Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zusammenfassung

• Seiteneigenschaften (3 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
• Anhänge (0 geändert, 0 hinzugefügt, 8 gelöscht)
  • Auswahllisten_Formularfeld.png
  • Datumauswahl_Formularfeld.png
  • Dokumentvorlage_loeschen.png
  • Formularfelder_entfernen.png
  • Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png
  • Kombinationslisten_Formularfeld.png
  • Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
  • Text_Editior_Menuepunkte.png

Details

Seiteneigenschaften

Titel

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-010.9 Dokumentvorlagen
	1	+Dokumente

Dokument-Autor

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.kprummer
	1	+XWiki.MarcoBauer

Inhalt

...	...	@@ -1,80 +1,39 @@
1	1	(% class="box" %)
2	2	(((
3		-**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
	3	+**Alles rund um die Dokumente:**
4	4
5	5	{{toc/}}
6	6	)))
7	7
8		-(% class="box warningmessage" %)
9		-(((
10		-Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11		-)))
	8	+= Dokumente intern und extern =
12	12
13		-= Dokumentvorlagen =
	10	+Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
	11	+Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
	12	+Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
	13	+Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
14	14
15		-Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
	15	+= Dokumente interner Natur =
16	16
	17	+Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
	18	+Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
	19	+Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
17	17
18		-== Bereiche ==
	21	+== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
19	19
20		-Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21		-Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22		-
23		-|**Bereich**|**Anzeige**
24		-|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25		-|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27		-|Förderung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29		-|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31		-
32		-== Dokumentvorlagen erstellen ==
33		-
34		-1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
35		-
36		-(% style="list-style-type:circle" %)
37		-* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
38		-* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
39		-
40		-(% start="2" %)
41		-1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
42		-
43		-(% style="list-style-type:circle" %)
44		-* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
45		-
46		-(% start="3" %)
47		-1. **+** Icon anklicken
48		-
49		-(% style="list-style-type:circle" %)
50		-* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
51		-
52		-(% start="4" %)
53		-1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
54		-1. **Bezeichnung **eingeben
55		-1. **Kategorie **auswählen
56		-1. **Stiftung **auswählen
57		-1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
58		-1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
59		-
60		-(% style="list-style-type:circle" %)
61		-* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
62		-
63		-== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
64		-
65	65	[[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
66	66
67	67	(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
68	68	|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
69		-|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
70		-|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
	27	+|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
	28	+|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
71	71	|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
72	72	|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
73	73	|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
74		-|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
	32	+|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
75	75
76		-== Dokumentvorlage im Überblick ==
77	77
	35	+== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
	36	+
78	78	[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
79	79
80	80
...	...	@@ -88,12 +88,7 @@
88	88
89	89
90	90
91		-
92		-
93		-
94		-
95		-
96		-(% style="width:844.6px" %)
	50	+(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
97	97	|=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
98	98	|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
99	99	|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
...	...	@@ -106,8 +106,22 @@
106	106	|(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
107	107	|(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
108	108
109		-=== Seriendruckfelder im Überblick ===
110	110
	64	+
	65	+
	66	+
	67	+
	68	+
	69	+
	70	+
	71	+
	72	+
	73	+
	74	+
	75	+
	76	+
	77	+== Seriendruckfeld im Überblick ==
	78	+
111	111	[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
112	112
113	113
...	...	@@ -121,7 +121,7 @@
121	121
122	122
123	123
124		-(% style="width:955.6px" %)
	92	+(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
125	125	|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
126	126	|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
127	127	bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
...	...	@@ -134,27 +134,11 @@
134	134	|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
135	135	|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
136	136
137		-(% class="box infomessage" %)
138		-(((
139		-Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**.
140		-Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
141		-)))
142	142
143		-==== Seriendruckfeld einfügen ====
144	144
145		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
146		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
147		-1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
148	148
149		-(% style="list-style-type:circle" %)
150		-* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
151	151
152		-(% start="4" %)
153		-1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
154		-1. Auf Button **Einfügen **klicken
155	155
156		-(% style="list-style-type:circle" %)
157		-* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
158	158
159	159
160	160
...	...	@@ -163,19 +163,18 @@
163	163
164	164
165	165
166		-=== Formularfelder im Überblick ===
167	167
168		-[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
169	169
	120	+== Formularfeld im Überblick ==
	121	+
	122	+[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
	123	+
170	170	(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
171	171	|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
172		-|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
173		-|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
174		-|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
175		-|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
176		-|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
	126	+|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)
	127	+|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)
	128	+|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)
177	177
178		-xx
179	179
180	180
181	181
...	...	@@ -185,96 +185,75 @@
185	185
186	186
187	187
188		-==== Textfeld einfügen ====
	139	+xx
189	189
190		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
191		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
192		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
193		-1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
194	194
195		-(% style="list-style-type:circle" %)
196		-* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
197	197
198		-xx
199	199
200		-==== Kontrollkästchen einfügen ====
201	201
202		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
203		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
204		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
205		-1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
206	206
207		-(% style="list-style-type:circle" %)
208		-* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
209	209
210		-(% start="5" %)
211		-1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
212	212
213		-==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
	148	+== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
214	214
215		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
216		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
217		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
218		-1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
219		-1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
220		-1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
221		-1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
	150	+xx
222	222
223		-(% style="list-style-type:circle" %)
224		-* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
	152	+== Dokumentvorlagen ==
225	225
226		-==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
	154	+xx
227	227
228		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
229		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
230		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
231		-1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
232		-1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
233		-1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
234		-1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
	156	+=== Dokumentvorlagen erstellen ===
235	235
	158	+1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
	159	+
236	236	(% style="list-style-type:circle" %)
237		-* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
	161	+* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
	162	+* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
238	238
239		-==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
	164	+(% start="2" %)
	165	+1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
240	240
241		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
242		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
243		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
244		-1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
245		-
246	246	(% style="list-style-type:circle" %)
247		-* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
	168	+* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
248	248
249		-(% start="5" %)
250		-1. Datum auswählen
	170	+(% start="3" %)
	171	+1. **+** Symbol anklicken
251	251
252	252	(% style="list-style-type:circle" %)
253		-* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
	174	+* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
254	254
255		-== Löschen eines Formularfeldes ==
	176	+(% start="4" %)
	177	+1. **Bereich **auswählen
	178	+1. **Bezeichnung **eingeben
	179	+1. **Kategorie **auswählen
	180	+1. **Stiftung **auswählen
	181	+1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
	182	+1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
256	256
257		-[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
	184	+(% style="list-style-type:circle" %)
	185	+* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
258	258
259		-(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
260		-|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
261		-|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
262		-Erste **Voraussetzung **ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein [[Formularfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HFormularfelderimDCberblick]] eingefügt wurde.
	187	+=== Dokumentvorlagen formatieren ===
263	263
264		-Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das **+**Icon im Bereich der Aktivitäten.
265		-)))
266		-|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
267		-|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
268		-|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
	189	+xx
269	269
	191	+==== Formularvorlagen ====
270	270
	193	+xx
271	271
	195	+==== Seriendruckvorlagen ====
272	272
	197	+xx
273	273
	199	+= Dokumente externer Natur =
274	274
	201	+xx
275	275
	203	+=== Mögliche Dateitypen ===
276	276
	205	+xx
277	277
	207	+=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
278	278
279	279
280	280
...	...	@@ -281,50 +281,42 @@
281	281
282	282
283	283
284		-xx
285	285
286		-== Löschen einer Dokumentvorlage ==
287	287
288		-Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
289	289
290		-Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
291	291
292		-Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
293	293
294		-Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
295	295
296	296
297	297
	222	+**Frühere Version:**
298	298
	224	+Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
299	299
300	300
	227	+**Dokument hinzufügen**
301	301
	229	+1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
	230	+2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können.
	231	+3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
	232	+a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“.
	233	+b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“.
	234	+4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente.
	235	+5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
	236	+6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
302	302
303		-== Kopieren einer Dokumentvorlage ==
	238	+**Dokument löschen**
304	304
305		-x
	240	+Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden.
	241	+Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
306	306
307		-x
	243	+Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
308	308
309		-x
	245	+1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
	246	+2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“.
	247	+3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
310	310
311	311
312		-= Dokumentkategorien =
	250	+**Dokumente per E-Mail verschicken**
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314		-Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
315		-
316		-== Dokumentkategorien anlegen ==
317		-
318		-1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
319		-2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
320		-3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
321		-4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
322		-
323		-== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
324		-
325		-Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
326		-
327		-1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
328		-2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
329		-3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
330		-4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
	252	+Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.

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