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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
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am 2024/09/20 09:59
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/11/03 13:09
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.9 Dokumentvorlagen
1 +010.4 Dokumentvorlagen
Inhalt
... ... @@ -5,34 +5,14 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -(% class="box warningmessage" %)
9 -(((
10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 -)))
12 -
13 13  = Dokumentvorlagen =
14 14  
15 15  Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 16  
17 17  
18 -== Bereiche ==
19 -
20 -Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 -Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22 -
23 -|**Bereich**|**Anzeige**
24 -|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 -|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 -|Förderung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 -|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 -
32 -
33 33  == Dokumentvorlagen erstellen ==
34 34  
35 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
15 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
36 36  
37 37  (% style="list-style-type:circle" %)
38 38  * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
... ... @@ -89,12 +89,7 @@
89 89  
90 90  
91 91  
92 -
93 -
94 -
95 -
96 -
97 -(% style="width:844.6px" %)
72 +(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
98 98  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
99 99  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
100 100  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
... ... @@ -107,6 +107,7 @@
107 107  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
108 108  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
109 109  
85 +
110 110  === Seriendruckfelder im Überblick ===
111 111  
112 112  [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
... ... @@ -122,7 +122,7 @@
122 122  
123 123  
124 124  
125 -(% style="width:955.6px" %)
101 +(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
126 126  |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
127 127  |(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
128 128  bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
... ... @@ -135,12 +135,8 @@
135 135  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
136 136  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
137 137  
138 -(% class="box infomessage" %)
139 -(((
140 -Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**.
141 -Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
142 -)))
143 143  
115 +
144 144  ==== Seriendruckfeld einfügen ====
145 145  
146 146  1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
... ... @@ -157,30 +157,18 @@
157 157  (% style="list-style-type:circle" %)
158 158  * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
159 159  
160 -
161 -
162 -
163 -
164 -
165 -
166 -
167 -
168 -
169 169  === Formularfelder im Überblick ===
170 170  
171 -[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
134 +[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
172 172  
173 173  (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
174 174  |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
175 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
176 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
177 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
178 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
179 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
138 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
139 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
140 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
180 180  
181 181  
182 182  
183 -xx
184 184  
185 185  
186 186  
... ... @@ -190,141 +190,49 @@
190 190  
191 191  
192 192  
193 -==== Textfeld einfügen ====
194 194  
195 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
196 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
197 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
198 -1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
199 199  
200 -(% style="list-style-type:circle" %)
201 -* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
202 202  
203 -xx
204 204  
205 -==== Kontrollkästchen einfügen ====
206 206  
207 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
208 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
209 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
210 -1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
211 211  
212 -(% style="list-style-type:circle" %)
213 -* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
214 214  
215 -(% start="5" %)
216 -1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
217 217  
161 +
218 218  ==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
219 219  
220 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
164 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
221 221  1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
222 222  1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
223 -1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
224 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
225 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
226 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
167 +1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
227 227  
228 228  (% style="list-style-type:circle" %)
229 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
170 +* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
230 230  
231 -==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
172 +(% start="5" %)
173 +1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
232 232  
233 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
234 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
235 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
236 -1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
237 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
238 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
239 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
240 -
241 241  (% style="list-style-type:circle" %)
242 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
176 +* Das Eingabefenster wird geöffnet.
243 243  
244 -==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
178 +(% start="6" %)
179 +1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
245 245  
246 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
247 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
248 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
249 -1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
250 -
251 251  (% style="list-style-type:circle" %)
252 -* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
182 +* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
253 253  
254 -(% start="5" %)
255 -1. Datum auswählen
256 256  
257 -(% style="list-style-type:circle" %)
258 -* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
259 259  
260 -== Löschen eines Formularfeldes ==
261 -
262 -[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
263 -
264 -(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
265 -|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
266 -|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
267 -Erste **Voraussetzung **ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein [[Formularfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HFormularfelderimDCberblick]] eingefügt wurde.
268 -
269 -Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das **+**Icon im Bereich der Aktivitäten.
270 -)))
271 -|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
272 -|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
273 -|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
274 -
275 -
276 -
277 -
278 -
279 -
280 -
281 -
282 -
283 -
284 -
285 -
286 -
287 -
288 -
289 -
290 -
291 -xx
292 -
293 -== Löschen einer Dokumentvorlage ==
294 -
295 -Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
296 -
297 -Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
298 -
299 -Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
300 -
301 -Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
302 -
303 -
304 -
305 -
306 -
307 -
308 -
309 -
310 -xx
311 -
312 312  = Dokumentkategorien =
313 313  
314 -Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
188 +x
315 315  
316 -== Dokumentkategorien anlegen ==
190 +x
317 317  
318 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
319 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
320 -3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
321 -4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
192 +x
322 322  
323 -== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
194 +x
324 324  
325 -Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
326 326  
327 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
328 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
329 -3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
330 -4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
197 +
198 +
Auswahllisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -34.6 KB
Inhalt
Datumauswahl_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -50.5 KB
Inhalt
Dokumentvorlage_loeschen.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -186.1 KB
Inhalt
Formularfelder_entfernen.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -230.6 KB
Inhalt
Kombinationslisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 -21.2 KB
Inhalt
Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -55.7 KB
Inhalt
Text_Editior_Menuepunkte.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -175.9 KB
Inhalt