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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
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am 2024/09/26 16:09
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am 2023/08/25 13:27
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.9 Dokumentvorlagen
1 +Dokumente
Inhalt
... ... @@ -1,91 +1,44 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
3 +**Alles rund um die Dokumente:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -(% class="box warningmessage" %)
9 -(((
10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 -)))
8 += Dokumente intern und extern =
12 12  
13 -= Dokumentvorlagen =
10 +Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 +Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 +Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 +Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
14 14  
15 -Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
15 += Dokumente interner Natur =
16 16  
17 +Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 +Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 +Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
17 17  
18 -== Bereiche ==
21 +== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
19 19  
20 -Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 -Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22 -
23 -|**Bereich**|**Anzeige**
24 -|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 -|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 -|Förderung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 -|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 -|Beschluss|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss.
32 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden.
33 -|Mietvertrag|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag.
34 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden
35 -|Fundraisingprodukt|?? (noch nicht gehabt)
36 -
37 -== Dokumentvorlagen erstellen ==
38 -
39 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
40 -
41 -(% style="list-style-type:circle" %)
42 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
43 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
44 -
45 -(% start="2" %)
46 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
47 -
48 -(% style="list-style-type:circle" %)
49 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
50 -
51 -(% start="3" %)
52 -1. **+** Icon anklicken
53 -
54 -(% style="list-style-type:circle" %)
55 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
56 -
57 -(% start="4" %)
58 -1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
59 -1. **Bezeichnung **eingeben
60 -1. **Kategorie **auswählen
61 -1. **Stiftung **auswählen
62 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
63 -1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
64 -
65 -(% style="list-style-type:circle" %)
66 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
67 -
68 -== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
69 -
70 70  [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
71 71  
72 72  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
73 73  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
74 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
75 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
27 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
28 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
76 76  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
77 77  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
78 78  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
79 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
32 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
80 80  
81 -== Dokumentvorlage im Überblick ==
82 82  
83 -[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
84 84  
85 85  
86 86  
87 87  
39 +== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
88 88  
41 +[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
89 89  
90 90  
91 91  
... ... @@ -98,13 +98,13 @@
98 98  
99 99  
100 100  
101 -(% style="width:844.6px" %)
54 +(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
102 102  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
103 103  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
104 104  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
105 105  |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
106 106  |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:738px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
107 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
60 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man **Seriendruckfelder **in die Dokumentenvorlage einbetten.
108 108  |(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:738px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
109 109  |(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:738px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
110 110  |(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:738px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
... ... @@ -111,9 +111,7 @@
111 111  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
112 112  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
113 113  
114 -=== Seriendruckfelder im Überblick ===
115 115  
116 -[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
117 117  
118 118  
119 119  
... ... @@ -126,186 +126,148 @@
126 126  
127 127  
128 128  
129 -(% style="width:955.6px" %)
130 -|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
131 -|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
132 -|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.
133 -|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
134 -|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
135 -|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
136 -|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
137 -|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
138 -|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
139 139  
140 -(% class="box infomessage" %)
141 -(((
142 -Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
143 -)))
81 +== Seriendruckfeld im Überblick ==
144 144  
145 -==== Seriendruckfeld einfügen ====
83 +[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
146 146  
147 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
148 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
149 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
150 150  
151 -(% style="list-style-type:circle" %)
152 -* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
153 153  
154 -(% start="4" %)
155 -1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
156 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
157 -1. Auf Button **Einfügen **klicken.
158 158  
159 -(% style="list-style-type:circle" %)
160 -* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
161 161  
162 -=== Formularfelder im Überblick ===
163 163  
164 -[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
165 165  
166 -(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
167 -|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
168 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
169 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
170 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
171 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
172 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
173 173  
174 174  
175 175  
176 176  
177 177  
96 +(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
97 +|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
98 +|(% style="width:94px" %)1|(% style="width:860px" %)
99 +|(% style="width:94px" %)2|(% style="width:860px" %)
100 +|(% style="width:94px" %)3|(% style="width:860px" %)
101 +|(% style="width:94px" %)4|(% style="width:860px" %)
102 +|(% style="width:94px" %)5|(% style="width:860px" %)
103 +|(% style="width:94px" %)6|(% style="width:860px" %)
104 +|(% style="width:94px" %)7|(% style="width:860px" %)
105 +|(% style="width:94px" %)8|(% style="width:860px" %)
178 178  
179 179  
180 -(% class="box infomessage" %)
181 -(((
182 -Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
183 -)))
184 184  
185 -==== Textfeld einfügen ====
186 186  
187 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
188 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
189 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
190 -1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
191 191  
192 -(% style="list-style-type:circle" %)
193 -* Im Dokument erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
194 194  
195 -==== Kontrollkästchen einfügen ====
196 196  
197 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
198 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
199 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
200 -1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
201 201  
202 -(% style="list-style-type:circle" %)
203 -* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
204 204  
205 -(% start="5" %)
206 -1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
207 207  
208 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
209 209  
210 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
211 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
212 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
213 -1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
214 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
215 -1. Gewünschte Werte eintippen
216 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
217 217  
218 -(% style="list-style-type:circle" %)
219 -* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden,.
118 +xx
220 220  
221 -==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
120 +== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
222 222  
223 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
224 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
225 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
226 -1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
227 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
228 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
229 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
122 +xx
230 230  
124 +== Dokumentvorlagen ==
125 +
126 +xx
127 +
128 +=== Dokumentvorlagen erstellen ===
129 +
130 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
131 +
231 231  (% style="list-style-type:circle" %)
232 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
133 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
134 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
233 233  
234 -==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
136 +(% start="2" %)
137 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
235 235  
236 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
237 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
238 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
239 -1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
139 +(% style="list-style-type:circle" %)
140 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
240 240  
142 +(% start="3" %)
143 +1. **+** Symbol anklicken
144 +
241 241  (% style="list-style-type:circle" %)
242 -* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
146 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
243 243  
244 -== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
148 +(% start="4" %)
149 +1. **Bereich **auswählen
150 +1. **Bezeichnung **eingeben
151 +1. **Kategorie **auswählen
152 +1. **Stiftung **auswählen
153 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
154 +1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
245 245  
246 -[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
156 +(% style="list-style-type:circle" %)
157 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
247 247  
248 -(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
249 -|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
250 -|(% style="width:82px" %)1|(% style="width:665px" %)(((
251 -Man öffnet die jeweilige Aktivität inder man die Dokumentvorlage verwendet hat.
252 -)))
253 -|(% style="width:82px" %) |(% style="width:665px" %)
254 -|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieer Dokumentvorlage werden hier aufgelistet.
255 -|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen ** wird das Formularfeld in dieser Aktivität geelöscht.
159 +=== Dokumentvorlagen formatieren ===
256 256  
161 +xx
257 257  
163 +==== Formularvorlagen ====
258 258  
165 +xx
259 259  
167 +==== Seriendruckvorlagen ====
260 260  
169 +xx
261 261  
171 += Dokumente externer Natur =
262 262  
173 +xx
263 263  
175 +=== Mögliche Dateitypen ===
264 264  
177 +xx
265 265  
179 +=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
266 266  
267 267  
268 268  
269 269  
270 -== Löschen einer Dokumentvorlage ==
271 271  
272 -Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
273 -Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
274 -Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
275 275  
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277 -== Dokumentvorlage kopieren ==
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279 -1. In Schnellsuche Begriff **Dokumentvorlage** eingeben und **Enter**-Taste drücken
280 -1. Dokumentvorlagen aus den Suchergebnissen wählen
281 -1. In der Übersicht auf gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick öffnen
282 -1. Auf Button **Vorlage kopieren **links unten vom Desktop der gewünschten Dokumentvorlage klicken
283 -1. Im geöffneten Fenster Neue Vorlage **Bezeichnung **(abändern, da sonst eine Fehlermeldung kommt, dass es die Bezeichnung schon gibt) und **Stiftung **(**kein **Pflichtfeld) eingeben
284 -1. Mit **OK**-Button bestätigen
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286 -* Die Kopie der Dokumentvorlage wurde erstellt und man gelangt direkt nach der Erstellung automatisch in den Desktop der Kopie.
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288 -x
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290 -x
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293 -= Dokumentkategorien =
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295 -Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
194 +**Frühere Version:**
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297 -== Dokumentkategorien anlegen ==
196 +Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
298 298  
299 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
300 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
301 -3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
302 -4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
303 303  
304 -== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
199 +**Dokument hinzufügen**
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306 -Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
201 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
202 +2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
203 +3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
204 +a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
205 +b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
206 +4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
207 +5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
208 +6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
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308 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
309 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
310 -3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
311 -4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
210 +**Dokument löschen**
211 +
212 +Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
213 +Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
214 +
215 +Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
216 +
217 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
218 +2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
219 +3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
220 +
221 +
222 +**Dokumente per E-Mail verschicken**
223 +
224 +Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
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