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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/07/22 16:07
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/25 15:30
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.9 Dokumentvorlagen
1 +Dokumente
Inhalt
... ... @@ -1,65 +1,37 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
3 +**Alles rund um die Dokumente:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -(% class="box warningmessage" %)
9 -(((
10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 -)))
8 += Dokumente intern und extern =
12 12  
13 -= Dokumentvorlagen =
10 +Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 +Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 +Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 +Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
14 14  
15 -Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
15 += Dokumente interner Natur =
16 16  
17 +Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 +Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 +Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
17 17  
18 -== Dokumentvorlagen erstellen ==
21 +== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
19 19  
20 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
21 -
22 -(% style="list-style-type:circle" %)
23 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
24 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
25 -
26 -(% start="2" %)
27 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
28 -
29 -(% style="list-style-type:circle" %)
30 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
31 -
32 -(% start="3" %)
33 -1. **+** Icon anklicken
34 -
35 -(% style="list-style-type:circle" %)
36 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
37 -
38 -(% start="4" %)
39 -1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
40 -1. **Bezeichnung **eingeben
41 -1. **Kategorie **auswählen
42 -1. **Stiftung **auswählen
43 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
44 -1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
45 -
46 -(% style="list-style-type:circle" %)
47 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
48 -
49 -== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
50 -
51 51  [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
52 52  
53 53  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
54 54  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
55 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
56 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
27 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
28 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
57 57  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
58 58  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
59 59  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
60 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
32 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
61 61  
62 -== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
34 +== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
63 63  
64 64  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
65 65  
... ... @@ -74,12 +74,7 @@
74 74  
75 75  
76 76  
77 -
78 -
79 -
80 -
81 -
82 -(% style="width:844.6px" %)
49 +(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
83 83  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
84 84  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
85 85  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
... ... @@ -92,6 +92,20 @@
92 92  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
93 93  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
94 94  
62 +
63 +
64 +
65 +
66 +
67 +
68 +
69 +
70 +
71 +
72 +
73 +
74 +
75 +
95 95  === Seriendruckfelder im Überblick ===
96 96  
97 97  [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
... ... @@ -107,7 +107,7 @@
107 107  
108 108  
109 109  
110 -(% style="width:955.6px" %)
91 +(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
111 111  |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
112 112  |(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
113 113  bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
... ... @@ -120,27 +120,11 @@
120 120  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
121 121  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
122 122  
123 -(% class="box infomessage" %)
124 -(((
125 -Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**.
126 -Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
127 -)))
128 128  
129 -==== Seriendruckfeld einfügen ====
130 130  
131 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
132 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
133 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
134 134  
135 -(% style="list-style-type:circle" %)
136 -* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
137 137  
138 -(% start="4" %)
139 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
140 -1. Auf Button **Einfügen **klicken
141 141  
142 -(% style="list-style-type:circle" %)
143 -* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
144 144  
145 145  
146 146  
... ... @@ -151,171 +151,173 @@
151 151  
152 152  
153 153  
119 +(% class="wikigeneratedid" %)
120 +==== Seriendruckfeld einfügen ====
154 154  
122 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
123 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
124 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
155 155  
126 +(% style="list-style-type:circle" %)
127 +* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
128 +
129 +(% start="4" %)
130 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
131 +1. Auf Button **Einfügen **klicken
132 +
133 +(% style="list-style-type:circle" %)
134 +* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
135 +
156 156  === Formularfelder im Überblick ===
157 157  
158 -[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
138 +[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
159 159  
160 160  (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
161 161  |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
162 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
163 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
164 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
165 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
166 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
142 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
143 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
144 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
167 167  
168 168  
169 169  
170 170  
171 171  
172 -xx
173 173  
174 174  
175 175  
176 176  
177 177  
155 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
178 178  
179 -
180 -
181 -
182 -==== Textfeld einfügen ====
183 -
184 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
157 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
185 185  1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
186 186  1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
187 -1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
160 +1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
188 188  
189 189  (% style="list-style-type:circle" %)
190 -* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
163 +* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
191 191  
192 -xx
165 +(% start="5" %)
166 +1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
193 193  
194 -==== Kontrollkästchen einfügen ====
168 +(% style="list-style-type:circle" %)
169 +* Das Eingabefenster wird geöffnet.
195 195  
196 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
197 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
198 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
199 -1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
171 +(% start="6" %)
172 +1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
200 200  
201 201  (% style="list-style-type:circle" %)
202 -* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
175 +* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
203 203  
204 -(% start="5" %)
205 -1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
206 206  
207 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
208 208  
209 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
210 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
211 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
212 -1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
213 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
214 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
215 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
216 216  
217 -(% style="list-style-type:circle" %)
218 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
219 219  
220 -==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
221 221  
222 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
223 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
224 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
225 -1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
226 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
227 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
228 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
229 229  
230 -(% style="list-style-type:circle" %)
231 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
232 232  
233 -==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
184 +== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
234 234  
235 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
236 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
237 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
238 -1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
186 +xx
239 239  
240 -(% style="list-style-type:circle" %)
241 -* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
188 +== Dokumentvorlagen ==
242 242  
243 -(% start="5" %)
244 -1. Datum auswählen
190 +xx
245 245  
246 -(% style="list-style-type:circle" %)
247 -* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
192 +=== Dokumentvorlagen erstellen ===
248 248  
249 -== Löschen eines Formularfeldes ==
194 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
250 250  
251 -[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
196 +(% style="list-style-type:circle" %)
197 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
198 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
252 252  
253 -(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
254 -|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
255 -|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
256 -Erste **Voraussetzung **ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein [[Formularfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HFormularfelderimDCberblick]] eingefügt wurde.
200 +(% start="2" %)
201 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
257 257  
258 -Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das **+**Icon im Bereich der Aktivitäten.
259 -)))
260 -|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
261 -|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
262 -|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
203 +(% style="list-style-type:circle" %)
204 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
263 263  
206 +(% start="3" %)
207 +1. **+** Symbol anklicken
264 264  
209 +(% style="list-style-type:circle" %)
210 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
265 265  
212 +(% start="4" %)
213 +1. **Bereich **auswählen
214 +1. **Bezeichnung **eingeben
215 +1. **Kategorie **auswählen
216 +1. **Stiftung **auswählen
217 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
218 +1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
266 266  
220 +(% style="list-style-type:circle" %)
221 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
267 267  
223 +=== Dokumentvorlagen formatieren ===
268 268  
225 +xx
269 269  
227 +==== Formularvorlagen ====
270 270  
229 +xx
271 271  
231 +==== Seriendruckvorlagen ====
272 272  
233 +xx
273 273  
235 += Dokumente externer Natur =
274 274  
237 +xx
275 275  
239 +=== Mögliche Dateitypen ===
276 276  
241 +xx
277 277  
243 +=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
278 278  
279 279  
280 280  
281 281  
282 -xx
283 283  
284 -== Löschen einer Dokumentvorlage ==
285 285  
286 -Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
287 287  
288 -Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
289 289  
290 -Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
291 291  
292 -Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
293 293  
294 294  
295 295  
296 296  
297 297  
258 +**Frühere Version:**
298 298  
260 +Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
299 299  
300 300  
301 -xx
263 +**Dokument hinzufügen**
302 302  
303 -= Dokumentkategorien =
265 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
266 +2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
267 +3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
268 +a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
269 +b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
270 +4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
271 +5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
272 +6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
304 304  
305 -Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
274 +**Dokument löschen**
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307 -== Dokumentkategorien anlegen ==
276 +Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
277 +Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
308 308  
309 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
310 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
311 -3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
312 -4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
279 +Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
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314 -== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
281 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
282 +2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
283 +3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
315 315  
316 -Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
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318 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
319 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
320 -3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
321 -4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
286 +**Dokumente per E-Mail verschicken**
287 +
288 +Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
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