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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/09/26 16:09
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am 2024/06/14 14:19
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -15,28 +15,9 @@
15 15  Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 16  
17 17  
18 -== Bereiche ==
19 -
20 -Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 -Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22 -
23 -|**Bereich**|**Anzeige**
24 -|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 -|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 -|Förderung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 -|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 -|Beschluss|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss.
32 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden.
33 -|Mietvertrag|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag.
34 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden
35 -|Fundraisingprodukt|?? (noch nicht gehabt)
36 -
37 37  == Dokumentvorlagen erstellen ==
38 38  
39 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
20 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
40 40  
41 41  (% style="list-style-type:circle" %)
42 42  * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
... ... @@ -78,7 +78,7 @@
78 78  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
79 79  |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
80 80  
81 -== Dokumentvorlage im Überblick ==
62 +== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
82 82  
83 83  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
84 84  
... ... @@ -93,12 +93,7 @@
93 93  
94 94  
95 95  
96 -
97 -
98 -
99 -
100 -
101 -(% style="width:844.6px" %)
77 +(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
102 102  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
103 103  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
104 104  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
... ... @@ -126,39 +126,56 @@
126 126  
127 127  
128 128  
129 -(% style="width:955.6px" %)
105 +(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
130 130  |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
131 -|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
132 -|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.
133 -|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
107 +|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
108 +bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
109 +Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
110 +|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
111 +|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
134 134  |(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
135 -|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
136 -|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
113 +|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
114 +|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
137 137  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
138 138  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
139 139  
140 -(% class="box infomessage" %)
141 -(((
142 -Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
143 -)))
144 -
145 145  ==== Seriendruckfeld einfügen ====
146 146  
147 147  1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
148 148  1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
149 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
122 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
150 150  
151 151  (% style="list-style-type:circle" %)
152 152  * Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
153 153  
154 154  (% start="4" %)
155 -1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
156 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
157 -1. Auf Button **Einfügen **klicken.
128 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
129 +1. Auf Button **Einfügen **klicken
158 158  
159 159  (% style="list-style-type:circle" %)
160 160  * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
161 161  
134 +
135 +
136 +
137 +
138 +
139 +
140 +
141 +
142 +
143 +
144 +
145 +
146 +
147 +
148 +
149 +
150 +
151 +
152 +
153 +
154 +
162 162  === Formularfelder im Überblick ===
163 163  
164 164  [[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
... ... @@ -169,7 +169,7 @@
169 169  |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
170 170  |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
171 171  |(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
172 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
165 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
173 173  
174 174  
175 175  
... ... @@ -177,119 +177,73 @@
177 177  
178 178  
179 179  
180 -(% class="box infomessage" %)
181 -(((
182 -Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
183 -)))
184 184  
185 -==== Textfeld einfügen ====
186 186  
187 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
188 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
189 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
190 -1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
191 191  
192 -(% style="list-style-type:circle" %)
193 -* Im Dokument erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
194 194  
195 -==== Kontrollkästchen einfügen ====
196 196  
197 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
198 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
199 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
200 -1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
201 201  
202 -(% style="list-style-type:circle" %)
203 -* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
204 204  
205 -(% start="5" %)
206 -1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
207 207  
208 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
181 +xx
209 209  
210 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
211 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
212 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
213 -1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
214 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
215 -1. Gewünschte Werte eintippen
216 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
183 +==== Textfeld einfügen ====
217 217  
218 -(% style="list-style-type:circle" %)
219 -* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden,.
185 +xx
220 220  
221 -==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
222 222  
223 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
224 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
225 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
226 -1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
227 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
228 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
229 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
188 +xx
230 230  
231 -(% style="list-style-type:circle" %)
232 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
190 +==== Kontrollkästchen einfügen ====
233 233  
234 -==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
192 +xx
235 235  
236 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
237 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
238 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
239 -1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
240 240  
241 -(% style="list-style-type:circle" %)
242 -* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
243 243  
244 -== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
245 245  
246 -[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
247 247  
248 -(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
249 -|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
250 -|(% style="width:82px" %)1|(% style="width:665px" %)(((
251 -Man öffnet die jeweilige Aktivität inder man die Dokumentvorlage verwendet hat.
252 -)))
253 -|(% style="width:82px" %) |(% style="width:665px" %)
254 -|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieer Dokumentvorlage werden hier aufgelistet.
255 -|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen ** wird das Formularfeld in dieser Aktivität geelöscht.
256 256  
257 257  
258 258  
259 259  
260 260  
203 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
261 261  
205 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
206 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
207 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
208 +1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
262 262  
210 +(% style="list-style-type:circle" %)
211 +* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
263 263  
213 +(% start="5" %)
214 +1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
264 264  
216 +(% style="list-style-type:circle" %)
217 +* Das Eingabefenster wird geöffnet.
265 265  
219 +(% start="6" %)
220 +1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
266 266  
222 +(% style="list-style-type:circle" %)
223 +* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
267 267  
225 +xx
268 268  
227 +==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
269 269  
270 -== Löschen einer Dokumentvorlage ==
229 +xx
271 271  
272 -Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
273 -Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
274 -Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
275 275  
232 +xx
276 276  
277 -== Dokumentvorlage kopieren ==
234 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
278 278  
279 -1. In Schnellsuche Begriff **Dokumentvorlage** eingeben und **Enter**-Taste drücken
280 -1. Dokumentvorlagen aus den Suchergebnissen wählen
281 -1. In der Übersicht auf gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick öffnen
282 -1. Auf Button **Vorlage kopieren **links unten vom Desktop der gewünschten Dokumentvorlage klicken
283 -1. Im geöffneten Fenster Neue Vorlage **Bezeichnung **(abändern, da sonst eine Fehlermeldung kommt, dass es die Bezeichnung schon gibt) und **Stiftung **(**kein **Pflichtfeld) eingeben
284 -1. Mit **OK**-Button bestätigen
236 +xx
285 285  
286 -* Die Kopie der Dokumentvorlage wurde erstellt und man gelangt direkt nach der Erstellung automatisch in den Desktop der Kopie.
287 287  
288 -x
289 289  
290 -x
291 -
292 -
293 293  = Dokumentkategorien =
294 294  
295 295  Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
... ... @@ -309,3 +309,7 @@
309 309  2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
310 310  3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
311 311  4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
259 +
260 +
261 +
262 +
Auswahllisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -34.6 KB
Inhalt
Datumauswahl_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 -50.5 KB
Inhalt
Dokumentvorlage_loeschen.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 -186.1 KB
Inhalt
Formularfelder_entfernen.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 -230.6 KB
Inhalt
Kombinationslisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 -21.2 KB
Inhalt
Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -55.7 KB
Inhalt