Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zusammenfassung

• Seiteneigenschaften (1 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
• Anhänge (0 geändert, 1 hinzugefügt, 0 gelöscht)
  • Seriendruckfelder_V3.png

Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

...	...	@@ -15,9 +15,28 @@
15	15	Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16	16
17	17
	18	+== Bereiche ==
	19	+
	20	+Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
	21	+Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
	22	+
	23	+|**Bereich**|**Anzeige**
	24	+|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
	25	+|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
	26	+Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
	27	+|Förderung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
	28	+Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
	29	+|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
	30	+Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
	31	+|Beschluss|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss.
	32	+Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden.
	33	+|Mietvertrag|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag.
	34	+Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden
	35	+|Fundraisingprodukt|?? (noch nicht gehabt)
	36	+
18	18	== Dokumentvorlagen erstellen ==
19	19
20		-1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
	39	+1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
21	21
22	22	(% style="list-style-type:circle" %)
23	23	* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
...	...	@@ -59,7 +59,7 @@
59	59	|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
60	60	|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
61	61
62		-== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
	81	+== Dokumentvorlage im Überblick ==
63	63
64	64	[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
65	65
...	...	@@ -94,7 +94,7 @@
94	94
95	95	=== Seriendruckfelder im Überblick ===
96	96
97		-[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
	116	+[[image:Seriendruckfelder_V3.png||alt="Designer_Seriendruck.png" height="336" style="float:left" width="957"]]
98	98
99	99
100	100
...	...	@@ -109,21 +109,16 @@
109	109
110	110	(% style="width:955.6px" %)
111	111	|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
112		-|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
113		-bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
114		-Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
115		-|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
116		-|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
	131	+|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
	132	+|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.
	133	+|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
117	117	|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
118		-|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
119		-|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
120		-|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
121		-|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
	135	+|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
	136	+|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
122	122
123	123	(% class="box infomessage" %)
124	124	(((
125		-Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**.
126		-Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
	140	+Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
127	127	)))
128	128
129	129	==== Seriendruckfeld einfügen ====
...	...	@@ -130,29 +130,19 @@
130	130
131	131	1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
132	132	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
133		-1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
	147	+1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
134	134
135	135	(% style="list-style-type:circle" %)
136	136	* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
137	137
138	138	(% start="4" %)
139		-1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
140		-1. Auf Button **Einfügen **klicken
	153	+1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
	154	+1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
	155	+1. Auf Button **Einfügen **klicken.
141	141
142	142	(% style="list-style-type:circle" %)
143	143	* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
144	144
145		-
146		-
147		-
148		-
149		-
150		-
151		-
152		-
153		-
154		-
155		-
156	156	=== Formularfelder im Überblick ===
157	157
158	158	[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
...	...	@@ -169,16 +169,11 @@
169	169
170	170
171	171
172		-xx
	176	+(% class="box infomessage" %)
	177	+(((
	178	+Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
	179	+)))
173	173
174		-
175		-
176		-
177		-
178		-
179		-
180		-
181		-
182	182	==== Textfeld einfügen ====
183	183
184	184	1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
...	...	@@ -187,10 +187,8 @@
187	187	1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
188	188
189	189	(% style="list-style-type:circle" %)
190		-* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
	189	+* Im Dokument erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
191	191
192		-xx
193		-
194	194	==== Kontrollkästchen einfügen ====
195	195
196	196	1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
...	...	@@ -199,27 +199,43 @@
199	199	1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
200	200
201	201	(% style="list-style-type:circle" %)
202		-* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
	199	+* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
203	203
204	204	(% start="5" %)
205	205	1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
206	206
	204	+
207	207	==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
208	208
209		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
	207	+1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen (((
	208	+(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
	209	+[[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="142" id="IKombinationslisten_Formularfeld.png" width="329"]]
	210	+)))
210	210	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
211	211	1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
212	212	1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
213	213	1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
214		-1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
	215	+1. Gewünschte Werte eintippen
215	215	1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
216	216
217	217	(% style="list-style-type:circle" %)
218		-* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
	219	+* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
219	219
	221	+(% start="8" %)
	222	+1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
	223	+
	224	+(% class="box infomessage" %)
	225	+(((
	226	+Wenn man nun **z.B.** eine **Aktivität **vom **Typ E-Mail** erstellt, kann man bei Vorlage die erstellte Vorlage auswählen, in der man **Kombinationslisten **eingefügt hat.
	227	+Diese werden genau so angezeigt, wie sie in der Vorschau des Editors im **Designer**-Bereich zu sehen gewesen sind.
	228	+)))
	229	+
220	220	==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
221	221
222		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
	232	+1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen(((
	233	+(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
	234	+[[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="148" id="IAuswahllisten_Formularfeld.png" width="330"]]
	235	+)))
223	223	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
224	224	1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
225	225	1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
...	...	@@ -230,9 +230,22 @@
230	230	(% style="list-style-type:circle" %)
231	231	* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
232	232
	246	+(% start="8" %)
	247	+1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
	248	+
	249	+
	250	+(% class="box infomessage" %)
	251	+(((
	252	+Wenn man nun **z.B. **eine **Aktivität **vom **Typ E-Mail** erstellt, kann man bei Vorlage die erstellte Vorlage auswählen, in der man **Auswahllistenformularfelder **eingefügt hat.
	253	+Diese werden genau so angezeigt, wie sie in der Vorschau des Editors im **Designer**-Bereich zu sehen gewesen sind.
	254	+)))
	255	+
233	233	==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
234	234
235		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
	258	+(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
	259	+[[Das Datum kann man aus der Kalenderansicht wählen>>image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="177" id="IDatumauswahl_Formularfeld.png" width="310"]]
	260	+
	261	+1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
236	236	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
237	237	1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
238	238	1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
...	...	@@ -241,25 +241,16 @@
241	241	* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
242	242
243	243	(% start="5" %)
244		-1. Datum auswählen
	270	+1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
245	245
246		-(% style="list-style-type:circle" %)
247		-* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
248	248
249		-== Löschen eines Formularfeldes ==
250	250
251		-[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
252	252
253		-(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
254		-|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
255		-|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
256		-Erste **Voraussetzung **ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein [[Formularfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HFormularfelderimDCberblick]] eingefügt wurde.
257		-
258		-Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das **+**Icon im Bereich der Aktivitäten.
	275	+(% class="box infomessage" %)
	276	+(((
	277	+Wenn man nun **z.B.** eine **Aktivität **vom **Typ E-Mail** erstellt, kann man bei Vorlage die erstellte Vorlage auswählen, in der man **Kombinationslisten **eingefügt hat.
	278	+Diese werden genau so angezeigt, wie sie in der Vorschau des Editors im **Designer**-Bereich zu sehen gewesen sind.
259	259	)))
260		-|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
261		-|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
262		-|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
263	263
264	264
265	265
...	...	@@ -268,8 +268,18 @@
268	268
269	269
270	270
	288	+== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
271	271
	290	+[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
272	272
	292	+(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
	293	+|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
	294	+|(% style="width:82px" %)1|(% style="width:665px" %)(((
	295	+Man öffnet die jeweilige Aktivität inder man die Dokumentvorlage verwendet hat.
	296	+)))
	297	+|(% style="width:82px" %) |(% style="width:665px" %)
	298	+|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieer Dokumentvorlage werden hier aufgelistet.
	299	+|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen ** wird das Formularfeld in dieser Aktivität geelöscht.
273	273
274	274
275	275
...	...	@@ -279,27 +279,32 @@
279	279
280	280
281	281
282		-xx
283	283
284		-== Löschen einer Dokumentvorlage ==
285	285
286		-Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
287	287
288		-Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
	312	+== Löschen einer Dokumentvorlage ==
289	289
290		-Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
291		-
	314	+Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
	315	+Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
292	292	Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
293	293
294	294
	319	+== Dokumentvorlage kopieren ==
295	295
	321	+1. In Schnellsuche Begriff **Dokumentvorlage** eingeben und **Enter**-Taste drücken
	322	+1. Dokumentvorlagen aus den Suchergebnissen wählen
	323	+1. In der Übersicht auf gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick öffnen
	324	+1. Auf Button **Vorlage kopieren **links unten vom Desktop der gewünschten Dokumentvorlage klicken
	325	+1. Im geöffneten Fenster Neue Vorlage **Bezeichnung **(abändern, da sonst eine Fehlermeldung kommt, dass es die Bezeichnung schon gibt) und **Stiftung **(**kein **Pflichtfeld) eingeben
	326	+1. Mit **OK**-Button bestätigen
296	296
	328	+* Die Kopie der Dokumentvorlage wurde erstellt und man gelangt direkt nach der Erstellung automatisch in den Desktop der Kopie.
297	297
	330	+x
298	298
	332	+x
299	299
300	300
301		-xx
302		-
303	303	= Dokumentkategorien =
304	304
305	305	Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.

Seriendruckfelder_V3.png

Author

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.MarcoBauer

Größe

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+281.0 KB

Inhalt