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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/09/20 11:42
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/25 09:22
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.9 Dokumentvorlagen
1 +Dokumente
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -1,81 +1,37 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
3 +**Alles rund um die Dokumente:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -(% class="box warningmessage" %)
9 -(((
10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 -)))
8 += Dokumente intern und extern =
12 12  
13 -= Dokumentvorlagen =
10 +Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 +Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 +Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 +Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
14 14  
15 -Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
15 +== Dokumente interner Natur ==
16 16  
17 +Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 +Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 +Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
17 17  
18 -== Bereiche ==
21 +=== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ===
19 19  
20 -Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 -Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22 -
23 -|**Bereich**|**Anzeige**
24 -|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 -|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 -|Förderung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 -|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 -
32 -== Dokumentvorlagen erstellen ==
33 -
34 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
35 -
36 -(% style="list-style-type:circle" %)
37 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
38 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
39 -
40 -(% start="2" %)
41 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
42 -
43 -(% style="list-style-type:circle" %)
44 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
45 -
46 -(% start="3" %)
47 -1. **+** Icon anklicken
48 -
49 -(% style="list-style-type:circle" %)
50 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
51 -
52 -(% start="4" %)
53 -1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
54 -1. **Bezeichnung **eingeben
55 -1. **Kategorie **auswählen
56 -1. **Stiftung **auswählen
57 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
58 -1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
59 -
60 -(% style="list-style-type:circle" %)
61 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
62 -
63 -== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
64 -
65 65  [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
66 66  
67 67  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
68 68  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
69 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
70 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
27 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
28 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
71 71  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
72 72  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
73 73  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
74 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
32 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
75 75  
76 -== Dokumentvorlage im Überblick ==
77 77  
78 -[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
79 79  
80 80  
81 81  
... ... @@ -84,7 +84,9 @@
84 84  
85 85  
86 86  
43 +=== Der Designer für das Dokument im Überblick ===
87 87  
45 +[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
88 88  
89 89  
90 90  
... ... @@ -93,24 +93,22 @@
93 93  
94 94  
95 95  
96 -(% style="width:844.6px" %)
97 -|=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
98 -|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
99 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
100 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
101 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:738px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
102 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
103 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:738px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
104 -|(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:738px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
105 -|(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:738px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
106 -|(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
107 -|(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
108 108  
109 -=== Seriendruckfelder im Überblick ===
110 110  
111 -[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
112 112  
113 113  
58 +(% style="margin-right:auto; width:849.6px" %)
59 +|=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 744px;" %)Beschreibung
60 +|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:744px" %)xx
61 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:744px" %)xx
62 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:744px" %)xx
63 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:744px" %)xx
64 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:744px" %)xx
65 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:744px" %)xx
66 +|(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:744px" %)xx
67 +|(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:744px" %)xx
68 +|(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:744px" %)xx
69 +|(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:744px" %)xx
114 114  
115 115  
116 116  
... ... @@ -121,140 +121,75 @@
121 121  
122 122  
123 123  
124 -(% style="width:955.6px" %)
125 -|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
126 -|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
127 -|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.
128 -|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
129 -|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
130 -|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
131 -|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
132 -|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
133 -|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
134 134  
135 -(% class="box infomessage" %)
136 -(((
137 -Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
138 -)))
139 139  
140 -==== Seriendruckfeld einfügen ====
141 141  
142 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
143 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
144 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
145 145  
146 -(% style="list-style-type:circle" %)
147 -* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
148 148  
149 -(% start="4" %)
150 -1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
151 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
152 -1. Auf Button **Einfügen **klicken.
85 +xx
153 153  
154 -(% style="list-style-type:circle" %)
155 -* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
87 +xx
156 156  
157 -=== Formularfelder im Überblick ===
89 +=== Dokument im Windows Client intern erstellen ===
158 158  
159 -[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
91 +xx
160 160  
161 -(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
162 -|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
163 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
164 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
165 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
166 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
167 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
93 +=== Dokumentvorlagen ===
168 168  
95 +xx
169 169  
97 +==== Dokumentvorlagen erstellen ====
170 170  
99 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
171 171  
172 -
173 -
174 -
175 -
176 -
177 -(% class="box infomessage" %)
178 -(((
179 -Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
180 -)))
181 -
182 -==== Textfeld einfügen ====
183 -
184 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
185 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
186 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
187 -1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
188 -
189 189  (% style="list-style-type:circle" %)
190 -* Im Dokument erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
102 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
103 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
191 191  
192 -==== Kontrollkästchen einfügen ====
105 +(% start="2" %)
106 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
193 193  
194 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
195 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
196 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
197 -1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
198 -
199 199  (% style="list-style-type:circle" %)
200 -* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
109 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
201 201  
202 -(% start="5" %)
203 -1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
111 +(% start="3" %)
112 +1. **+** Symbol anklicken
204 204  
205 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
206 -
207 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
208 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
209 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
210 -1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
211 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
212 -1. Gewünschte Werte eintippen
213 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
214 -
215 215  (% style="list-style-type:circle" %)
216 -* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden,.
115 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
217 217  
218 -==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
117 +(% start="4" %)
118 +1. **Bereich **auswählen
119 +1. **Bezeichnung **eingeben
120 +1. **Kategorie **auswählen
121 +1. **Stiftung **auswählen
122 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
123 +1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
219 219  
220 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
221 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
222 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
223 -1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
224 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
225 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
226 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
227 -
228 228  (% style="list-style-type:circle" %)
229 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
126 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
230 230  
231 -==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
128 +==== Dokumentvorlagen formatieren ====
232 232  
233 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
234 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
235 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
236 -1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
130 +xx
237 237  
238 -(% style="list-style-type:circle" %)
239 -* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
132 +==== Formularvorlagen ====
240 240  
241 -== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
134 +xx
242 242  
243 -[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
136 +==== Seriendruckvorlagen ====
244 244  
245 -(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
246 -|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
247 -|(% style="width:82px" %)1|(% style="width:665px" %)(((
248 -Man öffnet die jeweilige Aktivität inder man die Dokumentvorlage verwendet hat.
249 -)))
250 -|(% style="width:82px" %) |(% style="width:665px" %)
251 -|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieer Dokumentvorlage werden hier aufgelistet.
252 -|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen ** wird das Formularfeld in dieser Aktivität geelöscht.
138 +xx
253 253  
140 +== Dokumente externer Natur ==
254 254  
142 +xx
255 255  
144 +=== Mögliche Dateitypen ===
256 256  
146 +xx
257 257  
148 +=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
258 258  
259 259  
260 260  
... ... @@ -266,38 +266,37 @@
266 266  
267 267  
268 268  
269 -== Löschen einer Dokumentvorlage ==
270 270  
271 -Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
272 -Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
273 -Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
274 274  
275 275  
276 -== Kopieren einer Dokumentvorlage ==
163 +**Frühere Version:**
277 277  
278 -x
165 +Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
279 279  
280 -x
281 281  
282 -x
168 +**Dokument hinzufügen**
283 283  
170 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
171 +2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
172 +3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
173 +a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
174 +b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
175 +4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
176 +5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
177 +6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
284 284  
285 -= Dokumentkategorien =
179 +**Dokument löschen**
286 286  
287 -Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
181 +Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
182 +Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
288 288  
289 -== Dokumentkategorien anlegen ==
184 +Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
290 290  
291 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
292 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
293 -3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
294 -4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
186 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
187 +2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
188 +3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
295 295  
296 -== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
297 297  
298 -Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
191 +**Dokumente per E-Mail verschicken**
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300 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
301 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
302 -3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
303 -4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
193 +Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
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