Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zusammenfassung

• Seiteneigenschaften (3 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
• Anhänge (0 geändert, 0 hinzugefügt, 7 gelöscht)
  • Auswahllisten_Formularfeld.png
  • Datumauswahl_Formularfeld.png
  • Dokumentvorlage_loeschen.png
  • Formularfelder_entfernen.png
  • Kombinationslisten_Formularfeld.png
  • Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
  • Text_Editior_Menuepunkte.png

Details

Seiteneigenschaften

Titel

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-010.9 Dokumentvorlagen
	1	+Dokumente

Dokument-Autor

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.kprummer
	1	+XWiki.MarcoBauer

Inhalt

...	...	@@ -1,81 +1,37 @@
1	1	(% class="box" %)
2	2	(((
3		-**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
	3	+**Alles rund um die Dokumente:**
4	4
5	5	{{toc/}}
6	6	)))
7	7
8		-(% class="box warningmessage" %)
9		-(((
10		-Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11		-)))
	8	+= Dokumente intern und extern =
12	12
13		-= Dokumentvorlagen =
	10	+Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
	11	+Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
	12	+Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
	13	+Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
14	14
15		-Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
	15	+= Dokumente interner Natur =
16	16
	17	+Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
	18	+Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
	19	+Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
17	17
18		-== Bereiche ==
	21	+== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
19	19
20		-Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21		-Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22		-
23		-|**Bereich**|**Anzeige**
24		-|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25		-|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27		-|Förderung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29		-|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31		-
32		-
33		-
34		-== Dokumentvorlagen erstellen ==
35		-
36		-1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
37		-
38		-(% style="list-style-type:circle" %)
39		-* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
40		-* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
41		-
42		-(% start="2" %)
43		-1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
44		-
45		-(% style="list-style-type:circle" %)
46		-* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
47		-
48		-(% start="3" %)
49		-1. **+** Icon anklicken
50		-
51		-(% style="list-style-type:circle" %)
52		-* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
53		-
54		-(% start="4" %)
55		-1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
56		-1. **Bezeichnung **eingeben
57		-1. **Kategorie **auswählen
58		-1. **Stiftung **auswählen
59		-1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
60		-1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
61		-
62		-(% style="list-style-type:circle" %)
63		-* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
64		-
65		-== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
66		-
67	67	[[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
68	68
69	69	(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
70	70	|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
71		-|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
72		-|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
	27	+|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
	28	+|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
73	73	|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
74	74	|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
75	75	|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
76		-|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
	32	+|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
77	77
78		-== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
	34	+== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
79	79
80	80	[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
81	81
...	...	@@ -90,12 +90,7 @@
90	90
91	91
92	92
93		-
94		-
95		-
96		-
97		-
98		-(% style="width:844.6px" %)
	49	+(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
99	99	|=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
100	100	|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
101	101	|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
...	...	@@ -108,6 +108,20 @@
108	108	|(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
109	109	|(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
110	110
	62	+
	63	+
	64	+
	65	+
	66	+
	67	+
	68	+
	69	+
	70	+
	71	+
	72	+
	73	+
	74	+
	75	+
111	111	=== Seriendruckfelder im Überblick ===
112	112
113	113	[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
...	...	@@ -123,7 +123,7 @@
123	123
124	124
125	125
126		-(% style="width:955.6px" %)
	91	+(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
127	127	|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
128	128	|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
129	129	bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
...	...	@@ -136,12 +136,22 @@
136	136	|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
137	137	|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
138	138
139		-(% class="box infomessage" %)
140		-(((
141		-Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**.
142		-Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
143		-)))
144	144
	105	+
	106	+
	107	+
	108	+
	109	+
	110	+
	111	+
	112	+
	113	+
	114	+
	115	+
	116	+
	117	+
	118	+
	119	+(% class="wikigeneratedid" %)
145	145	==== Seriendruckfeld einfügen ====
146	146
147	147	1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
...	...	@@ -158,32 +158,19 @@
158	158	(% style="list-style-type:circle" %)
159	159	* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
160	160
161		-
162		-
163		-
164		-
165		-
166		-
167		-
168		-
169		-
170		-
171	171	=== Formularfelder im Überblick ===
172	172
173		-[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
	138	+[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
174	174
175	175	(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
176	176	|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
177		-|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
178		-|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
179		-|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
180		-|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
181		-|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
	142	+|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
	143	+|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
	144	+|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
182	182
183	183
184	184
185	185
186		-xx
187	187
188	188
189	189
...	...	@@ -190,145 +190,137 @@
190	190
191	191
192	192
	155	+==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
193	193
194		-
195		-
196		-==== Textfeld einfügen ====
197		-
198		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
	157	+1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
199	199	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
200	200	1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
201		-1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
	160	+1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
202	202
203	203	(% style="list-style-type:circle" %)
204		-* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
	163	+* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
205	205
206		-xx
	165	+(% start="5" %)
	166	+1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
207	207
208		-==== Kontrollkästchen einfügen ====
	168	+(% style="list-style-type:circle" %)
	169	+* Das Eingabefenster wird geöffnet.
209	209
210		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
211		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
212		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
213		-1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
	171	+(% start="6" %)
	172	+1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
214	214
215	215	(% style="list-style-type:circle" %)
216		-* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
	175	+* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
217	217
218		-(% start="5" %)
219		-1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
220	220
221		-==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
222	222
223		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
224		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
225		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
226		-1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
227		-1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
228		-1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
229		-1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
230	230
231		-(% style="list-style-type:circle" %)
232		-* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
233	233
234		-==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
235	235
236		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
237		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
238		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
239		-1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
240		-1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
241		-1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
242		-1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
243	243
244		-(% style="list-style-type:circle" %)
245		-* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
246	246
247		-==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
	184	+== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
248	248
249		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
250		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
251		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
252		-1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
	186	+xx
253	253
254		-(% style="list-style-type:circle" %)
255		-* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
	188	+== Dokumentvorlagen ==
256	256
257		-(% start="5" %)
258		-1. Datum auswählen
	190	+xx
259	259
	192	+=== Dokumentvorlagen erstellen ===
	193	+
	194	+1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
	195	+
260	260	(% style="list-style-type:circle" %)
261		-* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
	197	+* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
	198	+* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
262	262
263		-== Löschen eines Formularfeldes ==
	200	+(% start="2" %)
	201	+1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
264	264
265		-[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
	203	+(% style="list-style-type:circle" %)
	204	+* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
266	266
267		-(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
268		-|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
269		-|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
270		-Erste **Voraussetzung **ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein [[Formularfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HFormularfelderimDCberblick]] eingefügt wurde.
	206	+(% start="3" %)
	207	+1. **+** Symbol anklicken
271	271
272		-Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das **+**Icon im Bereich der Aktivitäten.
273		-)))
274		-|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
275		-|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
276		-|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
	209	+(% style="list-style-type:circle" %)
	210	+* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
277	277
	212	+(% start="4" %)
	213	+1. **Bereich **auswählen
	214	+1. **Bezeichnung **eingeben
	215	+1. **Kategorie **auswählen
	216	+1. **Stiftung **auswählen
	217	+1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
	218	+1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
278	278
	220	+(% style="list-style-type:circle" %)
	221	+* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
279	279
	223	+=== Dokumentvorlagen formatieren ===
280	280
	225	+xx
281	281
	227	+==== Formularvorlagen ====
282	282
	229	+xx
283	283
	231	+==== Seriendruckvorlagen ====
284	284
	233	+xx
285	285
	235	+= Dokumente externer Natur =
286	286
	237	+xx
287	287
	239	+=== Mögliche Dateitypen ===
288	288
	241	+xx
289	289
	243	+=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
290	290
291	291
292	292
293	293
294	294
295		-xx
296	296
297		-== Löschen einer Dokumentvorlage ==
298	298
299		-Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
300	300
301		-Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
302	302
303		-Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
304	304
305		-Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
306	306
307	307
308	308
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	258	+**Frühere Version:**
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	260	+Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
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	263	+**Dokument hinzufügen**
313	313
314		-xx
	265	+1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
	266	+2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können.
	267	+3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
	268	+a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“.
	269	+b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“.
	270	+4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente.
	271	+5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
	272	+6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
315	315
316		-= Dokumentkategorien =
	274	+**Dokument löschen**
317	317
318		-Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
	276	+Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden.
	277	+Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
319	319
320		-== Dokumentkategorien anlegen ==
	279	+Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
321	321
322		-1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
323		-2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
324		-3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
325		-4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
	281	+1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
	282	+2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“.
	283	+3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
326	326
327		-== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
328	328
329		-Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
	286	+**Dokumente per E-Mail verschicken**
330	330
331		-1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
332		-2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
333		-3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
334		-4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
	288	+Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.

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