Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zusammenfassung

• Seiteneigenschaften (3 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
• Anhänge (0 geändert, 0 hinzugefügt, 9 gelöscht)
  • Auswahllisten_Formularfeld.png
  • Datumauswahl_Formularfeld.png
  • Dokumentvorlage_loeschen.png
  • Formularfelder_einfuegen.png
  • Formularfelder_entfernen.png
  • Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png
  • Kombinationslisten_Formularfeld.png
  • Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
  • Text_Editior_Menuepunkte.png

Details

Seiteneigenschaften

Titel

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-010.9 Dokumentvorlagen
	1	+Dokumente

Dokument-Autor

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.kprummer
	1	+XWiki.MarcoBauer

Inhalt

...	...	@@ -1,85 +1,42 @@
1	1	(% class="box" %)
2	2	(((
3		-**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
	3	+**Alles rund um die Dokumente:**
4	4
5	5	{{toc/}}
6	6	)))
7	7
8		-(% class="box warningmessage" %)
9		-(((
10		-Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11		-)))
	8	+= Dokumente intern und extern =
12	12
13		-= Dokumentvorlagen =
	10	+Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
	11	+Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
	12	+Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
	13	+Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
14	14
15		-Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
	15	+= Dokumente interner Natur =
16	16
	17	+Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
	18	+Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
	19	+Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
17	17
18		-== Bereiche ==
	21	+== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
19	19
20		-Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21		-Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22		-
23		-|**Bereich**|**Anzeige**
24		-|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25		-|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27		-|Förderung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29		-|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31		-
32		-
33		-== Dokumentvorlagen erstellen ==
34		-
35		-1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
36		-
37		-(% style="list-style-type:circle" %)
38		-* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
39		-* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
40		-
41		-(% start="2" %)
42		-1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
43		-
44		-(% style="list-style-type:circle" %)
45		-* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
46		-
47		-(% start="3" %)
48		-1. **+** Icon anklicken
49		-
50		-(% style="list-style-type:circle" %)
51		-* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
52		-
53		-(% start="4" %)
54		-1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
55		-1. **Bezeichnung **eingeben
56		-1. **Kategorie **auswählen
57		-1. **Stiftung **auswählen
58		-1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
59		-1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
60		-
61		-(% style="list-style-type:circle" %)
62		-* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
63		-
64		-== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
65		-
66	66	[[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
67	67
68	68	(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
69	69	|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
70		-|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
71		-|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
	27	+|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
	28	+|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
72	72	|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
73	73	|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
74	74	|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
75		-|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
	32	+|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
76	76
77		-== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
78	78
79		-[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
80	80
81	81
	37	+== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
82	82
	39	+[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
83	83
84	84
85	85
...	...	@@ -92,9 +92,7 @@
92	92
93	93
94	94
95		-
96		-
97		-(% style="width:844.6px" %)
	52	+(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
98	98	|=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
99	99	|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
100	100	|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
...	...	@@ -107,9 +107,7 @@
107	107	|(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
108	108	|(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
109	109
110		-=== Seriendruckfelder im Überblick ===
111	111
112		-[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
113	113
114	114
115	115
...	...	@@ -122,40 +122,14 @@
122	122
123	123
124	124
125		-(% style="width:955.6px" %)
126		-|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
127		-|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
128		-bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
129		-Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
130		-|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
131		-|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
132		-|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
133		-|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
134		-|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
135		-|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
136		-|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
137	137
138		-(% class="box infomessage" %)
139		-(((
140		-Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**.
141		-Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
142		-)))
	79	+== Seriendruckfeld im Überblick ==
143	143
144		-==== Seriendruckfeld einfügen ====
	81	+[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
145	145
146		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
147		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
148		-1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
149	149
150		-(% style="list-style-type:circle" %)
151		-* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
152	152
153		-(% start="4" %)
154		-1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
155		-1. Auf Button **Einfügen **klicken
156	156
157		-(% style="list-style-type:circle" %)
158		-* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
159	159
160	160
161	161
...	...	@@ -164,23 +164,25 @@
164	164
165	165
166	166
	94	+(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
	95	+|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
	96	+|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
	97	+bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
	98	+Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
	99	+|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
	100	+|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
	101	+|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
	102	+|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
	103	+|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
	104	+|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
	105	+|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
167	167
168	168
169		-=== Formularfelder im Überblick ===
170	170
171		-[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
172	172
173		-(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
174		-|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
175		-|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
176		-|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
177		-|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
178		-|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
179		-|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
180	180
181	181
182	182
183		-xx
184	184
185	185
186	186
...	...	@@ -189,93 +189,68 @@
189	189
190	190
191	191
	121	+xx
192	192
193		-==== Textfeld einfügen ====
	123	+== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
194	194
195		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
196		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
197		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
198		-1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
	125	+xx
199	199
200		-(% style="list-style-type:circle" %)
201		-* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
	127	+== Dokumentvorlagen ==
202	202
203	203	xx
204	204
205		-==== Kontrollkästchen einfügen ====
	131	+=== Dokumentvorlagen erstellen ===
206	206
207		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
208		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
209		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
210		-1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
	133	+1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
211	211
212	212	(% style="list-style-type:circle" %)
213		-* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
	136	+* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
	137	+* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
214	214
215		-(% start="5" %)
216		-1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
	139	+(% start="2" %)
	140	+1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
217	217
218		-==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
219		-
220		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
221		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
222		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
223		-1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
224		-1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
225		-1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
226		-1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
227		-
228	228	(% style="list-style-type:circle" %)
229		-* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
	143	+* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
230	230
231		-==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
	145	+(% start="3" %)
	146	+1. **+** Symbol anklicken
232	232
233		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
234		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
235		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
236		-1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
237		-1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
238		-1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
239		-1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
240		-
241	241	(% style="list-style-type:circle" %)
242		-* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
	149	+* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
243	243
244		-==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
	151	+(% start="4" %)
	152	+1. **Bereich **auswählen
	153	+1. **Bezeichnung **eingeben
	154	+1. **Kategorie **auswählen
	155	+1. **Stiftung **auswählen
	156	+1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
	157	+1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
245	245
246		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
247		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
248		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
249		-1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
250		-
251	251	(% style="list-style-type:circle" %)
252		-* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
	160	+* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
253	253
254		-(% start="5" %)
255		-1. Datum auswählen
	162	+=== Dokumentvorlagen formatieren ===
256	256
257		-(% style="list-style-type:circle" %)
258		-* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
	164	+xx
259	259
260		-== Löschen eines Formularfeldes ==
	166	+==== Formularvorlagen ====
261	261
262		-[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
	168	+xx
263	263
264		-(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
265		-|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
266		-|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
267		-Erste **Voraussetzung **ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein [[Formularfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HFormularfelderimDCberblick]] eingefügt wurde.
	170	+==== Seriendruckvorlagen ====
268	268
269		-Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das **+**Icon im Bereich der Aktivitäten.
270		-)))
271		-|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
272		-|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
273		-|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
	172	+xx
274	274
	174	+= Dokumente externer Natur =
275	275
	176	+xx
276	276
	178	+=== Mögliche Dateitypen ===
277	277
	180	+xx
278	278
	182	+=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
279	279
280	280
281	281
...	...	@@ -288,43 +288,36 @@
288	288
289	289
290	290
291		-xx
292	292
293		-== Löschen einer Dokumentvorlage ==
294	294
295		-Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
	197	+**Frühere Version:**
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297		-Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
	199	+Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
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299		-Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
300	300
301		-Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
	202	+**Dokument hinzufügen**
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	204	+1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
	205	+2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können.
	206	+3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
	207	+a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“.
	208	+b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“.
	209	+4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente.
	210	+5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
	211	+6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
303	303
	213	+**Dokument löschen**
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	215	+Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden.
	216	+Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
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	218	+Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
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	220	+1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
	221	+2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“.
	222	+3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
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	225	+**Dokumente per E-Mail verschicken**
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310		-xx
311		-
312		-= Dokumentkategorien =
313		-
314		-Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
315		-
316		-== Dokumentkategorien anlegen ==
317		-
318		-1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
319		-2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
320		-3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
321		-4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
322		-
323		-== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
324		-
325		-Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
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327		-1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
328		-2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
329		-3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
330		-4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
	227	+Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.

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