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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/09/20 09:59
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/11/03 13:02
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.9 Dokumentvorlagen
1 +010.4 Dokumentvorlagen
Inhalt
... ... @@ -5,34 +5,14 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -(% class="box warningmessage" %)
9 -(((
10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 -)))
12 -
13 13  = Dokumentvorlagen =
14 14  
15 15  Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 16  
17 17  
18 -== Bereiche ==
19 -
20 -Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 -Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22 -
23 -|**Bereich**|**Anzeige**
24 -|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 -|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 -|Förderung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 -|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 -
32 -
33 33  == Dokumentvorlagen erstellen ==
34 34  
35 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
15 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
36 36  
37 37  (% style="list-style-type:circle" %)
38 38  * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
... ... @@ -89,12 +89,7 @@
89 89  
90 90  
91 91  
92 -
93 -
94 -
95 -
96 -
97 -(% style="width:844.6px" %)
72 +(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
98 98  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
99 99  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
100 100  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
... ... @@ -107,6 +107,10 @@
107 107  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
108 108  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
109 109  
85 +
86 +
87 +
88 +
110 110  === Seriendruckfelder im Überblick ===
111 111  
112 112  [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
... ... @@ -122,7 +122,7 @@
122 122  
123 123  
124 124  
125 -(% style="width:955.6px" %)
104 +(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
126 126  |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
127 127  |(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
128 128  bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
... ... @@ -135,12 +135,11 @@
135 135  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
136 136  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
137 137  
138 -(% class="box infomessage" %)
139 -(((
140 -Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**.
141 -Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
142 -)))
143 143  
118 +
119 +
120 +
121 +
144 144  ==== Seriendruckfeld einfügen ====
145 145  
146 146  1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
... ... @@ -157,174 +157,74 @@
157 157  (% style="list-style-type:circle" %)
158 158  * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
159 159  
160 -
161 -
162 -
163 -
164 -
165 -
166 -
167 -
168 -
169 169  === Formularfelder im Überblick ===
170 170  
171 -[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
140 +[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
172 172  
173 173  (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
174 174  |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
175 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
176 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
177 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
178 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
179 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
144 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
145 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
146 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
180 180  
148 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
181 181  
182 -
183 -xx
184 -
185 -
186 -
187 -
188 -
189 -
190 -
191 -
192 -
193 -==== Textfeld einfügen ====
194 -
195 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
150 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
196 196  1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
197 197  1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
198 -1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
153 +1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
199 199  
200 200  (% style="list-style-type:circle" %)
201 -* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
156 +* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
202 202  
203 -xx
204 -
205 -==== Kontrollkästchen einfügen ====
206 -
207 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
208 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
209 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
210 -1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
211 -
212 -(% style="list-style-type:circle" %)
213 -* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
214 -
215 215  (% start="5" %)
216 -1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
159 +1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
217 217  
218 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
219 -
220 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
221 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
222 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
223 -1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
224 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
225 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
226 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
227 -
228 228  (% style="list-style-type:circle" %)
229 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
162 +* Das Eingabefenster wird geöffnet.
230 230  
231 -==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
164 +(% start="6" %)
165 +1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
232 232  
233 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
234 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
235 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
236 -1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
237 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
238 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
239 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
240 -
241 241  (% style="list-style-type:circle" %)
242 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
168 +* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
243 243  
244 -==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
245 245  
246 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
247 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
248 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
249 -1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
250 250  
251 -(% style="list-style-type:circle" %)
252 -* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
253 253  
254 -(% start="5" %)
255 -1. Datum auswählen
256 256  
257 -(% style="list-style-type:circle" %)
258 -* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
259 259  
260 -== Löschen eines Formularfeldes ==
261 261  
262 -[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
263 263  
264 -(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
265 -|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
266 -|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
267 -Erste **Voraussetzung **ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein [[Formularfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HFormularfelderimDCberblick]] eingefügt wurde.
268 268  
269 -Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das **+**Icon im Bereich der Aktivitäten.
270 -)))
271 -|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
272 -|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
273 -|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
178 +**Frühere Version:**
274 274  
180 +Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
275 275  
276 276  
183 +**Dokument hinzufügen**
277 277  
185 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
186 +2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
187 +3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
188 +a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
189 +b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
190 +4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
191 +5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
192 +6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
278 278  
194 +**Dokument löschen**
279 279  
196 +Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
197 +Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
280 280  
199 +Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
281 281  
201 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
202 +2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
203 +3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
282 282  
283 283  
206 +**Dokumente per E-Mail verschicken**
284 284  
285 -
286 -
287 -
288 -
289 -
290 -
291 -xx
292 -
293 -== Löschen einer Dokumentvorlage ==
294 -
295 -Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
296 -
297 -Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
298 -
299 -Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
300 -
301 -Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
302 -
303 -
304 -
305 -
306 -
307 -
308 -
309 -
310 -xx
311 -
312 -= Dokumentkategorien =
313 -
314 -Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
315 -
316 -== Dokumentkategorien anlegen ==
317 -
318 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
319 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
320 -3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
321 -4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
322 -
323 -== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
324 -
325 -Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
326 -
327 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
328 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
329 -3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
330 -4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
208 +Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
Auswahllisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 -34.6 KB
Inhalt
Datumauswahl_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -50.5 KB
Inhalt
Dokumentvorlage_loeschen.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -186.1 KB
Inhalt
Formularfelder_entfernen.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -230.6 KB
Inhalt
Kombinationslisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -21.2 KB
Inhalt
Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -55.7 KB
Inhalt
Text_Editior_Menuepunkte.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -175.9 KB
Inhalt