Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zusammenfassung

• Seiteneigenschaften (1 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
• Anhänge (0 geändert, 0 hinzugefügt, 3 gelöscht)
  • Dokumentvorlage_loeschen.png
  • Formularfelder_entfernen.png
  • Seriendruckfelder_V3.png

Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

...	...	@@ -15,28 +15,9 @@
15	15	Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16	16
17	17
18		-== Bereiche ==
19		-
20		-Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21		-Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22		-
23		-|**Bereich**|**Anzeige**
24		-|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25		-|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27		-|Förderung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29		-|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31		-|Beschluss|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss.
32		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden.
33		-|Mietvertrag|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag.
34		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden
35		-|Fundraisingprodukt|?? (noch nicht gehabt)
36		-
37	37	== Dokumentvorlagen erstellen ==
38	38
39		-1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
	20	+1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
40	40
41	41	(% style="list-style-type:circle" %)
42	42	* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
...	...	@@ -78,7 +78,7 @@
78	78	|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
79	79	|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
80	80
81		-== Dokumentvorlage im Überblick ==
	62	+== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
82	82
83	83	[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
84	84
...	...	@@ -93,12 +93,7 @@
93	93
94	94
95	95
96		-
97		-
98		-
99		-
100		-
101		-(% style="width:844.6px" %)
	77	+(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
102	102	|=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
103	103	|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
104	104	|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
...	...	@@ -113,7 +113,7 @@
113	113
114	114	=== Seriendruckfelder im Überblick ===
115	115
116		-[[image:Seriendruckfelder_V3.png||alt="Designer_Seriendruck.png" height="336" style="float:left" width="957"]]
	92	+[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
117	117
118	118
119	119
...	...	@@ -126,37 +126,53 @@
126	126
127	127
128	128
129		-(% style="width:955.6px" %)
	105	+(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
130	130	|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
131		-|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
132		-|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.
133		-|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
	107	+|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
	108	+bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
	109	+Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
	110	+|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
	111	+|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
134	134	|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
135		-|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
136		-|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
	113	+|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
	114	+|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
	115	+|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
	116	+|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
137	137
138		-(% class="box infomessage" %)
139		-(((
140		-Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
141		-)))
142		-
143	143	==== Seriendruckfeld einfügen ====
144	144
145	145	1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
146	146	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
147		-1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
	122	+1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
148	148
149	149	(% style="list-style-type:circle" %)
150	150	* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
151	151
152	152	(% start="4" %)
153		-1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
154		-1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
155		-1. Auf Button **Einfügen **klicken.
	128	+1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
	129	+1. Auf Button **Einfügen **klicken
156	156
157	157	(% style="list-style-type:circle" %)
158	158	* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
159	159
	134	+
	135	+
	136	+
	137	+
	138	+
	139	+
	140	+
	141	+
	142	+
	143	+
	144	+
	145	+
	146	+
	147	+
	148	+
	149	+
	150	+
	151	+
160	160	=== Formularfelder im Überblick ===
161	161
162	162	[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
...	...	@@ -172,11 +172,24 @@
172	172
173	173
174	174
175		-(% class="box infomessage" %)
176		-(((
177		-Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
178		-)))
179	179
	168	+
	169	+
	170	+
	171	+
	172	+
	173	+
	174	+
	175	+xx
	176	+
	177	+
	178	+
	179	+
	180	+
	181	+
	182	+
	183	+
	184	+
180	180	==== Textfeld einfügen ====
181	181
182	182	1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
...	...	@@ -185,8 +185,10 @@
185	185	1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
186	186
187	187	(% style="list-style-type:circle" %)
188		-* Im Dokument erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
	193	+* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
189	189
	195	+xx
	196	+
190	190	==== Kontrollkästchen einfügen ====
191	191
192	192	1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
...	...	@@ -195,42 +195,32 @@
195	195	1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
196	196
197	197	(% style="list-style-type:circle" %)
198		-* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
	205	+* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
199	199
200	200	(% start="5" %)
201	201	1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
202	202
	210	+
	211	+
	212	+
	213	+
	214	+
203	203	==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
204	204
205		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen (((
206		-(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
207		-[[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="142" id="IKombinationslisten_Formularfeld.png" width="329"]]
208		-)))
	217	+1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
209	209	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
210	210	1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
211	211	1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
212	212	1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
213		-1. Gewünschte Werte eintippen
	222	+1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
214	214	1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
215	215
216	216	(% style="list-style-type:circle" %)
217		-* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
	226	+* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
218	218
219		-(% start="8" %)
220		-1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
221		-
222		-(% class="box infomessage" %)
223		-(((
224		-Wenn man nun **z.B.** eine **Aktivität **vom **Typ E-Mail** erstellt, kann man bei Vorlage die erstellte Vorlage auswählen, in der man **Kombinationslisten **eingefügt hat.
225		-Diese werden genau so angezeigt, wie sie in der Vorschau des Editors im **Designer**-Bereich zu sehen gewesen sind.
226		-)))
227		-
228	228	==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
229	229
230		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen(((
231		-(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
232		-[[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="148" id="IAuswahllisten_Formularfeld.png" width="330"]]
233		-)))
	230	+1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
234	234	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
235	235	1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
236	236	1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
...	...	@@ -241,20 +241,9 @@
241	241	(% style="list-style-type:circle" %)
242	242	* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
243	243
244		-(% start="8" %)
245		-1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
246	246
247		-(% class="box infomessage" %)
248		-(((
249		-Wenn man nun **z.B. **eine **Aktivität **vom **Typ E-Mail** erstellt, kann man bei Vorlage die erstellte Vorlage auswählen, in der man **Auswahllistenformularfelder **eingefügt hat.
250		-Diese werden genau so angezeigt, wie sie in der Vorschau des Editors im **Designer**-Bereich zu sehen gewesen sind.
251		-)))
	242	+==== Datumauswahlformularfeld einfügen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="161" style="float:right" width="282"]] ====
252	252
253		-==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
254		-
255		-(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
256		-[[Das Datum kann man aus der Kalenderansicht wählen>>image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="177" id="IDatumauswahl_Formularfeld.png" width="310"]]
257		-
258	258	1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
259	259	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
260	260	1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
...	...	@@ -264,71 +264,12 @@
264	264	* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
265	265
266	266	(% start="5" %)
267		-1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
	253	+1. Datum auswählen
268	268
	255	+(% style="list-style-type:circle" %)
	256	+* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
269	269
270	270
271		-
272		-
273		-(% class="box infomessage" %)
274		-(((
275		-Wenn man nun **z.B.** eine **Aktivität **vom **Typ E-Mail** erstellt, kann man bei Vorlage die erstellte Vorlage auswählen, in der man **Kombinationslisten **eingefügt hat.
276		-Diese werden genau so angezeigt, wie sie in der Vorschau des Editors im **Designer**-Bereich zu sehen gewesen sind.
277		-)))
278		-
279		-
280		-
281		-
282		-
283		-
284		-
285		-
286		-== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
287		-
288		-[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
289		-
290		-(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
291		-|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
292		-|(% style="width:82px" %)1|(% style="width:665px" %)(((
293		-Man öffnet die jeweilige Aktivität inder man die Dokumentvorlage verwendet hat.
294		-)))
295		-|(% style="width:82px" %) |(% style="width:665px" %)
296		-|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieer Dokumentvorlage werden hier aufgelistet.
297		-|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen ** wird das Formularfeld in dieser Aktivität geelöscht.
298		-
299		-
300		-
301		-
302		-
303		-
304		-
305		-
306		-
307		-
308		-
309		-== Löschen einer Dokumentvorlage ==
310		-
311		-Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
312		-Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
313		-Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
314		-
315		-
316		-== Dokumentvorlage kopieren ==
317		-
318		-1. In Schnellsuche Begriff **Dokumentvorlage** eingeben und **Enter**-Taste drücken
319		-1. Dokumentvorlagen aus den Suchergebnissen wählen
320		-1. In der Übersicht auf gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick öffnen
321		-1. Auf Button **Vorlage kopieren **links unten vom Desktop der gewünschten Dokumentvorlage klicken
322		-1. Im geöffneten Fenster Neue Vorlage **Bezeichnung **(abändern, da sonst eine Fehlermeldung kommt, dass es die Bezeichnung schon gibt) und **Stiftung **(**kein **Pflichtfeld) eingeben
323		-1. Mit **OK**-Button bestätigen
324		-
325		-* Die Kopie der Dokumentvorlage wurde erstellt und man gelangt direkt nach der Erstellung automatisch in den Desktop der Kopie.
326		-
327		-x
328		-
329		-x
330		-
331		-
332	332	= Dokumentkategorien =
333	333
334	334	Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
...	...	@@ -348,3 +348,6 @@
348	348	2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
349	349	3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
350	350	4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
	278	+
	279	+
	280	+

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