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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/11/03 14:00
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.9 Dokumentvorlagen
1 +010.10 Dokumentvorlagen
Inhalt
... ... @@ -5,35 +5,14 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -(% class="box warningmessage" %)
9 -(((
10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 -)))
12 -
13 13  = Dokumentvorlagen =
14 14  
15 15  Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 16  
17 17  
18 -== Bereiche ==
19 -
20 -Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 -Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22 -
23 -|**Bereich**|**Anzeige**
24 -|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 -|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 -|Förderung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 -|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 -
32 -
33 -
34 34  == Dokumentvorlagen erstellen ==
35 35  
36 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
15 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
37 37  
38 38  (% style="list-style-type:circle" %)
39 39  * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
... ... @@ -90,12 +90,7 @@
90 90  
91 91  
92 92  
93 -
94 -
95 -
96 -
97 -
98 -(% style="width:844.6px" %)
72 +(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
99 99  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
100 100  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
101 101  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
... ... @@ -123,7 +123,7 @@
123 123  
124 124  
125 125  
126 -(% style="width:955.6px" %)
100 +(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
127 127  |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
128 128  |(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
129 129  bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
... ... @@ -136,12 +136,6 @@
136 136  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
137 137  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
138 138  
139 -(% class="box infomessage" %)
140 -(((
141 -Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**.
142 -Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
143 -)))
144 -
145 145  ==== Seriendruckfeld einfügen ====
146 146  
147 147  1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
... ... @@ -158,32 +158,19 @@
158 158  (% style="list-style-type:circle" %)
159 159  * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
160 160  
161 -
162 -
163 -
164 -
165 -
166 -
167 -
168 -
169 -
170 -
171 171  === Formularfelder im Überblick ===
172 172  
173 -[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
131 +[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
174 174  
175 175  (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
176 176  |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
177 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
178 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
179 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
180 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
181 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
135 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
136 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
137 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
182 182  
183 183  
184 184  
185 185  
186 -xx
187 187  
188 188  
189 189  
... ... @@ -193,126 +193,32 @@
193 193  
194 194  
195 195  
196 -==== Textfeld einfügen ====
197 197  
198 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
199 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
200 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
201 -1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
202 202  
203 -(% style="list-style-type:circle" %)
204 -* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
205 205  
206 -xx
207 207  
208 -==== Kontrollkästchen einfügen ====
155 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
209 209  
210 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
157 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
211 211  1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
212 212  1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
213 -1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
160 +1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
214 214  
215 215  (% style="list-style-type:circle" %)
216 -* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
163 +* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
217 217  
218 218  (% start="5" %)
219 -1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
166 +1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
220 220  
221 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
222 -
223 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
224 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
225 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
226 -1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
227 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
228 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
229 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
230 -
231 231  (% style="list-style-type:circle" %)
232 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
169 +* Das Eingabefenster wird geöffnet.
233 233  
234 -==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
171 +(% start="6" %)
172 +1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
235 235  
236 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
237 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
238 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
239 -1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
240 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
241 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
242 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
243 -
244 244  (% style="list-style-type:circle" %)
245 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
175 +* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
246 246  
247 -==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
248 -
249 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
250 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
251 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
252 -1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
253 -
254 -(% style="list-style-type:circle" %)
255 -* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
256 -
257 -(% start="5" %)
258 -1. Datum auswählen
259 -
260 -(% style="list-style-type:circle" %)
261 -* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
262 -
263 -== Löschen eines Formularfeldes ==
264 -
265 -[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
266 -
267 -(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
268 -|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
269 -|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
270 -Erste **Voraussetzung **ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein [[Formularfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HFormularfelderimDCberblick]] eingefügt wurde.
271 -
272 -Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das **+**Icon im Bereich der Aktivitäten.
273 -)))
274 -|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
275 -|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
276 -|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
277 -
278 -
279 -
280 -
281 -
282 -
283 -
284 -
285 -
286 -
287 -
288 -
289 -
290 -
291 -
292 -
293 -
294 -
295 -xx
296 -
297 -== Löschen einer Dokumentvorlage ==
298 -
299 -Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
300 -
301 -Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
302 -
303 -Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
304 -
305 -Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
306 -
307 -
308 -
309 -
310 -
311 -
312 -
313 -
314 -xx
315 -
316 316  = Dokumentkategorien =
317 317  
318 318  Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
... ... @@ -332,3 +332,7 @@
332 332  2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
333 333  3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
334 334  4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
196 +
197 +
198 +
199 +
Auswahllisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -34.6 KB
Inhalt
Datumauswahl_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -50.5 KB
Inhalt
Dokumentvorlage_loeschen.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -186.1 KB
Inhalt
Formularfelder_entfernen.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -230.6 KB
Inhalt
Kombinationslisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -21.2 KB
Inhalt
Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -55.7 KB
Inhalt
Text_Editior_Menuepunkte.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -175.9 KB
Inhalt