Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zusammenfassung

• Seiteneigenschaften (2 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
• Anhänge (0 geändert, 1 hinzugefügt, 0 gelöscht)
  • Seriendruckfelder_V3.png

Details

Seiteneigenschaften

Dokument-Autor

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.MarcoBauer
	1	+XWiki.kprummer

Inhalt

...	...	@@ -15,9 +15,28 @@
15	15	Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16	16
17	17
	18	+== Bereiche ==
	19	+
	20	+Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
	21	+Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
	22	+
	23	+|**Bereich**|**Anzeige**
	24	+|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
	25	+|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
	26	+Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
	27	+|Förderung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
	28	+Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
	29	+|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
	30	+Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
	31	+|Beschluss|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss.
	32	+Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden.
	33	+|Mietvertrag|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag.
	34	+Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden
	35	+|Fundraisingprodukt|?? (noch nicht gehabt)
	36	+
18	18	== Dokumentvorlagen erstellen ==
19	19
20		-1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
	39	+1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
21	21
22	22	(% style="list-style-type:circle" %)
23	23	* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
...	...	@@ -59,7 +59,7 @@
59	59	|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
60	60	|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
61	61
62		-== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
	81	+== Dokumentvorlage im Überblick ==
63	63
64	64	[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
65	65
...	...	@@ -94,7 +94,7 @@
94	94
95	95	=== Seriendruckfelder im Überblick ===
96	96
97		-[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
	116	+[[image:Seriendruckfelder_V3.png||alt="Designer_Seriendruck.png" height="336" style="float:left" width="957"]]
98	98
99	99
100	100
...	...	@@ -109,21 +109,16 @@
109	109
110	110	(% style="width:955.6px" %)
111	111	|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
112		-|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
113		-bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
114		-Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
115		-|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
116		-|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
	131	+|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
	132	+|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.
	133	+|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
117	117	|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
118		-|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
119		-|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
120		-|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
121		-|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
	135	+|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
	136	+|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
122	122
123	123	(% class="box infomessage" %)
124	124	(((
125		-Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**.
126		-Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
	140	+Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
127	127	)))
128	128
129	129	==== Seriendruckfeld einfügen ====
...	...	@@ -130,30 +130,19 @@
130	130
131	131	1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
132	132	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
133		-1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
	147	+1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
134	134
135	135	(% style="list-style-type:circle" %)
136	136	* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
137	137
138	138	(% start="4" %)
139		-1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
140		-1. Auf Button **Einfügen **klicken
	153	+1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
	154	+1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
	155	+1. Auf Button **Einfügen **klicken.
141	141
142	142	(% style="list-style-type:circle" %)
143	143	* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
144	144
145		-
146		-
147		-
148		-
149		-
150		-
151		-
152		-
153		-
154		-
155		-
156		-
157	157	=== Formularfelder im Überblick ===
158	158
159	159	[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
...	...	@@ -168,19 +168,11 @@
168	168
169	169
170	170
	174	+(% class="box infomessage" %)
	175	+(((
	176	+Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
	177	+)))
171	171
172		-
173		-
174		-xx
175		-
176		-
177		-
178		-
179		-
180		-
181		-
182		-
183		-
184	184	==== Textfeld einfügen ====
185	185
186	186	1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
...	...	@@ -189,10 +189,8 @@
189	189	1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
190	190
191	191	(% style="list-style-type:circle" %)
192		-* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
	187	+* Im Dokument erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
193	193
194		-xx
195		-
196	196	==== Kontrollkästchen einfügen ====
197	197
198	198	1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
...	...	@@ -201,7 +201,7 @@
201	201	1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
202	202
203	203	(% style="list-style-type:circle" %)
204		-* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
	197	+* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
205	205
206	206	(% start="5" %)
207	207	1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
...	...	@@ -208,20 +208,35 @@
208	208
209	209	==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
210	210
211		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
	204	+1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen (((
	205	+(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
	206	+[[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="142" id="IKombinationslisten_Formularfeld.png" width="329"]]
	207	+)))
212	212	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
213	213	1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
214	214	1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
215	215	1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
216		-1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
	212	+1. Gewünschte Werte eintippen
217	217	1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
218	218
219	219	(% style="list-style-type:circle" %)
220		-* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
	216	+* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
221	221
	218	+(% start="8" %)
	219	+1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
	220	+
	221	+(% class="box infomessage" %)
	222	+(((
	223	+Wenn man nun **z.B.** eine **Aktivität **vom **Typ E-Mail** erstellt, kann man bei Vorlage die erstellte Vorlage auswählen, in der man **Kombinationslisten **eingefügt hat.
	224	+Diese werden genau so angezeigt, wie sie in der Vorschau des Editors im **Designer**-Bereich zu sehen gewesen sind.
	225	+)))
	226	+
222	222	==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
223	223
224		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
	229	+1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen(((
	230	+(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
	231	+[[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="148" id="IAuswahllisten_Formularfeld.png" width="330"]]
	232	+)))
225	225	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
226	226	1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
227	227	1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
...	...	@@ -232,9 +232,21 @@
232	232	(% style="list-style-type:circle" %)
233	233	* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
234	234
	243	+(% start="8" %)
	244	+1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
	245	+
	246	+(% class="box infomessage" %)
	247	+(((
	248	+Wenn man nun **z.B. **eine **Aktivität **vom **Typ E-Mail** erstellt, kann man bei Vorlage die erstellte Vorlage auswählen, in der man **Auswahllistenformularfelder **eingefügt hat.
	249	+Diese werden genau so angezeigt, wie sie in der Vorschau des Editors im **Designer**-Bereich zu sehen gewesen sind.
	250	+)))
	251	+
235	235	==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
236	236
237		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
	254	+(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
	255	+[[Das Datum kann man aus der Kalenderansicht wählen>>image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="177" id="IDatumauswahl_Formularfeld.png" width="310"]]
	256	+
	257	+1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
238	238	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
239	239	1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
240	240	1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
...	...	@@ -243,26 +243,16 @@
243	243	* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
244	244
245	245	(% start="5" %)
246		-1. Datum auswählen
	266	+1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
247	247
248		-(% style="list-style-type:circle" %)
249		-* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
250	250
251	251
252		-== Löschen eines Formularfeldes ==
253	253
254		-[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
255		-
256		-(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
257		-|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
258		-|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
259		-Erste **Voraussetzung **ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein Formularfeld eingefügt wurde. (Mehr dazu in Kapitel Dokumentvorlagen).
260		-
261		-Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das **+**Icon im Bereich der Aktivitäten.
	271	+(% class="box infomessage" %)
	272	+(((
	273	+Wenn man nun **z.B.** eine **Aktivität **vom **Typ E-Mail** erstellt, kann man bei Vorlage die erstellte Vorlage auswählen, in der man **Kombinationslisten **eingefügt hat.
	274	+Diese werden genau so angezeigt, wie sie in der Vorschau des Editors im **Designer**-Bereich zu sehen gewesen sind.
262	262	)))
263		-|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
264		-|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
265		-|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
266	266
267	267
268	268
...	...	@@ -271,8 +271,18 @@
271	271
272	272
273	273
	284	+== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
274	274
	286	+[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
275	275
	288	+(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
	289	+|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
	290	+|(% style="width:82px" %)1|(% style="width:665px" %)(((
	291	+Man öffnet die jeweilige Aktivität inder man die Dokumentvorlage verwendet hat.
	292	+)))
	293	+|(% style="width:82px" %) |(% style="width:665px" %)
	294	+|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieer Dokumentvorlage werden hier aufgelistet.
	295	+|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen ** wird das Formularfeld in dieser Aktivität geelöscht.
276	276
277	277
278	278
...	...	@@ -283,27 +283,27 @@
283	283
284	284
285	285
286		-xx
287		-
288	288	== Löschen einer Dokumentvorlage ==
289	289
290		-Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
291		-
292		-Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
293		-
294		-Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
295		-
	308	+Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
	309	+Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
296	296	Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
297	297
298	298
	313	+== Dokumentvorlage kopieren ==
299	299
	315	+1. In Schnellsuche Begriff **Dokumentvorlage** eingeben und **Enter**-Taste drücken
	316	+1. Dokumentvorlagen aus den Suchergebnissen wählen
	317	+1. In der Übersicht auf gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick öffnen
	318	+1. Auf Button **Vorlage kopieren **links unten vom Desktop der gewünschten Dokumentvorlage klicken
	319	+1. Im geöffneten Fenster Neue Vorlage **Bezeichnung anpassen **eingeben
	320	+1. Mit **OK**-Button bestätigen
300	300
	322	+* Die Kopie der Dokumentvorlage wurde erstellt und man gelangt direkt nach der Erstellung automatisch in den Desktop der Kopie.
301	301
302	302
303	303
304	304
305		-xx
306		-
307	307	= Dokumentkategorien =
308	308
309	309	Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.

Seriendruckfelder_V3.png

Author

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.MarcoBauer

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...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
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