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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 71.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/09/20 11:01
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/25 14:59
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.9 Dokumentvorlagen
1 +Dokumente
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -1,79 +1,37 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
3 +**Alles rund um die Dokumente:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -(% class="box warningmessage" %)
9 -(((
10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 -)))
8 += Dokumente intern und extern =
12 12  
13 -= Dokumentvorlagen =
10 +Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 +Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 +Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 +Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
14 14  
15 -Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
15 += Dokumente interner Natur =
16 16  
17 +Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 +Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 +Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
17 17  
18 -== Bereiche ==
21 +== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
19 19  
20 -Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 -Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22 -
23 -|**Bereich**|**Anzeige**
24 -|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 -|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 -|Förderung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 -|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 -
32 -== Dokumentvorlagen erstellen ==
33 -
34 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
35 -
36 -(% style="list-style-type:circle" %)
37 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
38 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
39 -
40 -(% start="2" %)
41 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
42 -
43 -(% style="list-style-type:circle" %)
44 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
45 -
46 -(% start="3" %)
47 -1. **+** Icon anklicken
48 -
49 -(% style="list-style-type:circle" %)
50 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
51 -
52 -(% start="4" %)
53 -1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
54 -1. **Bezeichnung **eingeben
55 -1. **Kategorie **auswählen
56 -1. **Stiftung **auswählen
57 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
58 -1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
59 -
60 -(% style="list-style-type:circle" %)
61 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
62 -
63 -== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
64 -
65 65  [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
66 66  
67 67  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
68 68  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
69 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
70 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
27 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
28 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
71 71  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
72 72  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
73 73  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
74 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
32 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
75 75  
76 -== Dokumentvorlage im Überblick ==
34 +== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
77 77  
78 78  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
79 79  
... ... @@ -88,12 +88,7 @@
88 88  
89 89  
90 90  
91 -
92 -
93 -
94 -
95 -
96 -(% style="width:844.6px" %)
49 +(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
97 97  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
98 98  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
99 99  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
... ... @@ -106,6 +106,20 @@
106 106  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
107 107  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
108 108  
62 +
63 +
64 +
65 +
66 +
67 +
68 +
69 +
70 +
71 +
72 +
73 +
74 +
75 +
109 109  === Seriendruckfelder im Überblick ===
110 110  
111 111  [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
... ... @@ -121,35 +121,47 @@
121 121  
122 122  
123 123  
124 -(% style="width:955.6px" %)
91 +(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
125 125  |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
126 -|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
127 -|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.
128 -|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
93 +|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
94 +bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
95 +Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
96 +|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
97 +|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
129 129  |(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
130 -|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
131 -|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
99 +|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
100 +|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
132 132  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
133 133  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
134 134  
135 -(% class="box infomessage" %)
136 -(((
137 -Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
138 -)))
139 139  
105 +
106 +
107 +
108 +
109 +
110 +
111 +
112 +
113 +
114 +
115 +
116 +
117 +
118 +
119 +(% class="wikigeneratedid" %)
140 140  ==== Seriendruckfeld einfügen ====
141 141  
142 142  1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
143 143  1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
144 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
124 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
145 145  
146 146  (% style="list-style-type:circle" %)
147 147  * Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
148 148  
149 149  (% start="4" %)
150 -1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
151 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
152 -1. Auf Button **Einfügen **klicken.
130 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
131 +1. Auf Button **Einfügen **klicken
153 153  
154 154  (% style="list-style-type:circle" %)
155 155  * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
... ... @@ -156,15 +156,13 @@
156 156  
157 157  === Formularfelder im Überblick ===
158 158  
159 -[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
138 +[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
160 160  
161 161  (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
162 162  |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
163 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
164 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
165 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
166 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
167 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
142 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
143 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
144 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
168 168  
169 169  
170 170  
... ... @@ -174,112 +174,88 @@
174 174  
175 175  
176 176  
154 +xx
177 177  
156 +==== Kombinationslisten einfügen ====
178 178  
158 +xx
179 179  
160 +xx
180 180  
181 181  
182 182  
183 -(% class="box infomessage" %)
184 -(((
185 -Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden.
186 -)))
187 187  
188 -==== Textfeld einfügen ====
189 189  
190 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
191 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
192 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
193 -1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
194 194  
195 -(% style="list-style-type:circle" %)
196 -* Im Dokument erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
197 197  
198 -==== Kontrollkästchen einfügen ====
199 199  
200 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
201 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
202 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
203 -1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
169 +== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
204 204  
205 -(% style="list-style-type:circle" %)
206 -* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
171 +xx
207 207  
208 -(% start="5" %)
209 -1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
173 +== Dokumentvorlagen ==
210 210  
211 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
175 +xx
212 212  
213 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
214 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
215 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
216 -1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
217 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
218 -1. Gewünschte Werte eintippen
219 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
177 +=== Dokumentvorlagen erstellen ===
220 220  
179 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
180 +
221 221  (% style="list-style-type:circle" %)
222 -* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden,.
182 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
183 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
223 223  
224 -==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
185 +(% start="2" %)
186 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
225 225  
226 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
227 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
228 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
229 -1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
230 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
231 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
232 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
233 -
234 234  (% style="list-style-type:circle" %)
235 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
189 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
236 236  
237 -==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
191 +(% start="3" %)
192 +1. **+** Symbol anklicken
238 238  
239 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
240 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
241 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
242 -1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
243 -
244 244  (% style="list-style-type:circle" %)
245 -* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
195 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
246 246  
247 -== Löschen eines Formularfeldes ==
197 +(% start="4" %)
198 +1. **Bereich **auswählen
199 +1. **Bezeichnung **eingeben
200 +1. **Kategorie **auswählen
201 +1. **Stiftung **auswählen
202 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
203 +1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
248 248  
249 -[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
205 +(% style="list-style-type:circle" %)
206 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
250 250  
251 -(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
252 -|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
253 -|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
254 -Erste **Voraussetzung **ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein [[Formularfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HFormularfelderimDCberblick]] eingefügt wurde.
208 +=== Dokumentvorlagen formatieren ===
255 255  
256 -Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das **+**Icon im Bereich der Aktivitäten.
257 -)))
258 -|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
259 -|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
260 -|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
210 +xx
261 261  
212 +==== Formularvorlagen ====
262 262  
214 +xx
263 263  
216 +==== Seriendruckvorlagen ====
264 264  
218 +xx
265 265  
220 += Dokumente externer Natur =
266 266  
222 +xx
267 267  
224 +=== Mögliche Dateitypen ===
268 268  
226 +xx
269 269  
228 +=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
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274 -== Löschen einer Dokumentvorlage ==
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276 -Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
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278 -Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
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280 -Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
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282 -Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
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... ... @@ -287,32 +287,34 @@
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243 +**Frühere Version:**
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291 -== Kopieren einer Dokumentvorlage ==
245 +Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
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248 +**Dokument hinzufügen**
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250 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
251 +2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
252 +3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
253 +a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
254 +b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
255 +4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
256 +5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
257 +6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
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259 +**Dokument löschen**
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300 -= Dokumentkategorien =
261 +Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
262 +Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
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302 -Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
264 +Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
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304 -== Dokumentkategorien anlegen ==
266 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
267 +2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
268 +3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
305 305  
306 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
307 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
308 -3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
309 -4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
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311 -== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
271 +**Dokumente per E-Mail verschicken**
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313 -Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
314 -
315 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
316 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
317 -3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
318 -4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
273 +Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
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