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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
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am 2024/09/20 10:20
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/10/04 16:24
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.9 Dokumentvorlagen
1 +Dokumente
Inhalt
... ... @@ -1,38 +1,32 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
3 +**Alles rund um die Dokumente:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -(% class="box warningmessage" %)
9 -(((
10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 -)))
8 += Dokumente intern und extern =
12 12  
13 -= Dokumentvorlagen =
10 +Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 +Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 +Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 +Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
14 14  
15 -Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
15 += Dokumente interner Natur =
16 16  
17 +Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 +Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 +Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
17 17  
18 -== Bereiche ==
21 +== Dokumentvorlagen ==
19 19  
20 -Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 -Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
23 +Dokumentenvorlagen eignen sich besonders dann, wenn Sie immer wieder ein Dokument schreiben müssen, das genau die gleichen Dinge abfragt, bestimmte Angaben immer an bestimmten Stellen aufweist und mehr als eine Person betrifft. Ein Dokument, das also vielfach aber mit dem selben Muster erstellt wird.
24 +Im Windows Client des Non Profit Managers lassen sich eben solche Dokumentvorlagen intern erstellen.
22 22  
23 -|**Bereich**|**Anzeige**
24 -|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 -|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 -|Förderung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 -|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
26 +=== Dokumentvorlagen erstellen ===
31 31  
32 -== Dokumentvorlagen erstellen ==
28 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
33 33  
34 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
35 -
36 36  (% style="list-style-type:circle" %)
37 37  * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
38 38  * Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
... ... @@ -44,18 +44,18 @@
44 44  * Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
45 45  
46 46  (% start="3" %)
47 -1. **+** Icon anklicken
41 +1. **+** Symbol anklicken
48 48  
49 49  (% style="list-style-type:circle" %)
50 50  * Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
51 51  
52 52  (% start="4" %)
53 -1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
47 +1. **Bereich **auswählen
54 54  1. **Bezeichnung **eingeben
55 55  1. **Kategorie **auswählen
56 56  1. **Stiftung **auswählen
57 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
58 -1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
51 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
52 +1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
59 59  
60 60  (% style="list-style-type:circle" %)
61 61  * Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
... ... @@ -66,14 +66,14 @@
66 66  
67 67  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
68 68  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
69 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
70 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
63 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
64 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
71 71  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
72 72  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
73 73  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
74 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
68 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
75 75  
76 -== Dokumentvorlage im Überblick ==
70 +== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
77 77  
78 78  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
79 79  
... ... @@ -88,12 +88,7 @@
88 88  
89 89  
90 90  
91 -
92 -
93 -
94 -
95 -
96 -(% style="width:844.6px" %)
85 +(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
97 97  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
98 98  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
99 99  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
... ... @@ -106,9 +106,7 @@
106 106  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
107 107  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
108 108  
109 -=== Seriendruckfelder im Überblick ===
110 110  
111 -[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
112 112  
113 113  
114 114  
... ... @@ -120,39 +120,15 @@
120 120  
121 121  
122 122  
110 +=== Seriendruckfelder im Überblick ===
123 123  
124 -(% style="width:955.6px" %)
125 -|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
126 -|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
127 -|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.
128 -|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
129 -|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
130 -|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
131 -|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
132 -|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
133 -|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
112 +[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
134 134  
135 -(% class="box infomessage" %)
136 -(((
137 -Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
138 -)))
139 139  
140 -==== Seriendruckfeld einfügen ====
141 141  
142 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
143 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
144 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
145 145  
146 -(% style="list-style-type:circle" %)
147 -* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
148 148  
149 -(% start="4" %)
150 -1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
151 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
152 -1. Auf Button **Einfügen **klicken.
153 153  
154 -(% style="list-style-type:circle" %)
155 -* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
156 156  
157 157  
158 158  
... ... @@ -159,19 +159,21 @@
159 159  
160 160  
161 161  
162 -=== Formularfelder im Überblick ===
125 +(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
126 +|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
127 +|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
128 +bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
129 +Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
130 +|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
131 +|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
132 +|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
133 +|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
134 +|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
135 +|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
136 +|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
163 163  
164 -[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
165 165  
166 -(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
167 -|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
168 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
169 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
170 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
171 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
172 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
173 173  
174 -xx
175 175  
176 176  
177 177  
... ... @@ -181,90 +181,71 @@
181 181  
182 182  
183 183  
184 -==== Textfeld einfügen ====
185 185  
150 +
151 +==== Seriendruckfeld einfügen ====
152 +
186 186  1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
187 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
188 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
189 -1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
154 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
155 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
190 190  
191 191  (% style="list-style-type:circle" %)
192 -* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
158 +* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
193 193  
194 -xx
160 +(% start="4" %)
161 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
162 +1. Auf Button **Einfügen **klicken
195 195  
196 -==== Kontrollkästchen einfügen ====
164 +(% style="list-style-type:circle" %)
165 +* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
197 197  
198 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
199 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
200 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
201 -1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
167 +=== Formularfelder im Überblick ===
202 202  
203 -(% style="list-style-type:circle" %)
204 -* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
169 +[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
205 205  
206 -(% start="5" %)
207 -1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
171 +(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
172 +|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
173 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
174 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
175 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
208 208  
209 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
210 210  
211 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
212 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
213 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
214 -1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
215 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
216 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
217 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
218 218  
219 -(% style="list-style-type:circle" %)
220 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
221 221  
222 -==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
223 223  
224 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
225 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
226 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
227 -1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
228 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
229 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
230 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
231 231  
232 -(% style="list-style-type:circle" %)
233 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
234 234  
235 -==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
183 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
236 236  
237 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
185 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
238 238  1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
239 239  1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
240 -1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
188 +1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
241 241  
242 242  (% style="list-style-type:circle" %)
243 -* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
191 +* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
244 244  
245 245  (% start="5" %)
246 -1. Datum auswählen
194 +1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
247 247  
248 248  (% style="list-style-type:circle" %)
249 -* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
197 +* Das Eingabefenster wird geöffnet.
250 250  
251 -== Löschen eines Formularfeldes ==
199 +(% start="6" %)
200 +1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
252 252  
253 -[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
202 +(% style="list-style-type:circle" %)
203 +* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
254 254  
255 -(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
256 -|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
257 -|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
258 -Erste **Voraussetzung **ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein [[Formularfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HFormularfelderimDCberblick]] eingefügt wurde.
205 += Dokumente externer Natur =
259 259  
260 -Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das **+**Icon im Bereich der Aktivitäten.
261 -)))
262 -|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
263 -|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
264 -|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
207 +xx
265 265  
209 +=== Mögliche Dateitypen ===
266 266  
211 +xx
267 267  
213 +=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
268 268  
269 269  
270 270  
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275 275  
276 276  
277 277  
278 -xx
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280 -== Löschen einer Dokumentvorlage ==
281 281  
282 -Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
283 283  
284 -Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
285 285  
286 -Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
228 +**Frühere Version:**
287 287  
288 -Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
230 +Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
289 289  
290 290  
233 +**Dokument hinzufügen**
291 291  
235 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
236 +2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
237 +3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
238 +a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
239 +b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
240 +4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
241 +5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
242 +6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
292 292  
244 +**Dokument löschen**
293 293  
246 +Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
247 +Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
294 294  
249 +Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
295 295  
251 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
252 +2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
253 +3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
296 296  
297 -== Kopieren einer Dokumentvorlage ==
298 298  
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256 +**Dokumente per E-Mail verschicken**
300 300  
301 -x
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304 -
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306 -= Dokumentkategorien =
307 -
308 -Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
309 -
310 -== Dokumentkategorien anlegen ==
311 -
312 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
313 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
314 -3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
315 -4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
316 -
317 -== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
318 -
319 -Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
320 -
321 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
322 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
323 -3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
324 -4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
258 +Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
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