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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/09/20 11:42
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/25 13:26
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.9 Dokumentvorlagen
1 +Dokumente
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -1,87 +1,45 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
3 +**Alles rund um die Dokumente:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -(% class="box warningmessage" %)
9 -(((
10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 -)))
8 += Dokumente intern und extern =
12 12  
13 -= Dokumentvorlagen =
10 +Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 +Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 +Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 +Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
14 14  
15 -Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
15 += Dokumente interner Natur =
16 16  
17 +Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 +Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 +Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
17 17  
18 -== Bereiche ==
21 +== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
19 19  
20 -Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 -Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22 -
23 -|**Bereich**|**Anzeige**
24 -|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 -|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 -|Förderung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 -|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 -
32 -== Dokumentvorlagen erstellen ==
33 -
34 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
35 -
36 -(% style="list-style-type:circle" %)
37 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
38 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
39 -
40 -(% start="2" %)
41 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
42 -
43 -(% style="list-style-type:circle" %)
44 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
45 -
46 -(% start="3" %)
47 -1. **+** Icon anklicken
48 -
49 -(% style="list-style-type:circle" %)
50 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
51 -
52 -(% start="4" %)
53 -1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
54 -1. **Bezeichnung **eingeben
55 -1. **Kategorie **auswählen
56 -1. **Stiftung **auswählen
57 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
58 -1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
59 -
60 -(% style="list-style-type:circle" %)
61 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
62 -
63 -== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
64 -
65 65  [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
66 66  
67 67  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
68 68  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
69 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
70 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
27 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
28 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
71 71  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
72 72  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
73 73  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
74 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
32 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
75 75  
76 -== Dokumentvorlage im Überblick ==
77 77  
78 -[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
79 79  
80 80  
81 81  
82 82  
83 83  
40 +== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
84 84  
42 +[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
85 85  
86 86  
87 87  
... ... @@ -93,13 +93,14 @@
93 93  
94 94  
95 95  
96 -(% style="width:844.6px" %)
54 +
55 +(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
97 97  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
98 -|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
57 +|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Allgemein **wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
99 99  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
100 100  |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
101 101  |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:738px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
102 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
61 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man **Seriendruckfelder **in die Dokumentenvorlage einbetten.
103 103  |(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:738px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
104 104  |(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:738px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
105 105  |(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:738px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
... ... @@ -106,9 +106,7 @@
106 106  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
107 107  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
108 108  
109 -=== Seriendruckfelder im Überblick ===
110 110  
111 -[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
112 112  
113 113  
114 114  
... ... @@ -121,145 +121,107 @@
121 121  
122 122  
123 123  
124 -(% style="width:955.6px" %)
125 -|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
126 -|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
127 -|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.
128 -|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
129 -|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
130 -|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
131 -|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
132 -|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
133 -|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
134 134  
135 -(% class="box infomessage" %)
136 -(((
137 -Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
138 -)))
82 +== Seriendruckfeld im Überblick ==
139 139  
140 -==== Seriendruckfeld einfügen ====
84 +[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
141 141  
142 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
143 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
144 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
145 145  
146 -(% style="list-style-type:circle" %)
147 -* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
148 148  
149 -(% start="4" %)
150 -1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
151 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
152 -1. Auf Button **Einfügen **klicken.
153 153  
154 -(% style="list-style-type:circle" %)
155 -* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
156 156  
157 -=== Formularfelder im Überblick ===
158 158  
159 -[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
160 160  
161 -(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
162 -|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
163 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
164 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
165 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
166 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
167 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
168 168  
169 169  
170 170  
171 171  
172 172  
97 +(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
98 +|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
99 +|(% style="width:94px" %)1|(% style="width:860px" %)
100 +|(% style="width:94px" %)2|(% style="width:860px" %)
101 +|(% style="width:94px" %)3|(% style="width:860px" %)
102 +|(% style="width:94px" %)4|(% style="width:860px" %)
103 +|(% style="width:94px" %)5|(% style="width:860px" %)
104 +|(% style="width:94px" %)6|(% style="width:860px" %)
105 +|(% style="width:94px" %)7|(% style="width:860px" %)
106 +|(% style="width:94px" %)8|(% style="width:860px" %)
173 173  
174 174  
175 175  
176 176  
177 -(% class="box infomessage" %)
178 -(((
179 -Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
180 -)))
181 181  
182 -==== Textfeld einfügen ====
183 183  
184 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
185 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
186 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
187 -1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
188 188  
189 -(% style="list-style-type:circle" %)
190 -* Im Dokument erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
191 191  
192 -==== Kontrollkästchen einfügen ====
193 193  
194 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
195 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
196 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
197 -1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
198 198  
199 -(% style="list-style-type:circle" %)
200 -* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
201 201  
202 -(% start="5" %)
203 -1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
204 204  
205 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
206 206  
207 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
208 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
209 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
210 -1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
211 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
212 -1. Gewünschte Werte eintippen
213 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
120 +xx
214 214  
215 -(% style="list-style-type:circle" %)
216 -* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden,.
122 +== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
217 217  
218 -==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
124 +xx
219 219  
220 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
221 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
222 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
223 -1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
224 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
225 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
226 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
126 +== Dokumentvorlagen ==
227 227  
128 +xx
129 +
130 +=== Dokumentvorlagen erstellen ===
131 +
132 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
133 +
228 228  (% style="list-style-type:circle" %)
229 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
135 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
136 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
230 230  
231 -==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
138 +(% start="2" %)
139 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
232 232  
233 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
234 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
235 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
236 -1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
141 +(% style="list-style-type:circle" %)
142 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
237 237  
144 +(% start="3" %)
145 +1. **+** Symbol anklicken
146 +
238 238  (% style="list-style-type:circle" %)
239 -* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
148 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
240 240  
241 -== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
150 +(% start="4" %)
151 +1. **Bereich **auswählen
152 +1. **Bezeichnung **eingeben
153 +1. **Kategorie **auswählen
154 +1. **Stiftung **auswählen
155 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
156 +1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
242 242  
243 -[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
158 +(% style="list-style-type:circle" %)
159 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
244 244  
245 -(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
246 -|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
247 -|(% style="width:82px" %)1|(% style="width:665px" %)(((
248 -Man öffnet die jeweilige Aktivität inder man die Dokumentvorlage verwendet hat.
249 -)))
250 -|(% style="width:82px" %) |(% style="width:665px" %)
251 -|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieer Dokumentvorlage werden hier aufgelistet.
252 -|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen ** wird das Formularfeld in dieser Aktivität geelöscht.
161 +=== Dokumentvorlagen formatieren ===
253 253  
163 +xx
254 254  
165 +==== Formularvorlagen ====
255 255  
167 +xx
256 256  
169 +==== Seriendruckvorlagen ====
257 257  
171 +xx
258 258  
173 += Dokumente externer Natur =
259 259  
175 +xx
260 260  
177 +=== Mögliche Dateitypen ===
261 261  
179 +xx
262 262  
181 +=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
263 263  
264 264  
265 265  
... ... @@ -266,38 +266,42 @@
266 266  
267 267  
268 268  
269 -== Löschen einer Dokumentvorlage ==
270 270  
271 -Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
272 -Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
273 -Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
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276 -== Kopieren einer Dokumentvorlage ==
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285 -= Dokumentkategorien =
196 +**Frühere Version:**
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287 -Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
198 +Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
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289 -== Dokumentkategorien anlegen ==
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291 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
292 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
293 -3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
294 -4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
201 +**Dokument hinzufügen**
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296 -== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
203 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
204 +2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
205 +3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
206 +a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
207 +b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
208 +4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
209 +5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
210 +6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
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298 -Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
212 +**Dokument löschen**
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300 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
301 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
302 -3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
303 -4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
214 +Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
215 +Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
216 +
217 +Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
218 +
219 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
220 +2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
221 +3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
222 +
223 +
224 +**Dokumente per E-Mail verschicken**
225 +
226 +Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
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