Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen
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Zusammenfassung
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Details
- Seiteneigenschaften
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- Inhalt
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... ... @@ -17,19 +17,23 @@ 17 17 18 18 == Bereiche == 19 19 20 -Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann. 20 +Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann. 21 21 Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt: 22 22 23 23 |**Bereich**|**Anzeige** 24 24 |Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen 25 -|Kontakt|Erstellung einer Aktivität v pm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.25 +|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt. 26 26 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden. 27 -|Förderung|Erstellung einer Aktivität v pm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.27 +|Förderung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung. 28 28 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden. 29 -|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität v pm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.29 +|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung. 30 30 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden. 31 +|Beschluss|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss. 32 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden. 33 +|Mietvertrag|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag. 34 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden 35 +|Fundraisingprodukt|?? (noch nicht gehabt) 31 31 32 - 33 33 == Dokumentvorlagen erstellen == 34 34 35 35 1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]] ... ... @@ -74,7 +74,7 @@ 74 74 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv". 75 75 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden. 76 76 77 -== D er Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==81 +== Dokumentvorlage im Überblick == 78 78 79 79 [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]] 80 80 ... ... @@ -109,7 +109,7 @@ 109 109 110 110 === Seriendruckfelder im Überblick === 111 111 112 -[[image:Designer_Seriendruck.png ||height="336" style="float:left" width="956"]]116 +[[image:Seriendruckfelder_V3.png||alt="Designer_Seriendruck.png" height="336" style="float:left" width="957"]] 113 113 114 114 115 115 ... ... @@ -124,21 +124,16 @@ 124 124 125 125 (% style="width:955.6px" %) 126 126 |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung 127 -|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch 128 -bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben. 129 -Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.") 130 -|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. 131 -|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. 131 +|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen). 132 +|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden. 133 +|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt. 132 132 |(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen. 133 -|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. 134 -|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. 135 -|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**. 136 -|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**. 135 +|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar. 136 +|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar. 137 137 138 138 (% class="box infomessage" %) 139 139 ((( 140 -Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**. 141 -Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm. 140 +Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten. 142 142 ))) 143 143 144 144 ==== Seriendruckfeld einfügen ==== ... ... @@ -145,27 +145,19 @@ 145 145 146 146 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen 147 147 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen 148 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen 147 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen. 149 149 150 150 (% style="list-style-type:circle" %) 151 151 * Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt. 152 152 153 153 (% start="4" %) 154 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken 155 -1. Auf Button **Einfügen **klicken 153 +1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll. 154 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken. 155 +1. Auf Button **Einfügen **klicken. 156 156 157 157 (% style="list-style-type:circle" %) 158 158 * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt. 159 159 160 - 161 - 162 - 163 - 164 - 165 - 166 - 167 - 168 - 169 169 === Formularfelder im Überblick === 170 170 171 171 [[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]] ... ... @@ -178,72 +178,108 @@ 178 178 |(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein. 179 179 |(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons. 180 180 172 +(% class="box infomessage" %) 173 +((( 174 +Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden. 175 +))) 181 181 177 +(% class="wikigeneratedid" %) 178 +((( 179 + 180 +))) 182 182 183 -xx 182 +(% class="wikigeneratedid" %) 183 +((( 184 + 185 +))) 184 184 187 +(% class="wikigeneratedid" %) 188 +((( 189 + 190 +))) 185 185 192 +(% class="wikigeneratedid" %) 193 +((( 194 + 195 +))) 186 186 197 +(% class="wikigeneratedid" %) 198 +((( 199 + 200 +))) 187 187 188 - 189 - 190 - 191 - 192 - 193 193 ==== Textfeld einfügen ==== 194 194 195 195 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen 196 196 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 197 197 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 207 +1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll. 198 198 1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen 199 199 200 200 (% style="list-style-type:circle" %) 201 -* In Dokumentwirdnun ein Textformularfeld angezeigt.211 +* In der Vorlage erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden. 202 202 203 -xx 204 - 205 205 ==== Kontrollkästchen einfügen ==== 206 206 207 207 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]] 208 208 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 209 209 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 218 +1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll. 210 210 1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen 211 211 212 212 (% style="list-style-type:circle" %) 213 -* I nDokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.222 +* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden. 214 214 215 215 (% start="5" %) 216 -1. Rechts oben kann bei Bedarfnunauch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symboleändern225 +1. Das Kontrollkästchen anklichen, dann kann rechts oben bei Kontrollkästchen-Eigenschaften bei Bedarf auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole angepasst werden. 217 217 218 218 ==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ==== 219 219 220 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]229 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen 221 221 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 222 222 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 232 +1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll. 223 223 1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen 224 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken 225 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen 226 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen 227 227 228 228 (% style="list-style-type:circle" %) 229 -* I nDokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.236 +* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. 230 230 238 +(% start="6" %) 239 +1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Kombinationsliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken. 240 +1. Gewünschte Werte eintippen 241 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind. 242 + 243 +(% start="8" %) 244 +1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern 245 +1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden. 246 + 231 231 ==== Auswahllistenformularfeld einfügen ==== 232 232 233 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]] 249 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen((( 250 +(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %) 251 +[[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="148" id="IAuswahllisten_Formularfeld.png" width="330"]] 252 +))) 234 234 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 235 235 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 255 +1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll. 236 236 1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen 237 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken 238 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen 239 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen 240 240 241 241 (% style="list-style-type:circle" %) 242 -* I nDokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.259 +* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. 243 243 261 +(% start="6" %) 262 +1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Auswahlliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken. 263 +1. Gewünschte Werte eintippen 264 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind. 265 +1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern 266 +1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden. 267 + 244 244 ==== Datumauswahlformularfeld einfügen ==== 245 245 246 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]] 270 +(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %) 271 +[[Das Datum kann man aus der Kalenderansicht wählen>>image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="177" id="IDatumauswahl_Formularfeld.png" width="310"]] 272 + 273 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen 247 247 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 248 248 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 249 249 1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen ... ... @@ -252,25 +252,13 @@ 252 252 * Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen. 253 253 254 254 (% start="5" %) 255 -1. Datumauswählen282 +1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern 256 256 257 -(% style="list-style-type:circle" %) 258 -* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt. 259 - 260 -== Löschen eines Formularfeldes == 261 - 262 -[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]] 263 - 264 -(% style="margin-left:auto; width:751px" %) 265 -|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung 266 -|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)((( 267 -Erste **Voraussetzung **ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein [[Formularfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HFormularfelderimDCberblick]] eingefügt wurde. 268 - 269 -Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das **+**Icon im Bereich der Aktivitäten. 284 +(% class="box infomessage" %) 285 +((( 286 +Wenn man nun **z.B.** eine **Aktivität **vom **Typ E-Mail** erstellt, kann man bei Vorlage die erstellte Vorlage auswählen, in der man **Kombinationslisten **eingefügt hat. 287 +Diese werden genau so angezeigt, wie sie in der Vorschau des Editors im **Designer**-Bereich zu sehen gewesen sind. 270 270 ))) 271 -|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail. 272 -|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt... 273 -|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht. 274 274 275 275 276 276 ... ... @@ -279,8 +279,18 @@ 279 279 280 280 281 281 297 +== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage == 282 282 299 +[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]] 283 283 301 +(% style="margin-left:auto; width:751px" %) 302 +|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung 303 +|(% style="width:82px" %)1|(% style="width:665px" %)((( 304 +Man öffnet die jeweilige Aktivität inder man die Dokumentvorlage verwendet hat. 305 +))) 306 +|(% style="width:82px" %) |(% style="width:665px" %) 307 +|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieer Dokumentvorlage werden hier aufgelistet. 308 +|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen ** wird das Formularfeld in dieser Aktivität geelöscht. 284 284 285 285 286 286 ... ... @@ -287,28 +287,24 @@ 287 287 288 288 289 289 290 - 291 -xx 292 - 293 293 == Löschen einer Dokumentvorlage == 294 294 295 -Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]] 296 - 297 -Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen. 298 - 299 -Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss. 300 - 317 +Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch. 318 +Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss. 301 301 Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt. 302 302 303 303 322 +== Dokumentvorlage kopieren == 304 304 324 +1. In Schnellsuche Begriff **Dokumentvorlage** eingeben und **Enter**-Taste drücken 325 +1. Dokumentvorlagen aus den Suchergebnissen wählen 326 +1. In der Übersicht auf gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick öffnen 327 +1. Auf Button **Vorlage kopieren **links unten vom Desktop der gewünschten Dokumentvorlage klicken 328 +1. Im geöffneten Fenster Neue Vorlage **Bezeichnung anpassen **eingeben 329 +1. Mit **OK**-Button bestätigen 305 305 331 +* Die Kopie der Dokumentvorlage wurde erstellt und man gelangt direkt nach der Erstellung automatisch in den Desktop der Kopie. 306 306 307 - 308 - 309 - 310 -xx 311 - 312 312 = Dokumentkategorien = 313 313 314 314 Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
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