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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/09/20 11:06
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/11/03 13:09
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.9 Dokumentvorlagen
1 +010.4 Dokumentvorlagen
Inhalt
... ... @@ -5,33 +5,14 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -(% class="box warningmessage" %)
9 -(((
10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 -)))
12 -
13 13  = Dokumentvorlagen =
14 14  
15 15  Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 16  
17 17  
18 -== Bereiche ==
19 -
20 -Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 -Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22 -
23 -|**Bereich**|**Anzeige**
24 -|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 -|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 -|Förderung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 -|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 -
32 32  == Dokumentvorlagen erstellen ==
33 33  
34 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
15 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
35 35  
36 36  (% style="list-style-type:circle" %)
37 37  * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
... ... @@ -73,7 +73,7 @@
73 73  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
74 74  |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
75 75  
76 -== Dokumentvorlage im Überblick ==
57 +== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
77 77  
78 78  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
79 79  
... ... @@ -88,12 +88,7 @@
88 88  
89 89  
90 90  
91 -
92 -
93 -
94 -
95 -
96 -(% style="width:844.6px" %)
72 +(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
97 97  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
98 98  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
99 99  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
... ... @@ -106,6 +106,7 @@
106 106  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
107 107  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
108 108  
85 +
109 109  === Seriendruckfelder im Überblick ===
110 110  
111 111  [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
... ... @@ -121,35 +121,33 @@
121 121  
122 122  
123 123  
124 -(% style="width:955.6px" %)
101 +(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
125 125  |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
126 -|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
127 -|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.
128 -|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
103 +|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
104 +bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
105 +Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
106 +|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
107 +|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
129 129  |(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
130 -|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
131 -|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
109 +|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
110 +|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
132 132  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
133 133  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
134 134  
135 -(% class="box infomessage" %)
136 -(((
137 -Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
138 -)))
139 139  
115 +
140 140  ==== Seriendruckfeld einfügen ====
141 141  
142 142  1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
143 143  1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
144 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
120 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
145 145  
146 146  (% style="list-style-type:circle" %)
147 147  * Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
148 148  
149 149  (% start="4" %)
150 -1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
151 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
152 -1. Auf Button **Einfügen **klicken.
126 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
127 +1. Auf Button **Einfügen **klicken
153 153  
154 154  (% style="list-style-type:circle" %)
155 155  * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
... ... @@ -156,15 +156,13 @@
156 156  
157 157  === Formularfelder im Überblick ===
158 158  
159 -[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
134 +[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
160 160  
161 161  (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
162 162  |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
163 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
164 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
165 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
166 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
167 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
138 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
139 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
140 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
168 168  
169 169  
170 170  
... ... @@ -175,117 +175,45 @@
175 175  
176 176  
177 177  
178 -(% class="box infomessage" %)
179 -(((
180 -Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
181 -)))
182 182  
183 -==== Textfeld einfügen ====
184 184  
185 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
186 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
187 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
188 -1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
189 189  
190 -(% style="list-style-type:circle" %)
191 -* Im Dokument erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
192 192  
193 -==== Kontrollkästchen einfügen ====
194 194  
195 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
196 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
197 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
198 -1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
199 199  
200 -(% style="list-style-type:circle" %)
201 -* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
202 202  
203 -(% start="5" %)
204 -1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
205 205  
206 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
207 207  
208 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
209 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
210 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
211 -1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
212 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
213 -1. Gewünschte Werte eintippen
214 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
215 215  
216 -(% style="list-style-type:circle" %)
217 -* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden,.
218 218  
219 -==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
162 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
220 220  
221 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
164 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
222 222  1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
223 223  1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
224 -1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
225 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
226 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
227 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
167 +1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
228 228  
229 229  (% style="list-style-type:circle" %)
230 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
170 +* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
231 231  
232 -==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
172 +(% start="5" %)
173 +1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
233 233  
234 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
235 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
236 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
237 -1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
238 -
239 239  (% style="list-style-type:circle" %)
240 -* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
176 +* Das Eingabefenster wird geöffnet.
241 241  
242 -== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
178 +(% start="6" %)
179 +1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
243 243  
244 -[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
181 +(% style="list-style-type:circle" %)
182 +* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
245 245  
246 -(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
247 -|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
248 -|(% style="width:82px" %)1|(% style="width:665px" %)(((
249 -Man öffnet die jeweilige Aktivität inder man die Dokumentvorlage verwendet hat.
250 -)))
251 -|(% style="width:82px" %) |(% style="width:665px" %)
252 -|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieer Dokumentvorlage werden hier aufgelistet.
253 -|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen ** wird das Formularfeld in dieser Aktivität geelöscht.
254 254  
255 255  
186 += Dokumentkategorien =
256 256  
188 +x
257 257  
258 -
259 -
260 -
261 -
262 -
263 -
264 -
265 -
266 -
267 -
268 -
269 -
270 -== Löschen einer Dokumentvorlage ==
271 -
272 -Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
273 -
274 -Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
275 -
276 -Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
277 -
278 -Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
279 -
280 -
281 -
282 -
283 -
284 -
285 -
286 -
287 -== Kopieren einer Dokumentvorlage ==
288 -
289 289  x
290 290  
291 291  x
... ... @@ -293,22 +293,5 @@
293 293  x
294 294  
295 295  
296 -= Dokumentkategorien =
297 297  
298 -Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
299 -
300 -== Dokumentkategorien anlegen ==
301 -
302 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
303 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
304 -3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
305 -4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
306 -
307 -== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
308 -
309 -Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
310 -
311 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
312 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
313 -3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
314 -4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
198 +
Auswahllisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -34.6 KB
Inhalt
Datumauswahl_Formularfeld.png
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -50.5 KB
Inhalt
Dokumentvorlage_loeschen.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -186.1 KB
Inhalt
Formularfelder_entfernen.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Kombinationslisten_Formularfeld.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Text_Editior_Menuepunkte.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -175.9 KB
Inhalt