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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 65.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/09/20 09:59
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/06/14 14:17
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -15,24 +15,9 @@
15 15  Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 16  
17 17  
18 -== Bereiche ==
19 -
20 -Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 -Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22 -
23 -|**Bereich**|**Anzeige**
24 -|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 -|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 -|Förderung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 -|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 -
32 -
33 33  == Dokumentvorlagen erstellen ==
34 34  
35 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
20 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
36 36  
37 37  (% style="list-style-type:circle" %)
38 38  * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
... ... @@ -89,12 +89,7 @@
89 89  
90 90  
91 91  
92 -
93 -
94 -
95 -
96 -
97 -(% style="width:844.6px" %)
77 +(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
98 98  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
99 99  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
100 100  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
... ... @@ -122,7 +122,7 @@
122 122  
123 123  
124 124  
125 -(% style="width:955.6px" %)
105 +(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
126 126  |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
127 127  |(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
128 128  bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
... ... @@ -135,12 +135,6 @@
135 135  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
136 136  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
137 137  
138 -(% class="box infomessage" %)
139 -(((
140 -Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**.
141 -Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
142 -)))
143 -
144 144  ==== Seriendruckfeld einfügen ====
145 145  
146 146  1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
... ... @@ -166,21 +166,11 @@
166 166  
167 167  
168 168  
169 -=== Formularfelder im Überblick ===
170 170  
171 -[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
172 172  
173 -(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
174 -|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
175 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
176 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
177 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
178 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
179 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
180 180  
181 181  
182 182  
183 -xx
184 184  
185 185  
186 186  
... ... @@ -190,90 +190,46 @@
190 190  
191 191  
192 192  
193 -==== Textfeld einfügen ====
157 +=== Formularfelder im Überblick ===
194 194  
195 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
196 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
197 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
198 -1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
159 +[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
199 199  
200 -(% style="list-style-type:circle" %)
201 -* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
161 +(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
162 +|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
163 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
164 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ **Checkbox**.
165 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
166 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
167 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
202 202  
203 -xx
204 204  
205 -==== Kontrollkästchen einfügen ====
206 206  
207 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
208 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
209 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
210 -1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
211 211  
212 -(% style="list-style-type:circle" %)
213 -* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
214 214  
215 -(% start="5" %)
216 -1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
217 217  
218 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
219 219  
220 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
221 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
222 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
223 -1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
224 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
225 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
226 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
227 227  
228 -(% style="list-style-type:circle" %)
229 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
230 230  
231 -==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
232 232  
233 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
234 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
235 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
236 -1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
237 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
238 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
239 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
240 240  
241 -(% style="list-style-type:circle" %)
242 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
243 243  
244 -==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
245 245  
246 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
247 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
248 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
249 -1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
250 250  
251 -(% style="list-style-type:circle" %)
252 -* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
253 253  
254 -(% start="5" %)
255 -1. Datum auswählen
256 256  
257 -(% style="list-style-type:circle" %)
258 -* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
259 259  
260 -== Löschen eines Formularfeldes ==
185 +xx
261 261  
262 -[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
187 +==== Textfeld einfügen ====
263 263  
264 -(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
265 -|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
266 -|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
267 -Erste **Voraussetzung **ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein [[Formularfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HFormularfelderimDCberblick]] eingefügt wurde.
189 +xx
268 268  
269 -Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das **+**Icon im Bereich der Aktivitäten.
270 -)))
271 -|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
272 -|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
273 -|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
274 274  
192 +xx
275 275  
194 +==== Kontrollkästchen einfügen ====
276 276  
196 +xx
277 277  
278 278  
279 279  
... ... @@ -284,31 +284,43 @@
284 284  
285 285  
286 286  
207 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
287 287  
209 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
210 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
211 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
212 +1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
288 288  
214 +(% style="list-style-type:circle" %)
215 +* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
289 289  
217 +(% start="5" %)
218 +1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
290 290  
291 -xx
220 +(% style="list-style-type:circle" %)
221 +* Das Eingabefenster wird geöffnet.
292 292  
293 -== Löschen einer Dokumentvorlage ==
223 +(% start="6" %)
224 +1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
294 294  
295 -Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
226 +(% style="list-style-type:circle" %)
227 +* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
296 296  
297 -Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
229 +xx
298 298  
299 -Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
231 +==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
300 300  
301 -Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
233 +xx
302 302  
303 303  
236 +xx
304 304  
238 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
305 305  
240 +xx
306 306  
307 307  
308 308  
309 -
310 -xx
311 -
312 312  = Dokumentkategorien =
313 313  
314 314  Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
... ... @@ -328,3 +328,7 @@
328 328  2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
329 329  3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
330 330  4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
263 +
264 +
265 +
266 +
Auswahllisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -34.6 KB
Inhalt
Datumauswahl_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 -50.5 KB
Inhalt
Dokumentvorlage_loeschen.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -186.1 KB
Inhalt
Formularfelder_entfernen.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 -230.6 KB
Inhalt
Kombinationslisten_Formularfeld.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 -21.2 KB
Inhalt
Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -55.7 KB
Inhalt