Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zusammenfassung

• Seiteneigenschaften (3 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
• Anhänge (0 geändert, 0 hinzugefügt, 8 gelöscht)
  • Auswahllisten_Formularfeld.png
  • Datumauswahl_Formularfeld.png
  • Dokumentvorlage_loeschen.png
  • Formularfelder_entfernen.png
  • Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png
  • Kombinationslisten_Formularfeld.png
  • Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
  • Text_Editior_Menuepunkte.png

Details

Seiteneigenschaften

Titel

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-010.9 Dokumentvorlagen
	1	+Dokumente

Dokument-Autor

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.kprummer
	1	+XWiki.MarcoBauer

Inhalt

...	...	@@ -1,79 +1,37 @@
1	1	(% class="box" %)
2	2	(((
3		-**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
	3	+**Alles rund um die Dokumente:**
4	4
5	5	{{toc/}}
6	6	)))
7	7
8		-(% class="box warningmessage" %)
9		-(((
10		-Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11		-)))
	8	+= Dokumente intern und extern =
12	12
13		-= Dokumentvorlagen =
	10	+Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
	11	+Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
	12	+Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
	13	+Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
14	14
15		-Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
	15	+= Dokumente interner Natur =
16	16
	17	+Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
	18	+Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
	19	+Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
17	17
18		-== Bereiche ==
	21	+== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
19	19
20		-Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21		-Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22		-
23		-|**Bereich**|**Anzeige**
24		-|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25		-|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27		-|Förderung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29		-|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31		-
32		-== Dokumentvorlagen erstellen ==
33		-
34		-1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
35		-
36		-(% style="list-style-type:circle" %)
37		-* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
38		-* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
39		-
40		-(% start="2" %)
41		-1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
42		-
43		-(% style="list-style-type:circle" %)
44		-* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
45		-
46		-(% start="3" %)
47		-1. **+** Icon anklicken
48		-
49		-(% style="list-style-type:circle" %)
50		-* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
51		-
52		-(% start="4" %)
53		-1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
54		-1. **Bezeichnung **eingeben
55		-1. **Kategorie **auswählen
56		-1. **Stiftung **auswählen
57		-1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
58		-1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
59		-
60		-(% style="list-style-type:circle" %)
61		-* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
62		-
63		-== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
64		-
65	65	[[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
66	66
67	67	(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
68	68	|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
69		-|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
70		-|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
	27	+|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
	28	+|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
71	71	|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
72	72	|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
73	73	|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
74		-|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
	32	+|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
75	75
76		-== Dokumentvorlage im Überblick ==
	34	+== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
77	77
78	78	[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
79	79
...	...	@@ -88,12 +88,7 @@
88	88
89	89
90	90
91		-
92		-
93		-
94		-
95		-
96		-(% style="width:844.6px" %)
	49	+(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
97	97	|=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
98	98	|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
99	99	|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
...	...	@@ -106,6 +106,20 @@
106	106	|(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
107	107	|(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
108	108
	62	+
	63	+
	64	+
	65	+
	66	+
	67	+
	68	+
	69	+
	70	+
	71	+
	72	+
	73	+
	74	+
	75	+
109	109	=== Seriendruckfelder im Überblick ===
110	110
111	111	[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
...	...	@@ -121,7 +121,7 @@
121	121
122	122
123	123
124		-(% style="width:955.6px" %)
	91	+(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
125	125	|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
126	126	|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
127	127	bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
...	...	@@ -134,12 +134,22 @@
134	134	|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
135	135	|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
136	136
137		-(% class="box infomessage" %)
138		-(((
139		-Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**.
140		-Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
141		-)))
142	142
	105	+
	106	+
	107	+
	108	+
	109	+
	110	+
	111	+
	112	+
	113	+
	114	+
	115	+
	116	+
	117	+
	118	+
	119	+(% class="wikigeneratedid" %)
143	143	==== Seriendruckfeld einfügen ====
144	144
145	145	1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
...	...	@@ -156,8 +156,15 @@
156	156	(% style="list-style-type:circle" %)
157	157	* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
158	158
	136	+=== Formularfelder im Überblick ===
159	159
	138	+[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
160	160
	140	+(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
	141	+|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
	142	+|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
	143	+|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
	144	+|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
161	161
162	162
163	163
...	...	@@ -164,23 +164,16 @@
164	164
165	165
166	166
167		-=== Formularfelder im Überblick ===
168	168
169		-[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
170	170
171		-(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
172		-|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
173		-|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
174		-|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
175		-|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
176		-|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
177		-|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
178	178
179		-
180	180	xx
181	181
	156	+==== Kombinationslisten einfügen ====
182	182
	158	+xx
183	183
	160	+xx
184	184
185	185
186	186
...	...	@@ -187,94 +187,68 @@
187	187
188	188
189	189
190		-==== Textfeld einfügen ====
191	191
192		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
193		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
194		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
195		-1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
196	196
197		-(% style="list-style-type:circle" %)
198		-* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
	169	+== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
199	199
200	200	xx
201	201
202		-==== Kontrollkästchen einfügen ====
	173	+== Dokumentvorlagen ==
203	203
204		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
205		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
206		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
207		-1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
	175	+xx
208	208
209		-(% style="list-style-type:circle" %)
210		-* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
	177	+=== Dokumentvorlagen erstellen ===
211	211
212		-(% start="5" %)
213		-1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
	179	+1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
214	214
215		-==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
216		-
217		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
218		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
219		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
220		-1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
221		-1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
222		-1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
223		-1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
224		-
225	225	(% style="list-style-type:circle" %)
226		-* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
	182	+* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
	183	+* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
227	227
228		-==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
	185	+(% start="2" %)
	186	+1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
229	229
230		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
231		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
232		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
233		-1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
234		-1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
235		-1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
236		-1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
237		-
238	238	(% style="list-style-type:circle" %)
239		-* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
	189	+* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
240	240
241		-==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
	191	+(% start="3" %)
	192	+1. **+** Symbol anklicken
242	242
243		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
244		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
245		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
246		-1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
247		-
248	248	(% style="list-style-type:circle" %)
249		-* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
	195	+* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
250	250
251		-(% start="5" %)
252		-1. Datum auswählen
	197	+(% start="4" %)
	198	+1. **Bereich **auswählen
	199	+1. **Bezeichnung **eingeben
	200	+1. **Kategorie **auswählen
	201	+1. **Stiftung **auswählen
	202	+1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
	203	+1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
253	253
254	254	(% style="list-style-type:circle" %)
255		-* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
	206	+* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
256	256
257		-== Löschen eines Formularfeldes ==
	208	+=== Dokumentvorlagen formatieren ===
258	258
259		-[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
	210	+xx
260	260
261		-(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
262		-|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
263		-|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
264		-Erste **Voraussetzung **ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein [[Formularfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HFormularfelderimDCberblick]] eingefügt wurde.
	212	+==== Formularvorlagen ====
265	265
266		-Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das **+**Icon im Bereich der Aktivitäten.
267		-)))
268		-|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
269		-|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
270		-|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
	214	+xx
271	271
	216	+==== Seriendruckvorlagen ====
272	272
	218	+xx
273	273
	220	+= Dokumente externer Natur =
274	274
	222	+xx
275	275
	224	+=== Mögliche Dateitypen ===
276	276
	226	+xx
277	277
	228	+=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
278	278
279	279
280	280
...	...	@@ -284,43 +284,39 @@
284	284
285	285
286	286
287		-xx
288	288
289		-== Löschen einer Dokumentvorlage ==
290	290
291		-Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
292	292
293		-Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
294	294
295		-Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
296	296
297		-Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
	243	+**Frühere Version:**
298	298
	245	+Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
299	299
300	300
	248	+**Dokument hinzufügen**
301	301
	250	+1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
	251	+2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können.
	252	+3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
	253	+a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“.
	254	+b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“.
	255	+4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente.
	256	+5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
	257	+6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
302	302
	259	+**Dokument löschen**
303	303
	261	+Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden.
	262	+Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
304	304
	264	+Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
305	305
306		-xx
	266	+1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
	267	+2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“.
	268	+3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
307	307
308		-= Dokumentkategorien =
309	309
310		-Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
	271	+**Dokumente per E-Mail verschicken**
311	311
312		-== Dokumentkategorien anlegen ==
313		-
314		-1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
315		-2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
316		-3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
317		-4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
318		-
319		-== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
320		-
321		-Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
322		-
323		-1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
324		-2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
325		-3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
326		-4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
	273	+Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.

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