Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zusammenfassung

• Seiteneigenschaften (2 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
• Anhänge (0 geändert, 0 hinzugefügt, 7 gelöscht)
  • Auswahllisten_Formularfeld.png
  • Datumauswahl_Formularfeld.png
  • Dokumentvorlage_loeschen.png
  • Formularfelder_entfernen.png
  • Kombinationslisten_Formularfeld.png
  • Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
  • Text_Editior_Menuepunkte.png

Details

Seiteneigenschaften

Titel

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-010.9 Dokumentvorlagen
	1	+010.4 Dokumentvorlagen

Inhalt

...	...	@@ -5,33 +5,14 @@
5	5	{{toc/}}
6	6	)))
7	7
8		-(% class="box warningmessage" %)
9		-(((
10		-Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11		-)))
12		-
13	13	= Dokumentvorlagen =
14	14
15	15	Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16	16
17	17
18		-== Bereiche ==
19		-
20		-Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21		-Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22		-
23		-|**Bereich**|**Anzeige**
24		-|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25		-|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27		-|Förderung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29		-|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31		-
32	32	== Dokumentvorlagen erstellen ==
33	33
34		-1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
	15	+1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
35	35
36	36	(% style="list-style-type:circle" %)
37	37	* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
...	...	@@ -73,7 +73,7 @@
73	73	|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
74	74	|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
75	75
76		-== Dokumentvorlage im Überblick ==
	57	+== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
77	77
78	78	[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
79	79
...	...	@@ -88,12 +88,7 @@
88	88
89	89
90	90
91		-
92		-
93		-
94		-
95		-
96		-(% style="width:844.6px" %)
	72	+(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
97	97	|=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
98	98	|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
99	99	|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
...	...	@@ -121,35 +121,32 @@
121	121
122	122
123	123
124		-(% style="width:955.6px" %)
	100	+(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
125	125	|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
126		-|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
127		-|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.
128		-|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
	102	+|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
	103	+bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
	104	+Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
	105	+|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
	106	+|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
129	129	|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
130		-|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
131		-|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
	108	+|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
	109	+|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
132	132	|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
133	133	|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
134	134
135		-(% class="box infomessage" %)
136		-(((
137		-Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
138		-)))
139	139
140	140	==== Seriendruckfeld einfügen ====
141	141
142	142	1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
143	143	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
144		-1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
	118	+1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
145	145
146	146	(% style="list-style-type:circle" %)
147	147	* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
148	148
149	149	(% start="4" %)
150		-1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
151		-1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
152		-1. Auf Button **Einfügen **klicken.
	124	+1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
	125	+1. Auf Button **Einfügen **klicken
153	153
154	154	(% style="list-style-type:circle" %)
155	155	* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
...	...	@@ -156,15 +156,13 @@
156	156
157	157	=== Formularfelder im Überblick ===
158	158
159		-[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
	132	+[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
160	160
161	161	(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
162	162	|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
163		-|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
164		-|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
165		-|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
166		-|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
167		-|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
	136	+|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
	137	+|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
	138	+|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
168	168
169	169
170	170
...	...	@@ -180,128 +180,39 @@
180	180
181	181
182	182
183		-(% class="box infomessage" %)
184		-(((
185		-Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden.
186		-)))
187	187
188		-==== Textfeld einfügen ====
189	189
190		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
191		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
192		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
193		-1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
194	194
195		-(% style="list-style-type:circle" %)
196		-* Im Dokument erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
197	197
198		-==== Kontrollkästchen einfügen ====
199	199
200		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
201		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
202		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
203		-1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
204		-
205		-(% style="list-style-type:circle" %)
206		-* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
207		-
208		-(% start="5" %)
209		-1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
210		-
211	211	==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
212	212
213		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
	161	+1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
214	214	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
215	215	1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
216		-1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
217		-1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
218		-1. Gewünschte Werte eintippen
219		-1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
	164	+1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
220	220
221	221	(% style="list-style-type:circle" %)
222		-* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden,.
	167	+* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
223	223
224		-==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
	169	+(% start="5" %)
	170	+1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
225	225
226		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
227		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
228		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
229		-1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
230		-1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
231		-1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
232		-1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
233		-
234	234	(% style="list-style-type:circle" %)
235		-* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
	173	+* Das Eingabefenster wird geöffnet.
236	236
237		-==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
	175	+(% start="6" %)
	176	+1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
238	238
239		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
240		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
241		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
242		-1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
243		-
244	244	(% style="list-style-type:circle" %)
245		-* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
	179	+* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
246	246
247		-== Löschen eines Formularfeldes ==
248	248
249		-[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
250		-
251		-(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
252		-|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
253		-|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
254		-Erste **Voraussetzung **ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein [[Formularfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HFormularfelderimDCberblick]] eingefügt wurde.
255		-
256		-Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das **+**Icon im Bereich der Aktivitäten.
257		-)))
258		-|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
259		-|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
260		-|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
261		-
262		-
263		-
264		-
265		-
266		-
267		-
268		-
269		-
270		-
271		-
272		-xx
273		-
274		-== Löschen einer Dokumentvorlage ==
275		-
276		-Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
277		-
278		-Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
279		-
280		-Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
281		-
282		-Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
283		-
284		-
285		-
286		-
287		-
288		-
289		-
290		-
291		-== Kopieren einer Dokumentvorlage ==
292		-
293		-x
294		-
295		-x
296		-
297		-x
298		-
299		-
300	300	= Dokumentkategorien =
301	301
302	302	Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
303	303
304		-== Dokumentkategorien anlegen ==
	186	+== **Dokumentkategorien anlegen** ==
305	305
306	306	1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
307	307	2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
...	...	@@ -308,7 +308,7 @@
308	308	3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
309	309	4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
310	310
311		-== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
	193	+**Dokumentkategorie inaktiv setzen**
312	312
313	313	Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
314	314
...	...	@@ -316,3 +316,7 @@
316	316	2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
317	317	3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
318	318	4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
	201	+
	202	+
	203	+
	204	+

Auswahllisten_Formularfeld.png

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Datumauswahl_Formularfeld.png

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Dokumentvorlage_loeschen.png

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