Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zusammenfassung

• Seiteneigenschaften (2 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
• Anhänge (0 geändert, 0 hinzugefügt, 8 gelöscht)
  • Auswahllisten_Formularfeld.png
  • Datumauswahl_Formularfeld.png
  • Dokumentvorlage_loeschen.png
  • Formularfelder_entfernen.png
  • Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png
  • Kombinationslisten_Formularfeld.png
  • Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
  • Text_Editior_Menuepunkte.png

Details

Seiteneigenschaften

Titel

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-010.9 Dokumentvorlagen
	1	+Dokumente

Inhalt

...	...	@@ -1,84 +1,37 @@
1	1	(% class="box" %)
2	2	(((
3		-**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
	3	+**Alles rund um die Dokumente:**
4	4
5	5	{{toc/}}
6	6	)))
7	7
8		-(% class="box warningmessage" %)
9		-(((
10		-Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11		-)))
	8	+= Dokumente intern und extern =
12	12
13		-= Dokumentvorlagen =
	10	+Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
	11	+Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
	12	+Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
	13	+Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
14	14
15		-Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
	15	+= Dokumente interner Natur =
16	16
	17	+Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
	18	+Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
	19	+Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
17	17
18		-== Bereiche ==
	21	+== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
19	19
20		-Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21		-Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22		-
23		-|**Bereich**|**Anzeige**
24		-|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25		-|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27		-|Förderung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29		-|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31		-|Beschluss|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss.
32		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden.
33		-|Mietvertrag|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag.
34		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden
35		-|Fundraisingprodukt|?? (noch nicht gehabt)
36		-
37		-== Dokumentvorlagen erstellen ==
38		-
39		-1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
40		-
41		-(% style="list-style-type:circle" %)
42		-* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
43		-* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
44		-
45		-(% start="2" %)
46		-1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
47		-
48		-(% style="list-style-type:circle" %)
49		-* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
50		-
51		-(% start="3" %)
52		-1. **+** Icon anklicken
53		-
54		-(% style="list-style-type:circle" %)
55		-* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
56		-
57		-(% start="4" %)
58		-1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
59		-1. **Bezeichnung **eingeben
60		-1. **Kategorie **auswählen
61		-1. **Stiftung **auswählen
62		-1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
63		-1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
64		-
65		-(% style="list-style-type:circle" %)
66		-* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
67		-
68		-== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
69		-
70	70	[[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
71	71
72	72	(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
73	73	|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
74		-|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
75		-|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
	27	+|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
	28	+|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
76	76	|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
77	77	|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
78	78	|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
79		-|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
	32	+|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
80	80
81		-== Dokumentvorlage im Überblick ==
	34	+== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
82	82
83	83	[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
84	84
...	...	@@ -93,12 +93,7 @@
93	93
94	94
95	95
96		-
97		-
98		-
99		-
100		-
101		-(% style="width:844.6px" %)
	49	+(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
102	102	|=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
103	103	|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
104	104	|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
...	...	@@ -111,6 +111,18 @@
111	111	|(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
112	112	|(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
113	113
	62	+
	63	+
	64	+
	65	+
	66	+
	67	+
	68	+
	69	+
	70	+
	71	+
	72	+
	73	+
114	114	=== Seriendruckfelder im Überblick ===
115	115
116	116	[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
...	...	@@ -126,50 +126,43 @@
126	126
127	127
128	128
129		-(% style="width:955.6px" %)
	89	+(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
130	130	|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
131		-|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
132		-|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.
133		-|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
	91	+|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
	92	+bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
	93	+Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
	94	+|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
	95	+|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
134	134	|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
135		-|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
136		-|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
	97	+|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
	98	+|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
137	137	|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
138	138	|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
139	139
140		-(% class="box infomessage" %)
141		-(((
142		-Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
143		-)))
144	144
145		-==== Seriendruckfeld einfügen ====
146	146
147		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
148		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
149		-1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
150	150
151		-(% style="list-style-type:circle" %)
152		-* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
153	153
154		-(% start="4" %)
155		-1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
156		-1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
157		-1. Auf Button **Einfügen **klicken.
158	158
159		-(% style="list-style-type:circle" %)
160		-* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
161	161
	108	+
	109	+
	110	+
	111	+
	112	+
	113	+
	114	+
	115	+
	116	+
162	162	=== Formularfelder im Überblick ===
163	163
164		-[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
	119	+[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
165	165
166	166	(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
167	167	|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
168		-|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
169		-|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
170		-|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
171		-|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
172		-|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
	123	+|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
	124	+|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
	125	+|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
173	173
174	174
175	175
...	...	@@ -177,135 +177,123 @@
177	177
178	178
179	179
180		-(% class="box infomessage" %)
181		-(((
182		-Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
183		-)))
	133	+xx
184	184
185		-==== Textfeld einfügen ====
	135	+==== Kombinationslisten einfügen ====
186	186
187		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
188		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
189		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
190		-1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
	137	+xx
191	191
192		-(% style="list-style-type:circle" %)
193		-* Im Dokument erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
	139	+xx
194	194
195		-==== Kontrollkästchen einfügen ====
196	196
197		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
198		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
199		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
200		-1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
201	201
202		-(% style="list-style-type:circle" %)
203		-* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
204	204
205		-(% start="5" %)
206		-1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
207	207
208		-==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
209	209
210		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
211		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
212		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
213		-1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
214		-1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
215		-1. Gewünschte Werte eintippen
216		-1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
217	217
218		-(% style="list-style-type:circle" %)
219		-* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden,.
220	220
221		-==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
	148	+== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
222	222
223		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
224		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
225		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
226		-1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
227		-1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
228		-1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
229		-1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
	150	+xx
230	230
	152	+== Dokumentvorlagen ==
	153	+
	154	+xx
	155	+
	156	+=== Dokumentvorlagen erstellen ===
	157	+
	158	+1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
	159	+
231	231	(% style="list-style-type:circle" %)
232		-* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
	161	+* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
	162	+* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
233	233
234		-==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
	164	+(% start="2" %)
	165	+1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
235	235
236		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
237		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
238		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
239		-1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
	167	+(% style="list-style-type:circle" %)
	168	+* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
240	240
	170	+(% start="3" %)
	171	+1. **+** Symbol anklicken
	172	+
241	241	(% style="list-style-type:circle" %)
242		-* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
	174	+* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
243	243
244		-== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
	176	+(% start="4" %)
	177	+1. **Bereich **auswählen
	178	+1. **Bezeichnung **eingeben
	179	+1. **Kategorie **auswählen
	180	+1. **Stiftung **auswählen
	181	+1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
	182	+1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
245	245
246		-[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
	184	+(% style="list-style-type:circle" %)
	185	+* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
247	247
248		-(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
249		-|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
250		-|(% style="width:82px" %)1|(% style="width:665px" %)(((
251		-Man öffnet die jeweilige Aktivität inder man die Dokumentvorlage verwendet hat.
252		-)))
253		-|(% style="width:82px" %) |(% style="width:665px" %)
254		-|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieer Dokumentvorlage werden hier aufgelistet.
255		-|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen ** wird das Formularfeld in dieser Aktivität geelöscht.
	187	+=== Dokumentvorlagen formatieren ===
256	256
	189	+xx
257	257
	191	+==== Formularvorlagen ====
258	258
	193	+xx
259	259
	195	+==== Seriendruckvorlagen ====
260	260
	197	+xx
261	261
	199	+= Dokumente externer Natur =
262	262
	201	+xx
263	263
	203	+=== Mögliche Dateitypen ===
264	264
	205	+xx
265	265
	207	+=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
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270		-== Löschen einer Dokumentvorlage ==
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272		-Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
273		-Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
274		-Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
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277		-== Dokumentvorlage kopieren ==
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279		-1. In Schnellsuche Begriff **Dokumentvorlage** eingeben und **Enter**-Taste drücken
280		-1. Dokumentvorlagen aus den Suchergebnissen wählen
281		-1. In der Übersicht auf gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick öffnen
282		-1. Auf Button **Vorlage kopieren **links unten vom Desktop der gewünschten Dokumentvorlage klicken
283		-1. Im geöffneten Fenster Neue Vorlage **Bezeichnung **(abändern, da sonst eine Fehlermeldung kommt, dass es die Bezeichnung schon gibt) und **Stiftung **(**kein **Pflichtfeld) eingeben
284		-1. Mit **OK**-Button bestätigen
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286		-* Die Kopie der Dokumentvorlage wurde erstellt und man gelangt direkt nach der Erstellung automatisch in den Desktop der Kopie.
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288		-x
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290		-x
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293		-= Dokumentkategorien =
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295		-Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
	222	+**Frühere Version:**
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297		-== Dokumentkategorien anlegen ==
	224	+Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
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299		-1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
300		-2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
301		-3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
302		-4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
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304		-== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
	227	+**Dokument hinzufügen**
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306		-Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
	229	+1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
	230	+2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können.
	231	+3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
	232	+a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“.
	233	+b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“.
	234	+4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente.
	235	+5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
	236	+6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
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308		-1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
309		-2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
310		-3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
311		-4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
	238	+**Dokument löschen**
	239	+
	240	+Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden.
	241	+Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
	242	+
	243	+Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
	244	+
	245	+1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
	246	+2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“.
	247	+3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
	248	+
	249	+
	250	+**Dokumente per E-Mail verschicken**
	251	+
	252	+Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.

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