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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
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am 2023/11/03 14:01
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -5,33 +5,14 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -(% class="box warningmessage" %)
9 -(((
10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 -)))
12 -
13 13  = Dokumentvorlagen =
14 14  
15 15  Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 16  
17 17  
18 -== Bereiche ==
19 -
20 -Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 -Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22 -
23 -|**Bereich**|**Anzeige**
24 -|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 -|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 -|Förderung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 -|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 -
32 32  == Dokumentvorlagen erstellen ==
33 33  
34 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
15 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
35 35  
36 36  (% style="list-style-type:circle" %)
37 37  * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
... ... @@ -73,7 +73,7 @@
73 73  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
74 74  |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
75 75  
76 -== Dokumentvorlage im Überblick ==
57 +== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
77 77  
78 78  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
79 79  
... ... @@ -88,12 +88,7 @@
88 88  
89 89  
90 90  
91 -
92 -
93 -
94 -
95 -
96 -(% style="width:844.6px" %)
72 +(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
97 97  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
98 98  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
99 99  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
... ... @@ -121,7 +121,7 @@
121 121  
122 122  
123 123  
124 -(% style="width:955.6px" %)
100 +(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
125 125  |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
126 126  |(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
127 127  bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
... ... @@ -134,12 +134,6 @@
134 134  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
135 135  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
136 136  
137 -(% class="box infomessage" %)
138 -(((
139 -Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**.
140 -Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
141 -)))
142 -
143 143  ==== Seriendruckfeld einfügen ====
144 144  
145 145  1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
... ... @@ -156,26 +156,16 @@
156 156  (% style="list-style-type:circle" %)
157 157  * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
158 158  
159 -
160 -
161 -
162 -
163 -
164 -
165 -
166 166  === Formularfelder im Überblick ===
167 167  
168 -[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
131 +[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
169 169  
170 170  (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
171 171  |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
172 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
173 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
174 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
175 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
176 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
135 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
136 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
137 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
177 177  
178 -xx
179 179  
180 180  
181 181  
... ... @@ -185,130 +185,33 @@
185 185  
186 186  
187 187  
188 -==== Textfeld einfügen ====
189 189  
190 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
191 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
192 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
193 -1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
194 194  
195 -(% style="list-style-type:circle" %)
196 -* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
197 197  
198 -xx
199 199  
200 -==== Kontrollkästchen einfügen ====
201 201  
202 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
203 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
204 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
205 -1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
206 -
207 -(% style="list-style-type:circle" %)
208 -* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
209 -
210 -(% start="5" %)
211 -1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
212 -
213 213  ==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
214 214  
215 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
155 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
216 216  1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
217 217  1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
218 -1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
219 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
220 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
221 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
158 +1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
222 222  
223 223  (% style="list-style-type:circle" %)
224 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
161 +* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
225 225  
226 -==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
163 +(% start="5" %)
164 +1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
227 227  
228 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
229 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
230 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
231 -1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
232 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
233 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
234 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
235 -
236 236  (% style="list-style-type:circle" %)
237 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
167 +* Das Eingabefenster wird geöffnet.
238 238  
239 -==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
169 +(% start="6" %)
170 +1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
240 240  
241 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
242 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
243 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
244 -1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
245 -
246 246  (% style="list-style-type:circle" %)
247 -* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
173 +* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
248 248  
249 -(% start="5" %)
250 -1. Datum auswählen
251 -
252 -(% style="list-style-type:circle" %)
253 -* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
254 -
255 -== Löschen eines Formularfeldes ==
256 -
257 -[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
258 -
259 -(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
260 -|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
261 -|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
262 -Erste **Voraussetzung **ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein [[Formularfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HFormularfelderimDCberblick]] eingefügt wurde.
263 -
264 -Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das **+**Icon im Bereich der Aktivitäten.
265 -)))
266 -|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
267 -|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
268 -|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
269 -
270 -
271 -
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278 -
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280 -
281 -
282 -
283 -
284 -xx
285 -
286 -== Löschen einer Dokumentvorlage ==
287 -
288 -Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
289 -
290 -Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
291 -
292 -Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
293 -
294 -Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
295 -
296 -
297 -
298 -
299 -
300 -
301 -
302 -
303 -== Kopieren einer Dokumentvorlage ==
304 -
305 -x
306 -
307 -x
308 -
309 -x
310 -
311 -
312 312  = Dokumentkategorien =
313 313  
314 314  Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
... ... @@ -328,3 +328,7 @@
328 328  2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
329 329  3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
330 330  4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
194 +
195 +
196 +
197 +
Auswahllisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -34.6 KB
Inhalt
Datumauswahl_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -50.5 KB
Inhalt
Dokumentvorlage_loeschen.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -186.1 KB
Inhalt
Formularfelder_entfernen.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -230.6 KB
Inhalt
Kombinationslisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -21.2 KB
Inhalt
Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -55.7 KB
Inhalt
Text_Editior_Menuepunkte.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -175.9 KB
Inhalt