Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen
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Zusammenfassung
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Details
- Seiteneigenschaften
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- Titel
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -010. 9Dokumentvorlagen1 +010.4 Dokumentvorlagen - Inhalt
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... ... @@ -5,33 +5,14 @@ 5 5 {{toc/}} 6 6 ))) 7 7 8 -(% class="box warningmessage" %) 9 -((( 10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar 11 -))) 12 - 13 13 = Dokumentvorlagen = 14 14 15 15 Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden. 16 16 17 17 18 -== Bereiche == 19 - 20 -Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann. 21 -Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt: 22 - 23 -|**Bereich**|**Anzeige** 24 -|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen 25 -|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt. 26 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden. 27 -|Förderung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung. 28 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden. 29 -|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung. 30 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden. 31 - 32 32 == Dokumentvorlagen erstellen == 33 33 34 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Sch nellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]15 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]] 35 35 36 36 (% style="list-style-type:circle" %) 37 37 * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet. ... ... @@ -73,7 +73,7 @@ 73 73 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv". 74 74 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden. 75 75 76 -== Dokumentvorlage im Überblick == 57 +== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick == 77 77 78 78 [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]] 79 79 ... ... @@ -88,12 +88,7 @@ 88 88 89 89 90 90 91 - 92 - 93 - 94 - 95 - 96 -(% style="width:844.6px" %) 72 +(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %) 97 97 |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung 98 98 |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest. 99 99 |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage. ... ... @@ -121,35 +121,32 @@ 121 121 122 122 123 123 124 -(% style="width:955.6px" %) 100 +(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %) 125 125 |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung 126 -|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen). 127 -|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden. 128 -|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt. 102 +|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch 103 +bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben. 104 +Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.") 105 +|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. 106 +|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. 129 129 |(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen. 130 -|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.131 -|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.108 +|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. 109 +|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. 132 132 |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**. 133 133 |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**. 134 134 135 -(% class="box infomessage" %) 136 -((( 137 -Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten. 138 -))) 139 139 140 140 ==== Seriendruckfeld einfügen ==== 141 141 142 142 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen 143 143 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen 144 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen .118 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen 145 145 146 146 (% style="list-style-type:circle" %) 147 147 * Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt. 148 148 149 149 (% start="4" %) 150 -1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll. 151 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken. 152 -1. Auf Button **Einfügen **klicken. 124 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken 125 +1. Auf Button **Einfügen **klicken 153 153 154 154 (% style="list-style-type:circle" %) 155 155 * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt. ... ... @@ -156,15 +156,13 @@ 156 156 157 157 === Formularfelder im Überblick === 158 158 159 -[[image: Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png"height="408" style="float:left" width="698"]]132 +[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]] 160 160 161 161 (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %) 162 162 |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung** 163 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]]. 164 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt. 165 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]]. 166 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein. 167 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons. 136 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]]. 137 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein. 138 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons. 168 168 169 169 170 170 ... ... @@ -178,123 +178,41 @@ 178 178 179 179 180 180 181 -(% class="box infomessage" %) 182 -((( 183 -Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden. 184 -))) 185 185 186 -==== Textfeld einfügen ==== 187 187 188 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen 189 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 190 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 191 -1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen 192 192 193 -(% style="list-style-type:circle" %) 194 -* Im Dokument erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden. 195 195 196 -==== Kontrollkästchen einfügen ==== 197 197 198 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]] 199 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 200 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 201 -1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen 202 202 203 -(% style="list-style-type:circle" %) 204 -* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden. 205 205 206 -(% start="5" %) 207 -1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern 208 - 209 209 ==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ==== 210 210 211 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]161 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]] 212 212 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 213 213 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 214 -1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen 215 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken 216 -1. Gewünschte Werte eintippen 217 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen 164 +1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen 218 218 219 219 (% style="list-style-type:circle" %) 220 -* ImDokument wird nuneinDropdownmenü angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlageausgewählt wird, kann bei dieserKombinationslisteeinWert ausgewählt werden,.167 +* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt. 221 221 222 -==== Auswahllistenformularfeld einfügen ==== 169 +(% start="5" %) 170 +1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken 223 223 224 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]] 225 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 226 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 227 -1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen 228 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken 229 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen 230 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen 231 - 232 232 (% style="list-style-type:circle" %) 233 -* InDokumentwirdnun ein Dropdownmenü angezeigt. BeimAufklappenwerdenalle festgelegten Auswahlmöglichkeitenangezeigt.173 +* Das Eingabefenster wird geöffnet. 234 234 235 -==== Datumauswahlformularfeld einfügen ==== 175 +(% start="6" %) 176 +1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen 236 236 237 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]] 238 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 239 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 240 -1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen 241 - 242 242 (% style="list-style-type:circle" %) 243 -* Ein Kalenderwird angezeigt.In der Vorauswahlist dasaktuelle Datum zu sehen.179 +* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt. 244 244 245 -== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage == 246 246 247 -[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]] 248 - 249 -(% style="margin-left:auto; width:751px" %) 250 -|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung 251 -|(% style="width:82px" %) |(% style="width:665px" %)((( 252 - 253 -))) 254 -|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail. 255 -|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt... 256 -|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht. 257 - 258 - 259 - 260 - 261 - 262 - 263 - 264 - 265 - 266 - 267 -== Löschen einer Dokumentvorlage == 268 - 269 -Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]] 270 - 271 -Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen. 272 - 273 -Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss. 274 - 275 -Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt. 276 - 277 - 278 - 279 - 280 - 281 - 282 - 283 - 284 -== Kopieren einer Dokumentvorlage == 285 - 286 -x 287 - 288 -x 289 - 290 -x 291 - 292 - 293 293 = Dokumentkategorien = 294 294 295 295 Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden. 296 296 297 -== Dokumentkategorien anlegen == 186 +== **Dokumentkategorien anlegen** == 298 298 299 299 1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 300 300 2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. ... ... @@ -301,7 +301,7 @@ 301 301 3. Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten 302 302 4. Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben. 303 303 304 - ==Dokumentkategorie inaktiv setzen==193 +**Dokumentkategorie inaktiv setzen** 305 305 306 306 Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor: 307 307 ... ... @@ -309,3 +309,7 @@ 309 309 2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 310 310 3. In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern. 311 311 4. Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten. 201 + 202 + 203 + 204 +
- Auswahllisten_Formularfeld.png
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@ 1 -XWiki.MarcoBauer - Größe
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@ 1 -34.6 KB - Inhalt
- Datumauswahl_Formularfeld.png
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