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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/11/03 14:01
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -5,33 +5,14 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -(% class="box warningmessage" %)
9 -(((
10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 -)))
12 -
13 13  = Dokumentvorlagen =
14 14  
15 15  Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 16  
17 17  
18 -== Bereiche ==
19 -
20 -Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 -Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22 -
23 -|**Bereich**|**Anzeige**
24 -|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 -|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 -|Förderung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 -|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 -
32 32  == Dokumentvorlagen erstellen ==
33 33  
34 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
15 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
35 35  
36 36  (% style="list-style-type:circle" %)
37 37  * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
... ... @@ -73,7 +73,7 @@
73 73  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
74 74  |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
75 75  
76 -== Dokumentvorlage im Überblick ==
57 +== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
77 77  
78 78  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
79 79  
... ... @@ -88,12 +88,7 @@
88 88  
89 89  
90 90  
91 -
92 -
93 -
94 -
95 -
96 -(% style="width:844.6px" %)
72 +(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
97 97  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
98 98  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
99 99  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
... ... @@ -121,35 +121,31 @@
121 121  
122 122  
123 123  
124 -(% style="width:955.6px" %)
100 +(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
125 125  |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
126 -|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
127 -|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.
128 -|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
102 +|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
103 +bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
104 +Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
105 +|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
106 +|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
129 129  |(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
130 -|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
131 -|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
108 +|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
109 +|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
132 132  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
133 133  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
134 134  
135 -(% class="box infomessage" %)
136 -(((
137 -Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
138 -)))
139 -
140 140  ==== Seriendruckfeld einfügen ====
141 141  
142 142  1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
143 143  1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
144 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
117 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
145 145  
146 146  (% style="list-style-type:circle" %)
147 147  * Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
148 148  
149 149  (% start="4" %)
150 -1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
151 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
152 -1. Auf Button **Einfügen **klicken.
123 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
124 +1. Auf Button **Einfügen **klicken
153 153  
154 154  (% style="list-style-type:circle" %)
155 155  * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
... ... @@ -156,15 +156,13 @@
156 156  
157 157  === Formularfelder im Überblick ===
158 158  
159 -[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
131 +[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
160 160  
161 161  (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
162 162  |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
163 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
164 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
165 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
166 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
167 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
135 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
136 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
137 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
168 168  
169 169  
170 170  
... ... @@ -178,118 +178,30 @@
178 178  
179 179  
180 180  
181 -(% class="box infomessage" %)
182 -(((
183 -Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
184 -)))
185 185  
186 -==== Textfeld einfügen ====
187 187  
188 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
189 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
190 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
191 -1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
153 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
192 192  
193 -(% style="list-style-type:circle" %)
194 -* Im Dokument erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
195 -
196 -==== Kontrollkästchen einfügen ====
197 -
198 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
155 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
199 199  1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
200 200  1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
201 -1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
158 +1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
202 202  
203 203  (% style="list-style-type:circle" %)
204 -* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
161 +* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
205 205  
206 206  (% start="5" %)
207 -1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
164 +1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
208 208  
209 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
210 -
211 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
212 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
213 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
214 -1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
215 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
216 -1. Gewünschte Werte eintippen
217 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
218 -
219 219  (% style="list-style-type:circle" %)
220 -* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden,.
167 +* Das Eingabefenster wird geöffnet.
221 221  
222 -==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
169 +(% start="6" %)
170 +1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
223 223  
224 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
225 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
226 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
227 -1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
228 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
229 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
230 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
231 -
232 232  (% style="list-style-type:circle" %)
233 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
173 +* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
234 234  
235 -==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
236 -
237 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
238 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
239 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
240 -1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
241 -
242 -(% style="list-style-type:circle" %)
243 -* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
244 -
245 -== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
246 -
247 -[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
248 -
249 -(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
250 -|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
251 -|(% style="width:82px" %) |(% style="width:665px" %)(((
252 -
253 -)))
254 -|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
255 -|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
256 -|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
257 -
258 -
259 -
260 -
261 -
262 -
263 -
264 -
265 -
266 -
267 -== Löschen einer Dokumentvorlage ==
268 -
269 -Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
270 -
271 -Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
272 -
273 -Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
274 -
275 -Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
276 -
277 -
278 -
279 -
280 -
281 -
282 -
283 -
284 -== Kopieren einer Dokumentvorlage ==
285 -
286 -x
287 -
288 -x
289 -
290 -x
291 -
292 -
293 293  = Dokumentkategorien =
294 294  
295 295  Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
... ... @@ -309,3 +309,7 @@
309 309  2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
310 310  3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
311 311  4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
194 +
195 +
196 +
197 +
Auswahllisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -34.6 KB
Inhalt
Datumauswahl_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -50.5 KB
Inhalt
Dokumentvorlage_loeschen.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -186.1 KB
Inhalt
Formularfelder_entfernen.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -230.6 KB
Inhalt
Kombinationslisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -21.2 KB
Inhalt
Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -55.7 KB
Inhalt
Text_Editior_Menuepunkte.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -175.9 KB
Inhalt