Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zusammenfassung

• Seiteneigenschaften (1 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
• Anhänge (0 geändert, 0 hinzugefügt, 3 gelöscht)
  • Dokumentvorlage_loeschen.png
  • Formularfelder_entfernen.png
  • Seriendruckfelder_V3.png

Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

...	...	@@ -15,28 +15,9 @@
15	15	Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16	16
17	17
18		-== Bereiche ==
19		-
20		-Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21		-Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22		-
23		-|**Bereich**|**Anzeige**
24		-|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25		-|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27		-|Förderung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29		-|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31		-|Beschluss|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss.
32		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden.
33		-|Mietvertrag|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag.
34		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden
35		-|Fundraisingprodukt|?? (noch nicht gehabt)
36		-
37	37	== Dokumentvorlagen erstellen ==
38	38
39		-1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
	20	+1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
40	40
41	41	(% style="list-style-type:circle" %)
42	42	* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
...	...	@@ -78,7 +78,7 @@
78	78	|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
79	79	|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
80	80
81		-== Dokumentvorlage im Überblick ==
	62	+== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
82	82
83	83	[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
84	84
...	...	@@ -93,12 +93,7 @@
93	93
94	94
95	95
96		-
97		-
98		-
99		-
100		-
101		-(% style="width:844.6px" %)
	77	+(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
102	102	|=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
103	103	|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
104	104	|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
...	...	@@ -113,7 +113,7 @@
113	113
114	114	=== Seriendruckfelder im Überblick ===
115	115
116		-[[image:Seriendruckfelder_V3.png||alt="Designer_Seriendruck.png" height="336" style="float:left" width="957"]]
	92	+[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
117	117
118	118
119	119
...	...	@@ -126,37 +126,54 @@
126	126
127	127
128	128
129		-(% style="width:955.6px" %)
	105	+(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
130	130	|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
131		-|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
132		-|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.
133		-|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
	107	+|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
	108	+bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
	109	+Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
	110	+|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
	111	+|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
134	134	|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
135		-|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
136		-|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
	113	+|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
	114	+|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
	115	+|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
	116	+|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
137	137
138		-(% class="box infomessage" %)
139		-(((
140		-Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
141		-)))
142		-
143	143	==== Seriendruckfeld einfügen ====
144	144
145	145	1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
146	146	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
147		-1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
	122	+1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
148	148
149	149	(% style="list-style-type:circle" %)
150	150	* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
151	151
152	152	(% start="4" %)
153		-1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
154		-1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
155		-1. Auf Button **Einfügen **klicken.
	128	+1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
	129	+1. Auf Button **Einfügen **klicken
156	156
157	157	(% style="list-style-type:circle" %)
158	158	* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
159	159
	134	+
	135	+
	136	+
	137	+
	138	+
	139	+
	140	+
	141	+
	142	+
	143	+
	144	+
	145	+
	146	+
	147	+
	148	+
	149	+
	150	+
	151	+
	152	+
160	160	=== Formularfelder im Überblick ===
161	161
162	162	[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
...	...	@@ -173,11 +173,24 @@
173	173
174	174
175	175
176		-(% class="box infomessage" %)
177		-(((
178		-Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
179		-)))
180	180
	170	+
	171	+
	172	+
	173	+
	174	+
	175	+
	176	+
	177	+xx
	178	+
	179	+
	180	+
	181	+
	182	+
	183	+
	184	+
	185	+
	186	+
181	181	==== Textfeld einfügen ====
182	182
183	183	1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
...	...	@@ -186,8 +186,11 @@
186	186	1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
187	187
188	188	(% style="list-style-type:circle" %)
189		-* Im Dokument erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
	195	+* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
190	190
	197	+
	198	+xx
	199	+
191	191	==== Kontrollkästchen einfügen ====
192	192
193	193	1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
...	...	@@ -196,43 +196,34 @@
196	196	1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
197	197
198	198	(% style="list-style-type:circle" %)
199		-* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
	208	+* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
200	200
201	201	(% start="5" %)
202	202	1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
203	203
204	204
	214	+
	215	+
	216	+
	217	+
	218	+
205	205	==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
206	206
207		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen (((
208		-(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
209		-[[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="142" id="IKombinationslisten_Formularfeld.png" width="329"]]
210		-)))
	221	+1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
211	211	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
212	212	1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
213	213	1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
214	214	1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
215		-1. Gewünschte Werte eintippen
	226	+1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
216	216	1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
217	217
218	218	(% style="list-style-type:circle" %)
219		-* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
	230	+* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
220	220
221		-(% start="8" %)
222		-1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
223	223
224		-(% class="box infomessage" %)
225		-(((
226		-Wenn man nun **z.B.** eine **Aktivität **vom **Typ E-Mail** erstellt, kann man bei Vorlage die erstellte Vorlage auswählen, in der man **Kombinationslisten **eingefügt hat.
227		-Diese werden genau so angezeigt, wie sie in der Vorschau des Editors im **Designer**-Bereich zu sehen gewesen sind.
228		-)))
229		-
230	230	==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
231	231
232		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen(((
233		-(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
234		-[[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="148" id="IAuswahllisten_Formularfeld.png" width="330"]]
235		-)))
	235	+1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
236	236	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
237	237	1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
238	238	1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
...	...	@@ -243,21 +243,9 @@
243	243	(% style="list-style-type:circle" %)
244	244	* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
245	245
246		-(% start="8" %)
247		-1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
248	248
	247	+==== Datumauswahlformularfeld einfügen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="161" style="float:right" width="282"]] ====
249	249
250		-(% class="box infomessage" %)
251		-(((
252		-Wenn man nun **z.B. **eine **Aktivität **vom **Typ E-Mail** erstellt, kann man bei Vorlage die erstellte Vorlage auswählen, in der man **Auswahllistenformularfelder **eingefügt hat.
253		-Diese werden genau so angezeigt, wie sie in der Vorschau des Editors im **Designer**-Bereich zu sehen gewesen sind.
254		-)))
255		-
256		-==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
257		-
258		-(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
259		-[[Das Datum kann man aus der Kalenderansicht wählen>>image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="177" id="IDatumauswahl_Formularfeld.png" width="310"]]
260		-
261	261	1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
262	262	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
263	263	1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
...	...	@@ -267,71 +267,13 @@
267	267	* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
268	268
269	269	(% start="5" %)
270		-1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
	258	+1. Datum auswählen
271	271
	260	+(% style="list-style-type:circle" %)
	261	+* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
272	272
273	273
274	274
275		-(% class="box infomessage" %)
276		-(((
277		-Wenn man nun **z.B.** eine **Aktivität **vom **Typ E-Mail** erstellt, kann man bei Vorlage die erstellte Vorlage auswählen, in der man **Kombinationslisten **eingefügt hat.
278		-Diese werden genau so angezeigt, wie sie in der Vorschau des Editors im **Designer**-Bereich zu sehen gewesen sind.
279		-)))
280		-
281		-
282		-
283		-
284		-
285		-
286		-
287		-
288		-== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
289		-
290		-[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
291		-
292		-(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
293		-|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
294		-|(% style="width:82px" %)1|(% style="width:665px" %)(((
295		-Man öffnet die jeweilige Aktivität inder man die Dokumentvorlage verwendet hat.
296		-)))
297		-|(% style="width:82px" %) |(% style="width:665px" %)
298		-|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieer Dokumentvorlage werden hier aufgelistet.
299		-|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen ** wird das Formularfeld in dieser Aktivität geelöscht.
300		-
301		-
302		-
303		-
304		-
305		-
306		-
307		-
308		-
309		-
310		-
311		-
312		-== Löschen einer Dokumentvorlage ==
313		-
314		-Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
315		-Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
316		-Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
317		-
318		-
319		-== Dokumentvorlage kopieren ==
320		-
321		-1. In Schnellsuche Begriff **Dokumentvorlage** eingeben und **Enter**-Taste drücken
322		-1. Dokumentvorlagen aus den Suchergebnissen wählen
323		-1. In der Übersicht auf gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick öffnen
324		-1. Auf Button **Vorlage kopieren **links unten vom Desktop der gewünschten Dokumentvorlage klicken
325		-1. Im geöffneten Fenster Neue Vorlage **Bezeichnung **(abändern, da sonst eine Fehlermeldung kommt, dass es die Bezeichnung schon gibt) und **Stiftung **(**kein **Pflichtfeld) eingeben
326		-1. Mit **OK**-Button bestätigen
327		-
328		-* Die Kopie der Dokumentvorlage wurde erstellt und man gelangt direkt nach der Erstellung automatisch in den Desktop der Kopie.
329		-
330		-x
331		-
332		-x
333		-
334		-
335	335	= Dokumentkategorien =
336	336
337	337	Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
...	...	@@ -351,3 +351,7 @@
351	351	2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
352	352	3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
353	353	4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
	284	+
	285	+
	286	+
	287	+

Dokumentvorlage_loeschen.png

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