
219 219  (% style="list-style-type:circle" %)
220 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
162 +* Das Eingabefenster wird geöffnet.
221 221  
222 -==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
164 +(% start="6" %)
165 +1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
223 223  
224 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
225 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
226 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
227 -1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
228 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
229 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
230 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
231 -
232 232  (% style="list-style-type:circle" %)
233 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
168 +* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
234 234  
235 -==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
236 236  
237 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
238 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
239 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
240 -1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
241 241  
242 -(% style="list-style-type:circle" %)
243 -* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
244 244  
245 -(% start="5" %)
246 -1. Datum auswählen
247 247  
248 -(% style="list-style-type:circle" %)
249 -* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
250 250  
251 251  
252 -== Löschen eines Formularfeldes ==
253 253  
254 -[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
255 255  
256 -(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
257 -|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
258 -|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
259 -Erste **Voraussetzung **ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein Formularfeld eingefügt wurde. (Mehr dazu in Kapitel Dokumentvorlagen).
178 +**Frühere Version:**
260 260  
261 -Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das **+**Icon im Bereich der Aktivitäten.
262 -)))
263 -|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
264 -|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
265 -|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
180 +Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
266 266  
267 267  
183 +**Dokument hinzufügen**
268 268  
185 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
186 +2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
187 +3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
188 +a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
189 +b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
190 +4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
191 +5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
192 +6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
269 269  
194 +**Dokument löschen**
270 270  
196 +Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
197 +Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
271 271  
199 +Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
272 272  
201 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
202 +2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
203 +3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
273 273  
274 274  
206 +**Dokumente per E-Mail verschicken**
275 275  
276 -
277 -
278 -
279 -
280 -
281 -
282 -
283 -
284 -
285 -
286 -xx
287 -
288 -== Löschen einer Dokumentvorlage ==
289 -
290 -Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
291 -
292 -Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
293 -
294 -Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
295 -
296 -Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
297 -
298 -
299 -
300 -
301 -
302 -
303 -
304 -
305 -xx
306 -
307 -= Dokumentkategorien =
308 -
309 -Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
310 -
311 -== Dokumentkategorien anlegen ==
312 -
313 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
314 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
315 -3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
316 -4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
317 -
318 -== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
319 -
320 -Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
321 -
322 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
323 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
324 -3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
325 -4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
208 +Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
Auswahllisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 -34.6 KB
Inhalt
Datumauswahl_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 -50.5 KB
Inhalt
Dokumentvorlage_loeschen.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -186.1 KB
Inhalt
Formularfelder_entfernen.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -230.6 KB
Inhalt
Kombinationslisten_Formularfeld.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -21.2 KB
Inhalt
Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Text_Editior_Menuepunkte.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -175.9 KB
Inhalt