Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zusammenfassung

• Seiteneigenschaften (2 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
• Anhänge (0 geändert, 0 hinzugefügt, 7 gelöscht)
  • Auswahllisten_Formularfeld.png
  • Datumauswahl_Formularfeld.png
  • Dokumentvorlage_loeschen.png
  • Formularfelder_entfernen.png
  • Kombinationslisten_Formularfeld.png
  • Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
  • Text_Editior_Menuepunkte.png

Details

Seiteneigenschaften

Titel

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-010.9 Dokumentvorlagen
	1	+Dokumente

Inhalt

...	...	@@ -1,24 +1,32 @@
1	1	(% class="box" %)
2	2	(((
3		-**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
	3	+**Alles rund um die Dokumente:**
4	4
5	5	{{toc/}}
6	6	)))
7	7
8		-(% class="box warningmessage" %)
9		-(((
10		-Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11		-)))
	8	+= Dokumente intern und extern =
12	12
13		-= Dokumentvorlagen =
	10	+Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
	11	+Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
	12	+Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
	13	+Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
14	14
15		-Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
	15	+= Dokumente interner Natur =
16	16
	17	+Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
	18	+Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
	19	+Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
17	17
18		-== Dokumentvorlagen erstellen ==
	21	+== Dokumentvorlagen ==
19	19
20		-1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
	23	+Dokumentenvorlagen eignen sich besonders dann, wenn Sie immer wieder ein Dokument schreiben müssen, das genau die gleichen Dinge abfragt, bestimmte Angaben immer an bestimmten Stellen aufweist und mehr als eine Person betrifft. Ein Dokument, das also vielfach aber mit dem selben Muster erstellt wird.
	24	+Im Windows Client des Non Profit Managers lassen sich eben solche Dokumentvorlagen intern erstellen.
21	21
	26	+=== Dokumentvorlagen erstellen ===
	27	+
	28	+1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
	29	+
22	22	(% style="list-style-type:circle" %)
23	23	* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
24	24	* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
...	...	@@ -30,36 +30,36 @@
30	30	* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
31	31
32	32	(% start="3" %)
33		-1. **+** Icon anklicken
	41	+1. **+** Symbol anklicken
34	34
35	35	(% style="list-style-type:circle" %)
36	36	* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
37	37
38	38	(% start="4" %)
39		-1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
	47	+1. **Bereich **auswählen
40	40	1. **Bezeichnung **eingeben
41	41	1. **Kategorie **auswählen
42	42	1. **Stiftung **auswählen
43		-1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
44		-1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
	51	+1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
	52	+1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
45	45
46	46	(% style="list-style-type:circle" %)
47	47	* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
48	48
49		-== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
	57	+== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
50	50
51	51	[[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
52	52
53	53	(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
54	54	|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
55		-|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
56		-|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
	63	+|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
	64	+|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
57	57	|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
58	58	|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
59	59	|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
60		-|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
	68	+|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
61	61
62		-== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
	70	+== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
63	63
64	64	[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
65	65
...	...	@@ -74,12 +74,7 @@
74	74
75	75
76	76
77		-
78		-
79		-
80		-
81		-
82		-(% style="width:844.6px" %)
	85	+(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
83	83	|=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
84	84	|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
85	85	|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
...	...	@@ -92,9 +92,7 @@
92	92	|(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
93	93	|(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
94	94
95		-=== Seriendruckfelder im Überblick ===
96	96
97		-[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
98	98
99	99
100	100
...	...	@@ -107,40 +107,14 @@
107	107
108	108
109	109
110		-(% style="width:955.6px" %)
111		-|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
112		-|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
113		-bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
114		-Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
115		-|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
116		-|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
117		-|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
118		-|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
119		-|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
120		-|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
121		-|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
122	122
123		-(% class="box infomessage" %)
124		-(((
125		-Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**.
126		-Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
127		-)))
	112	+=== Seriendruckfelder im Überblick ===
128	128
129		-==== Seriendruckfeld einfügen ====
	114	+[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
130	130
131		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
132		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
133		-1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
134	134
135		-(% style="list-style-type:circle" %)
136		-* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
137	137
138		-(% start="4" %)
139		-1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
140		-1. Auf Button **Einfügen **klicken
141	141
142		-(% style="list-style-type:circle" %)
143		-* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
144	144
145	145
146	146
...	...	@@ -149,122 +149,101 @@
149	149
150	150
151	151
	127	+(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
	128	+|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
	129	+|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
	130	+bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
	131	+Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
	132	+|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
	133	+|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
	134	+|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
	135	+|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
	136	+|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
	137	+|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
	138	+|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
152	152
153	153
154	154
155	155
156		-=== Formularfelder im Überblick ===
157	157
158		-[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
159	159
160		-(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
161		-|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
162		-|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
163		-|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
164		-|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
165		-|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
166		-|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
167	167
168	168
169	169
170	170
171	171
172		-xx
173	173
174	174
175	175
176	176
177	177
	155	+==== Seriendruckfeld einfügen ====
178	178
	157	+1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
	158	+1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
	159	+1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
179	179
	161	+(% style="list-style-type:circle" %)
	162	+* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
180	180
	164	+(% start="4" %)
	165	+1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
	166	+1. Auf Button **Einfügen **klicken
181	181
182		-==== Textfeld einfügen ====
183		-
184		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
185		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
186		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
187		-1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
188		-
189	189	(% style="list-style-type:circle" %)
190		-* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
	169	+* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
191	191
192		-xx
	171	+=== Formularfelder im Überblick ===
193	193
194		-==== Kontrollkästchen einfügen ====
	173	+[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
195	195
196		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
197		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
198		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
199		-1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
	175	+(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
	176	+|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
	177	+|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
	178	+|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
	179	+|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
200	200
201		-(% style="list-style-type:circle" %)
202		-* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
203	203
204		-(% start="5" %)
205		-1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
206	206
207		-==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
208	208
209		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
210		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
211		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
212		-1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
213		-1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
214		-1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
215		-1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
216	216
217		-(% style="list-style-type:circle" %)
218		-* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
219	219
220		-==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
221	221
222		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
223		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
224		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
225		-1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
226		-1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
227		-1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
228		-1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
229	229
230		-(% style="list-style-type:circle" %)
231		-* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
232	232
233		-==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
	189	+==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
234	234
235		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
	191	+1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
236	236	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
237	237	1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
238		-1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
	194	+1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
239	239
240	240	(% style="list-style-type:circle" %)
241		-* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
	197	+* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
242	242
243	243	(% start="5" %)
244		-1. Datum auswählen
	200	+1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
245	245
246	246	(% style="list-style-type:circle" %)
247		-* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
	203	+* Das Eingabefenster wird geöffnet.
248	248
249		-== Löschen eines Formularfeldes ==
	205	+(% start="6" %)
	206	+1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
250	250
251		-[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
	208	+(% style="list-style-type:circle" %)
	209	+* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
252	252
253		-(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
254		-|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
255		-|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
256		-Erste **Voraussetzung **ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein [[Formularfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HFormularfelderimDCberblick]] eingefügt wurde.
257	257
258		-Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das **+**Icon im Bereich der Aktivitäten.
259		-)))
260		-|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
261		-|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
262		-|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
263	263
	213	+= Dokumente externer Natur =
264	264
	215	+xx
265	265
	217	+=== Mögliche Dateitypen ===
266	266
	219	+xx
267	267
	221	+=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
268	268
269	269
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...	...	@@ -279,43 +279,34 @@
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280	280
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282		-xx
	236	+**Frühere Version:**
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284		-== Löschen einer Dokumentvorlage ==
	238	+Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
285	285
286		-Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
287	287
288		-Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
	241	+**Dokument hinzufügen**
289	289
290		-Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
	243	+1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
	244	+2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können.
	245	+3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
	246	+a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“.
	247	+b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“.
	248	+4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente.
	249	+5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
	250	+6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
291	291
292		-Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
	252	+**Dokument löschen**
293	293
	254	+Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden.
	255	+Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
294	294
	257	+Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
295	295
	259	+1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
	260	+2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“.
	261	+3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
296	296
297	297
	264	+**Dokumente per E-Mail verschicken**
298	298
299		-
300		-
301		-xx
302		-
303		-= Dokumentkategorien =
304		-
305		-Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
306		-
307		-== Dokumentkategorien anlegen ==
308		-
309		-1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
310		-2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
311		-3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
312		-4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
313		-
314		-== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
315		-
316		-Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
317		-
318		-1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
319		-2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
320		-3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
321		-4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
	266	+Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.

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