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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 64.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/09/20 09:59
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Auf Version 10.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/24 14:39
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.9 Dokumentvorlagen
1 +Dokumente
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -1,40 +1,35 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
3 +**Alles rund um die Dokumente:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -(% class="box warningmessage" %)
9 -(((
10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 -)))
8 += Dokumente intern und extern =
12 12  
13 -= Dokumentvorlagen =
10 +Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 +Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 +Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 +Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
14 14  
15 -Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
15 +== Dokumente interner Natur ==
16 16  
17 +Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 +Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 +Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
17 17  
18 -== Bereiche ==
21 +=== Dokument im Windows Client intern erstellen ===
19 19  
20 -Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 -Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
23 +xx
22 22  
23 -|**Bereich**|**Anzeige**
24 -|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 -|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 -|Förderung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 -|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
25 +=== Dokumentvorlagen ===
31 31  
27 +xx
32 32  
29 +==== Dokumentvorlagen erstellen ====
33 33  
34 -== Dokumentvorlagen erstellen ==
31 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
35 35  
36 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
37 -
38 38  (% style="list-style-type:circle" %)
39 39  * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
40 40  * Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
... ... @@ -46,289 +46,86 @@
46 46  * Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
47 47  
48 48  (% start="3" %)
49 -1. **+** Icon anklicken
44 +1. **+** Symbol anklicken
50 50  
51 51  (% style="list-style-type:circle" %)
52 52  * Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
53 53  
54 54  (% start="4" %)
55 -1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
50 +1. **Bereich **auswählen
56 56  1. **Bezeichnung **eingeben
57 57  1. **Kategorie **auswählen
58 58  1. **Stiftung **auswählen
59 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
60 -1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
54 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
55 +1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
61 61  
62 62  (% style="list-style-type:circle" %)
63 63  * Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
64 64  
65 -== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
66 66  
67 -[[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
61 +==== Dokumentvorlagen formatieren ====
68 68  
69 -(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
70 -|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
71 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
72 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
73 -|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
74 -|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
75 -|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
76 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
63 +xx
77 77  
78 -== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
65 +==== Formularvorlagen ====
79 79  
80 -[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
67 +xx
81 81  
69 +==== Seriendruckvorlagen ====
82 82  
71 +xx
83 83  
73 +== Dokumente externer Natur ==
84 84  
85 -
86 -
87 -
88 -
89 -
90 -
91 -
92 -
93 -
94 -
95 -
96 -
97 -
98 -(% style="width:844.6px" %)
99 -|=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
100 -|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
101 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
102 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
103 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:738px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
104 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
105 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:738px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
106 -|(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:738px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
107 -|(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:738px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
108 -|(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
109 -|(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
110 -
111 -=== Seriendruckfelder im Überblick ===
112 -
113 -[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
114 -
115 -
116 -
117 -
118 -
119 -
120 -
121 -
122 -
123 -
124 -
125 -
126 -(% style="width:955.6px" %)
127 -|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
128 -|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
129 -bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
130 -Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
131 -|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
132 -|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
133 -|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
134 -|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
135 -|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
136 -|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
137 -|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
138 -
139 -(% class="box infomessage" %)
140 -(((
141 -Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**.
142 -Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
143 -)))
144 -
145 -==== Seriendruckfeld einfügen ====
146 -
147 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
148 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
149 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
150 -
151 -(% style="list-style-type:circle" %)
152 -* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
153 -
154 -(% start="4" %)
155 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
156 -1. Auf Button **Einfügen **klicken
157 -
158 -(% style="list-style-type:circle" %)
159 -* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
160 -
161 -
162 -
163 -
164 -
165 -
166 -
167 -
168 -
169 -
170 -
171 -=== Formularfelder im Überblick ===
172 -
173 -[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
174 -
175 -(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
176 -|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
177 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
178 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
179 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
180 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
181 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
182 -
183 -
184 -
185 -
186 186  xx
187 187  
77 +=== Mögliche Dateitypen ===
188 188  
189 -
190 -
191 -
192 -
193 -
194 -
195 -
196 -==== Textfeld einfügen ====
197 -
198 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
199 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
200 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
201 -1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
202 -
203 -(% style="list-style-type:circle" %)
204 -* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
205 -
206 206  xx
207 207  
208 -==== Kontrollkästchen einfügen ====
81 +=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
209 209  
210 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
211 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
212 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
213 -1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
214 214  
215 -(% style="list-style-type:circle" %)
216 -* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
217 217  
218 -(% start="5" %)
219 -1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
220 220  
221 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
222 222  
223 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
224 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
225 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
226 -1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
227 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
228 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
229 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
230 230  
231 -(% style="list-style-type:circle" %)
232 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
233 233  
234 -==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
235 235  
236 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
237 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
238 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
239 -1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
240 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
241 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
242 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
243 243  
244 -(% style="list-style-type:circle" %)
245 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
246 246  
247 -==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
248 248  
249 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
250 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
251 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
252 -1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
253 253  
254 -(% style="list-style-type:circle" %)
255 -* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
256 256  
257 -(% start="5" %)
258 -1. Datum auswählen
259 259  
260 -(% style="list-style-type:circle" %)
261 -* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
96 +**Frühere Version:**
262 262  
263 -== Löschen eines Formularfeldes ==
98 +Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
264 264  
265 -[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
266 266  
267 -(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
268 -|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
269 -|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
270 -Erste **Voraussetzung **ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein [[Formularfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HFormularfelderimDCberblick]] eingefügt wurde.
101 +**Dokument hinzufügen**
271 271  
272 -Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das **+**Icon im Bereich der Aktivitäten.
273 -)))
274 -|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
275 -|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
276 -|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
103 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
104 +2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
105 +3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
106 +a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
107 +b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
108 +4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
109 +5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
110 +6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
277 277  
112 +**Dokument löschen**
278 278  
114 +Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
115 +Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
279 279  
117 +Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
280 280  
119 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
120 +2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
121 +3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
281 281  
282 282  
124 +**Dokumente per E-Mail verschicken**
283 283  
284 -
285 -
286 -
287 -
288 -
289 -
290 -
291 -
292 -
293 -
294 -
295 -xx
296 -
297 -== Löschen einer Dokumentvorlage ==
298 -
299 -Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
300 -
301 -Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
302 -
303 -Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
304 -
305 -Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
306 -
307 -
308 -
309 -
310 -
311 -
312 -
313 -
314 -xx
315 -
316 -= Dokumentkategorien =
317 -
318 -Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
319 -
320 -== Dokumentkategorien anlegen ==
321 -
322 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
323 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
324 -3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
325 -4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
326 -
327 -== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
328 -
329 -Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
330 -
331 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
332 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
333 -3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
334 -4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
126 +Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
Allgemein_Einstellungen.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Auswahllisten_Formularfeld.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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