Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/10/11 12:22

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Rohform
Im Layout

Zusammenfassung

Seiteneigenschaften (2 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
Anhänge (0 geändert, 2 hinzugefügt, 0 gelöscht)
- Formularfeldname_2.png
- Seriendruckfelder_V3.png

Details

Seiteneigenschaften

Dokument-Autor

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.MarcoBauer
++XWiki.kprummer

Inhalt

@@ -15,9 +15,28 @@
  Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
++== Bereiche ==
++
++Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
++Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
++
++|**Bereich**|**Anzeige**
++|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
++|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
++Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
++|Förderung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
++Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
++|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
++Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
++|Beschluss|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss.
++Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden.
++|Mietvertrag|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag.
++Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden
++|Fundraisingprodukt|?? (noch nicht gehabt)
++
  == Dokumentvorlagen erstellen ==
--1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
++1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
  (% style="list-style-type:circle" %)
  * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
@@ -59,7 +59,7 @@
  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
  |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
--== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
++== Dokumentvorlage im Überblick ==
  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
@@ -94,7 +94,7 @@
  === Seriendruckfelder im Überblick ===
--[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
++[[image:Seriendruckfelder_V3.png||alt="Designer_Seriendruck.png" height="336" style="float:left" width="957"]]
@@ -109,21 +109,16 @@
  (% style="width:955.6px" %)
  |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
--|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
--bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
--Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
--|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
--|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
++|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
++|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.
++|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
  |(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
--|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
--|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
--|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
--|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
++|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
++|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**.
--Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
++Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
  )))
  ==== Seriendruckfeld einfügen ====
@@ -130,29 +130,19 @@
 . Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
 . Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
--1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
++1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
  (% style="list-style-type:circle" %)
  * Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
  (% start="4" %)
--1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
--1. Auf Button **Einfügen **klicken
++1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
++1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
++1. Auf Button **Einfügen **klicken.
  (% style="list-style-type:circle" %)
  * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
--
--
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--
--
--
  === Formularfelder im Überblick ===
  [[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
@@ -165,141 +165,158 @@
  |(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
  |(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
++)))
++(% class="wikigeneratedid" %)
++(((
++
++)))
++(% class="wikigeneratedid" %)
++(((
++
++)))
++(% class="wikigeneratedid" %)
++(((
++
++)))
--xx
++(% class="wikigeneratedid" %)
++(((
++
++)))
++(% class="wikigeneratedid" %)
++(((
++
++)))
--
--
--
--
--
--
--
  ==== Textfeld einfügen ====
 . Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
 . Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
 . Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
++1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
 . Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
  (% style="list-style-type:circle" %)
--* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
++* In der Vorlage erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
--xx
--
  ==== Kontrollkästchen einfügen ====
 . Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
 . Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
 . Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
++1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
 . Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
  (% style="list-style-type:circle" %)
--* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
++* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
  (% start="5" %)
--1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
++1. Das Kontrollkästchen anklichen, dann kann rechts oben bei Kontrollkästchen-Eigenschaften bei Bedarf auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole angepasst werden.
  ==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
--1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
++1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
 . Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
 . Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
++1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
 . Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
--1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
--1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
--1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
  (% style="list-style-type:circle" %)
--* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
++* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
++(% start="6" %)
++1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Kombinationsliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
++1. Gewünschte Werte eintippen
++1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
++
++(% start="8" %)
++1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
++1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
++
  ==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
--1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
++1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen(((
++(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
++[[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="148" id="IAuswahllisten_Formularfeld.png" width="330"]]
++)))
 . Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
 . Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
++1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
 . Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
--1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
--1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
--1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
  (% style="list-style-type:circle" %)
--* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
++* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
++(% start="6" %)
++1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Auswahlliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
++1. Gewünschte Werte eintippen
++1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
++1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
++1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
++
  ==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
--1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
++(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
++[[Das Datum kann man aus der Kalenderansicht wählen>>image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="177" id="IDatumauswahl_Formularfeld.png" width="310"]]
++
++1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
 . Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
 . Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
++1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
 . Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
  (% style="list-style-type:circle" %)
--* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
++* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
--(% start="5" %)
--1. Datum auswählen
++(% start="6" %)
++1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
++1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann im entsprechenden Feld ein Datum ausgewählt werden. Nach einem Klick erscheint ein Kalender, in dem das aktuelle Datum voreingestellt ist
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
--== Löschen eines Formularfeldes ==
--[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
++== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
++
++[[image:Formularfeldname_2.png||alt="Formularfelder_entfernen.png" height="443" style="float:left" width="766"]]
++
  (% style="margin-left:auto; width:751px" %)
  |=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
  |(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
--Erste **Voraussetzung **ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein [[Formularfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HFormularfelderimDCberblick]] eingefügt wurde.
++Hierüber öffnet man die jeweilige Aktivität, in der man die Dokumentvorlage verwendet hat.
--Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das **+**Icon im Bereich der Aktivitäten.
++Ist in dieser Ansicht nur anzupassen, wenn:
++
++* es sich um eine Neuanlage handelt
++* die Bearbeitung noch offen ist (also nicht gedruckt oder versendet wurde)
  )))
--|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
--|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
--|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
++|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieser Dokumentvorlage werden hier aufgelistet. Formaularfeld welches gelöscht werden soll in dem DropDown auswählen.
++|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen **wird das Formularfeld in dieser Aktivität gelöscht.
--
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--xx
--
  == Löschen einer Dokumentvorlage ==
--Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
--
--Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
--
--Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
--
++Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
++Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
  Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
++== Dokumentvorlage kopieren ==
++1. In Schnellsuche Begriff **Dokumentvorlage** eingeben und **Enter**-Taste drücken
++1. Dokumentvorlagen aus den Suchergebnissen wählen
++1. In der Übersicht auf gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick öffnen
++1. Auf Button **Vorlage kopieren **links unten vom Desktop der gewünschten Dokumentvorlage klicken
++1. Im geöffneten Fenster Neue Vorlage **Bezeichnung anpassen **eingeben
++1. Mit **OK**-Button bestätigen
++* Die Kopie der Dokumentvorlage wurde erstellt und man gelangt direkt nach der Erstellung automatisch in den Desktop der Kopie.
--
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--xx
--
  = Dokumentkategorien =
  Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.

Formularfeldname_2.png

Author

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