Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zusammenfassung

• Seiteneigenschaften (3 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
• Anhänge (0 geändert, 0 hinzugefügt, 9 gelöscht)
  • Auswahllisten_Formularfeld.png
  • Datumauswahl_Formularfeld.png
  • Dokumentvorlage_loeschen.png
  • Formularfelder_einfuegen.png
  • Formularfelder_entfernen.png
  • Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png
  • Kombinationslisten_Formularfeld.png
  • Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
  • Text_Editior_Menuepunkte.png

Details

Seiteneigenschaften

Titel

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-010.9 Dokumentvorlagen
	1	+Dokumente

Dokument-Autor

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.kprummer
	1	+XWiki.MarcoBauer

Inhalt

...	...	@@ -1,85 +1,43 @@
1	1	(% class="box" %)
2	2	(((
3		-**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
	3	+**Alles rund um die Dokumente:**
4	4
5	5	{{toc/}}
6	6	)))
7	7
8		-(% class="box warningmessage" %)
9		-(((
10		-Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11		-)))
	8	+= Dokumente intern und extern =
12	12
13		-= Dokumentvorlagen =
	10	+Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
	11	+Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
	12	+Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
	13	+Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
14	14
15		-Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
	15	+= Dokumente interner Natur =
16	16
	17	+Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
	18	+Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
	19	+Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
17	17
18		-== Bereiche ==
	21	+== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
19	19
20		-Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21		-Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22		-
23		-|**Bereich**|**Anzeige**
24		-|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25		-|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27		-|Förderung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29		-|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31		-
32		-== Dokumentvorlagen erstellen ==
33		-
34		-1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
35		-
36		-(% style="list-style-type:circle" %)
37		-* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
38		-* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
39		-
40		-(% start="2" %)
41		-1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
42		-
43		-(% style="list-style-type:circle" %)
44		-* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
45		-
46		-(% start="3" %)
47		-1. **+** Icon anklicken
48		-
49		-(% style="list-style-type:circle" %)
50		-* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
51		-
52		-(% start="4" %)
53		-1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
54		-1. **Bezeichnung **eingeben
55		-1. **Kategorie **auswählen
56		-1. **Stiftung **auswählen
57		-1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
58		-1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
59		-
60		-(% style="list-style-type:circle" %)
61		-* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
62		-
63		-== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
64		-
65	65	[[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
66	66
67	67	(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
68	68	|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
69		-|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
70		-|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
	27	+|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
	28	+|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
71	71	|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
72	72	|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
73	73	|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
74		-|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
	32	+|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
75	75
76		-== Dokumentvorlage im Überblick ==
77	77
78		-[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
79	79
80	80
81	81
	38	+== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
82	82
	40	+[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
83	83
84	84
85	85
...	...	@@ -92,8 +92,7 @@
92	92
93	93
94	94
95		-
96		-(% style="width:844.6px" %)
	53	+(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
97	97	|=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
98	98	|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
99	99	|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
...	...	@@ -106,9 +106,7 @@
106	106	|(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
107	107	|(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
108	108
109		-=== Seriendruckfelder im Überblick ===
110	110
111		-[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
112	112
113	113
114	114
...	...	@@ -121,40 +121,14 @@
121	121
122	122
123	123
124		-(% style="width:955.6px" %)
125		-|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
126		-|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
127		-bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
128		-Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
129		-|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
130		-|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
131		-|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
132		-|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
133		-|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
134		-|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
135		-|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
136	136
137		-(% class="box infomessage" %)
138		-(((
139		-Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**.
140		-Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
141		-)))
	80	+== Seriendruckfeld im Überblick ==
142	142
143		-==== Seriendruckfeld einfügen ====
	82	+[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
144	144
145		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
146		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
147		-1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
148	148
149		-(% style="list-style-type:circle" %)
150		-* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
151	151
152		-(% start="4" %)
153		-1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
154		-1. Auf Button **Einfügen **klicken
155	155
156		-(% style="list-style-type:circle" %)
157		-* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
158	158
159	159
160	160
...	...	@@ -163,19 +163,19 @@
163	163
164	164
165	165
166		-=== Formularfelder im Überblick ===
	95	+(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
	96	+|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
	97	+|(% style="width:94px" %)1|(% style="width:860px" %)
	98	+|(% style="width:94px" %)2|(% style="width:860px" %)
	99	+|(% style="width:94px" %)3|(% style="width:860px" %)
	100	+|(% style="width:94px" %)4|(% style="width:860px" %)
	101	+|(% style="width:94px" %)5|(% style="width:860px" %)
	102	+|(% style="width:94px" %)6|(% style="width:860px" %)
	103	+|(% style="width:94px" %)7|(% style="width:860px" %)
	104	+|(% style="width:94px" %)8|(% style="width:860px" %)
167	167
168		-[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
169	169
170		-(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
171		-|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
172		-|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
173		-|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
174		-|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
175		-|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
176		-|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
177	177
178		-xx
179	179
180	180
181	181
...	...	@@ -184,93 +184,68 @@
184	184
185	185
186	186
	116	+xx
187	187
188		-==== Textfeld einfügen ====
	118	+== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
189	189
190		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
191		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
192		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
193		-1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
	120	+xx
194	194
195		-(% style="list-style-type:circle" %)
196		-* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
	122	+== Dokumentvorlagen ==
197	197
198	198	xx
199	199
200		-==== Kontrollkästchen einfügen ====
	126	+=== Dokumentvorlagen erstellen ===
201	201
202		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
203		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
204		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
205		-1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
	128	+1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
206	206
207	207	(% style="list-style-type:circle" %)
208		-* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
	131	+* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
	132	+* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
209	209
210		-(% start="5" %)
211		-1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
	134	+(% start="2" %)
	135	+1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
212	212
213		-==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
214		-
215		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
216		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
217		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
218		-1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
219		-1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
220		-1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
221		-1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
222		-
223	223	(% style="list-style-type:circle" %)
224		-* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
	138	+* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
225	225
226		-==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
	140	+(% start="3" %)
	141	+1. **+** Symbol anklicken
227	227
228		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
229		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
230		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
231		-1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
232		-1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
233		-1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
234		-1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
235		-
236	236	(% style="list-style-type:circle" %)
237		-* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
	144	+* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
238	238
239		-==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
	146	+(% start="4" %)
	147	+1. **Bereich **auswählen
	148	+1. **Bezeichnung **eingeben
	149	+1. **Kategorie **auswählen
	150	+1. **Stiftung **auswählen
	151	+1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
	152	+1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
240	240
241		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
242		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
243		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
244		-1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
245		-
246	246	(% style="list-style-type:circle" %)
247		-* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
	155	+* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
248	248
249		-(% start="5" %)
250		-1. Datum auswählen
	157	+=== Dokumentvorlagen formatieren ===
251	251
252		-(% style="list-style-type:circle" %)
253		-* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
	159	+xx
254	254
255		-== Löschen eines Formularfeldes ==
	161	+==== Formularvorlagen ====
256	256
257		-[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
	163	+xx
258	258
259		-(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
260		-|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
261		-|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
262		-Erste **Voraussetzung **ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein [[Formularfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HFormularfelderimDCberblick]] eingefügt wurde.
	165	+==== Seriendruckvorlagen ====
263	263
264		-Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das **+**Icon im Bereich der Aktivitäten.
265		-)))
266		-|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
267		-|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
268		-|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
	167	+xx
269	269
	169	+= Dokumente externer Natur =
270	270
	171	+xx
271	271
	173	+=== Mögliche Dateitypen ===
272	272
	175	+xx
273	273
	177	+=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
274	274
275	275
276	276
...	...	@@ -281,50 +281,38 @@
281	281
282	282
283	283
284		-xx
285	285
286		-== Löschen einer Dokumentvorlage ==
287	287
288		-Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
289	289
290		-Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
291	291
292		-Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
	192	+**Frühere Version:**
293	293
294		-Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
	194	+Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
295	295
296	296
	197	+**Dokument hinzufügen**
297	297
	199	+1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
	200	+2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können.
	201	+3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
	202	+a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“.
	203	+b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“.
	204	+4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente.
	205	+5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
	206	+6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
298	298
	208	+**Dokument löschen**
299	299
	210	+Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden.
	211	+Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
300	300
	213	+Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
301	301
	215	+1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
	216	+2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“.
	217	+3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
302	302
303		-== Kopieren einer Dokumentvorlage ==
304	304
305		-x
	220	+**Dokumente per E-Mail verschicken**
306	306
307		-x
308		-
309		-x
310		-
311		-
312		-= Dokumentkategorien =
313		-
314		-Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
315		-
316		-== Dokumentkategorien anlegen ==
317		-
318		-1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
319		-2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
320		-3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
321		-4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
322		-
323		-== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
324		-
325		-Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
326		-
327		-1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
328		-2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
329		-3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
330		-4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
	222	+Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.

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