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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/09/20 09:59
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/25 15:37
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.9 Dokumentvorlagen
1 +Dokumente
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -1,40 +1,32 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
3 +**Alles rund um die Dokumente:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -(% class="box warningmessage" %)
9 -(((
10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 -)))
8 += Dokumente intern und extern =
12 12  
13 -= Dokumentvorlagen =
10 +Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 +Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 +Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 +Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
14 14  
15 -Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
15 += Dokumente interner Natur =
16 16  
17 +Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 +Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 +Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
17 17  
18 -== Bereiche ==
21 +== Dokumentvorlagen ==
19 19  
20 -Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 -Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
23 +Dokumentenvorlagen eignen sich besonders dann, wenn Sie immer wieder ein Dokument schreiben müssen, das genau die gleichen Dinge abfragt, bestimmte Angaben immer an bestimmten Stellen aufweist und mehr als eine Person betrifft. Ein Dokument, das also vielfach aber mit dem selben Muster erstellt wird.
24 +Im Windows Client des Non Profit Managers lassen sich eben solche Dokumentvorlagen intern erstellen.
22 22  
23 -|**Bereich**|**Anzeige**
24 -|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 -|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 -|Förderung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 -|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
26 +=== Dokumentvorlagen erstellen ===
31 31  
28 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
32 32  
33 -
34 -== Dokumentvorlagen erstellen ==
35 -
36 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
37 -
38 38  (% style="list-style-type:circle" %)
39 39  * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
40 40  * Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
... ... @@ -46,36 +46,36 @@
46 46  * Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
47 47  
48 48  (% start="3" %)
49 -1. **+** Icon anklicken
41 +1. **+** Symbol anklicken
50 50  
51 51  (% style="list-style-type:circle" %)
52 52  * Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
53 53  
54 54  (% start="4" %)
55 -1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
47 +1. **Bereich **auswählen
56 56  1. **Bezeichnung **eingeben
57 57  1. **Kategorie **auswählen
58 58  1. **Stiftung **auswählen
59 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
60 -1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
51 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
52 +1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
61 61  
62 62  (% style="list-style-type:circle" %)
63 63  * Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
64 64  
65 -== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
57 +== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
66 66  
67 67  [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
68 68  
69 69  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
70 70  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
71 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
72 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
63 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
64 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
73 73  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
74 74  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
75 75  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
76 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
68 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
77 77  
78 -== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
70 +== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
79 79  
80 80  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
81 81  
... ... @@ -90,12 +90,7 @@
90 90  
91 91  
92 92  
93 -
94 -
95 -
96 -
97 -
98 -(% style="width:844.6px" %)
85 +(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
99 99  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
100 100  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
101 101  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
... ... @@ -108,9 +108,7 @@
108 108  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
109 109  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
110 110  
111 -=== Seriendruckfelder im Überblick ===
112 112  
113 -[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
114 114  
115 115  
116 116  
... ... @@ -123,40 +123,14 @@
123 123  
124 124  
125 125  
126 -(% style="width:955.6px" %)
127 -|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
128 -|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
129 -bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
130 -Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
131 -|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
132 -|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
133 -|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
134 -|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
135 -|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
136 -|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
137 -|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
138 138  
139 -(% class="box infomessage" %)
140 -(((
141 -Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**.
142 -Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
143 -)))
112 +=== Seriendruckfelder im Überblick ===
144 144  
145 -==== Seriendruckfeld einfügen ====
114 +[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
146 146  
147 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
148 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
149 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
150 150  
151 -(% style="list-style-type:circle" %)
152 -* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
153 153  
154 -(% start="4" %)
155 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
156 -1. Auf Button **Einfügen **klicken
157 157  
158 -(% style="list-style-type:circle" %)
159 -* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
160 160  
161 161  
162 162  
... ... @@ -165,25 +165,27 @@
165 165  
166 166  
167 167  
127 +(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
128 +|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
129 +|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
130 +bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
131 +Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
132 +|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
133 +|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
134 +|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
135 +|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
136 +|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
137 +|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
138 +|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
168 168  
169 169  
170 170  
171 -=== Formularfelder im Überblick ===
172 172  
173 -[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
174 174  
175 -(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
176 -|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
177 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
178 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
179 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
180 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
181 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
182 182  
183 183  
184 184  
185 185  
186 -xx
187 187  
188 188  
189 189  
... ... @@ -191,94 +191,73 @@
191 191  
192 192  
193 193  
155 +==== Seriendruckfeld einfügen ====
194 194  
157 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
158 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
159 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
195 195  
196 -==== Textfeld einfügen ====
161 +(% style="list-style-type:circle" %)
162 +* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
197 197  
198 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
199 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
200 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
201 -1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
164 +(% start="4" %)
165 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
166 +1. Auf Button **Einfügen **klicken
202 202  
203 203  (% style="list-style-type:circle" %)
204 -* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
169 +* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
205 205  
206 -xx
171 +=== Formularfelder im Überblick ===
207 207  
208 -==== Kontrollkästchen einfügen ====
173 +[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
209 209  
210 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
211 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
212 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
213 -1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
175 +(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
176 +|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
177 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
178 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
179 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
214 214  
215 -(% style="list-style-type:circle" %)
216 -* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
217 217  
218 -(% start="5" %)
219 -1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
220 220  
221 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
222 222  
223 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
224 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
225 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
226 -1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
227 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
228 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
229 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
230 230  
231 -(% style="list-style-type:circle" %)
232 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
233 233  
234 -==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
235 235  
236 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
237 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
238 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
239 -1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
240 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
241 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
242 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
243 243  
244 -(% style="list-style-type:circle" %)
245 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
246 246  
247 -==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
189 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
248 248  
249 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
191 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
250 250  1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
251 251  1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
252 -1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
194 +1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
253 253  
254 254  (% style="list-style-type:circle" %)
255 -* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
197 +* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
256 256  
257 257  (% start="5" %)
258 -1. Datum auswählen
200 +1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
259 259  
260 260  (% style="list-style-type:circle" %)
261 -* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
203 +* Das Eingabefenster wird geöffnet.
262 262  
263 -== Löschen eines Formularfeldes ==
205 +(% start="6" %)
206 +1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
264 264  
265 -[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
208 +(% style="list-style-type:circle" %)
209 +* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
266 266  
267 -(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
268 -|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
269 -|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
270 -Erste **Voraussetzung **ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein [[Formularfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HFormularfelderimDCberblick]] eingefügt wurde.
271 271  
272 -Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das **+**Icon im Bereich der Aktivitäten.
273 -)))
274 -|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
275 -|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
276 -|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
277 277  
213 += Dokumente externer Natur =
278 278  
215 +xx
279 279  
217 +=== Mögliche Dateitypen ===
280 280  
219 +xx
281 281  
221 +=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
282 282  
283 283  
284 284  
... ... @@ -292,43 +292,35 @@
292 292  
293 293  
294 294  
295 -xx
296 296  
297 -== Löschen einer Dokumentvorlage ==
236 +**Frühere Version:**
298 298  
299 -Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
238 +Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
300 300  
301 -Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
302 302  
303 -Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
241 +**Dokument hinzufügen**
304 304  
305 -Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
243 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
244 +2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
245 +3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
246 +a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
247 +b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
248 +4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
249 +5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
250 +6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
306 306  
252 +**Dokument löschen**
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254 +Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
255 +Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
308 308  
257 +Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
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259 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
260 +2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
261 +3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
310 310  
311 311  
264 +**Dokumente per E-Mail verschicken**
312 312  
313 -
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315 -
316 -= Dokumentkategorien =
317 -
318 -Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
319 -
320 -== Dokumentkategorien anlegen ==
321 -
322 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
323 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
324 -3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
325 -4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
326 -
327 -== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
328 -
329 -Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
330 -
331 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
332 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
333 -3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
334 -4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
266 +Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
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