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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/10/04 16:46
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.9 Dokumentvorlagen
1 +Dokumentvorlagen
Inhalt
... ... @@ -1,42 +1,18 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
3 +**Alles rund um die Dokumentvorlagen:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -(% class="box warningmessage" %)
9 -(((
10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 -)))
12 -
13 13  = Dokumentvorlagen =
14 14  
15 15  Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 16  
17 17  
18 -== Bereiche ==
19 -
20 -Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 -Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22 -
23 -|**Bereich**|**Anzeige**
24 -|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 -|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 -|Förderung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 -|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 -|Beschluss|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss.
32 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden.
33 -|Mietvertrag|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag.
34 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden
35 -|Fundraisingprodukt|?? (noch nicht gehabt)
36 -
37 37  == Dokumentvorlagen erstellen ==
38 38  
39 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
15 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
40 40  
41 41  (% style="list-style-type:circle" %)
42 42  * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
... ... @@ -49,7 +49,7 @@
49 49  * Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
50 50  
51 51  (% start="3" %)
52 -1. **+** Icon anklicken
28 +1. **+** Symbol anklicken
53 53  
54 54  (% style="list-style-type:circle" %)
55 55  * Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
... ... @@ -60,7 +60,7 @@
60 60  1. **Kategorie **auswählen
61 61  1. **Stiftung **auswählen
62 62  1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
63 -1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
39 +1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
64 64  
65 65  (% style="list-style-type:circle" %)
66 66  * Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
... ... @@ -71,14 +71,14 @@
71 71  
72 72  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
73 73  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
74 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
75 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
50 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
51 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
76 76  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
77 77  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
78 78  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
79 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
55 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
80 80  
81 -== Dokumentvorlage im Überblick ==
57 +== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
82 82  
83 83  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
84 84  
... ... @@ -93,12 +93,7 @@
93 93  
94 94  
95 95  
96 -
97 -
98 -
99 -
100 -
101 -(% style="width:844.6px" %)
72 +(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
102 102  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
103 103  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
104 104  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
... ... @@ -111,9 +111,7 @@
111 111  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
112 112  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
113 113  
114 -=== Seriendruckfelder im Überblick ===
115 115  
116 -[[image:Seriendruckfelder_V3.png||alt="Designer_Seriendruck.png" height="336" style="float:left" width="957"]]
117 117  
118 118  
119 119  
... ... @@ -121,158 +121,93 @@
121 121  
122 122  
123 123  
93 +=== Seriendruckfelder im Überblick ===
124 124  
95 +[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
125 125  
126 126  
127 127  
128 128  
129 -(% style="width:955.6px" %)
130 -|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
131 -|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
132 -|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.
133 -|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
134 -|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
135 -|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
136 -|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
137 137  
138 -(% class="box infomessage" %)
139 -(((
140 -Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
141 -)))
142 142  
143 -==== Seriendruckfeld einfügen ====
144 144  
145 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
146 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
147 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
148 148  
149 -(% style="list-style-type:circle" %)
150 -* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
151 151  
152 -(% start="4" %)
153 -1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
154 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
155 -1. Auf Button **Einfügen **klicken.
156 156  
157 -(% style="list-style-type:circle" %)
158 -* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
159 159  
160 -=== Formularfelder im Überblick ===
161 161  
162 -[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
108 +(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
109 +|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
110 +|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
111 +bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
112 +Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
113 +|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
114 +|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
115 +|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
116 +|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
117 +|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
118 +|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
119 +|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
163 163  
164 -(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
165 -|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
166 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
167 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
168 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
169 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
170 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
171 171  
172 172  
173 173  
174 -(% class="box infomessage" %)
175 -(((
176 -Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
177 -)))
178 178  
179 -==== Textfeld einfügen ====
180 180  
181 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
182 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
183 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
184 -1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
185 185  
186 -(% style="list-style-type:circle" %)
187 -* Im Dokument erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
188 188  
189 -==== Kontrollkästchen einfügen ====
190 190  
191 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
192 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
193 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
194 -1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
195 195  
196 -(% style="list-style-type:circle" %)
197 -* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
130 +==== Seriendruckfeld einfügen ====
198 198  
199 -(% start="5" %)
200 -1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
132 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
133 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
134 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
201 201  
202 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
136 +(% style="list-style-type:circle" %)
137 +* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
203 203  
204 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen (((
205 -(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
206 -[[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="142" id="IKombinationslisten_Formularfeld.png" width="329"]]
207 -)))
208 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
209 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
210 -1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
211 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
212 -1. Gewünschte Werte eintippen
213 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
139 +(% start="4" %)
140 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
141 +1. Auf Button **Einfügen **klicken
214 214  
215 215  (% style="list-style-type:circle" %)
216 -* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
144 +* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
217 217  
218 -(% start="8" %)
219 -1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
146 +=== Formularfelder im Überblick ===
220 220  
221 -(% class="box infomessage" %)
222 -(((
223 -Wenn man nun **z.B.** eine **Aktivität **vom **Typ E-Mail** erstellt, kann man bei Vorlage die erstellte Vorlage auswählen, in der man **Kombinationslisten **eingefügt hat.
224 -Diese werden genau so angezeigt, wie sie in der Vorschau des Editors im **Designer**-Bereich zu sehen gewesen sind.
225 -)))
148 +[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
226 226  
227 -==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
150 +(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
151 +|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
152 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
153 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
154 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
228 228  
229 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen(((
230 -(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
231 -[[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="148" id="IAuswahllisten_Formularfeld.png" width="330"]]
232 -)))
233 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
234 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
235 -1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
236 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
237 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
238 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
239 239  
240 -(% style="list-style-type:circle" %)
241 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
242 242  
243 -(% start="8" %)
244 -1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
158 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
245 245  
246 -(% class="box infomessage" %)
247 -(((
248 -Wenn man nun **z.B. **eine **Aktivität **vom **Typ E-Mail** erstellt, kann man bei Vorlage die erstellte Vorlage auswählen, in der man **Auswahllistenformularfelder **eingefügt hat.
249 -Diese werden genau so angezeigt, wie sie in der Vorschau des Editors im **Designer**-Bereich zu sehen gewesen sind.
250 -)))
251 -
252 -==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
253 -
254 -(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
255 -[[Das Datum kann man aus der Kalenderansicht wählen>>image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="177" id="IDatumauswahl_Formularfeld.png" width="310"]]
256 -
257 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
160 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
258 258  1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
259 259  1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
260 -1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
163 +1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
261 261  
262 262  (% style="list-style-type:circle" %)
263 -* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
166 +* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
264 264  
265 265  (% start="5" %)
266 -1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
169 +1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
267 267  
171 +(% style="list-style-type:circle" %)
172 +* Das Eingabefenster wird geöffnet.
268 268  
174 +(% start="6" %)
175 +1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
269 269  
177 +(% style="list-style-type:circle" %)
178 +* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
270 270  
271 -(% class="box infomessage" %)
272 -(((
273 -Wenn man nun **z.B.** eine **Aktivität **vom **Typ E-Mail** erstellt, kann man bei Vorlage die erstellte Vorlage auswählen, in der man **Kombinationslisten **eingefügt hat.
274 -Diese werden genau so angezeigt, wie sie in der Vorschau des Editors im **Designer**-Bereich zu sehen gewesen sind.
275 -)))
276 276  
277 277  
278 278  
... ... @@ -281,65 +281,38 @@
281 281  
282 282  
283 283  
284 -== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
285 285  
286 -[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
287 287  
288 -(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
289 -|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
290 -|(% style="width:82px" %)1|(% style="width:665px" %)(((
291 -Man öffnet die jeweilige Aktivität inder man die Dokumentvorlage verwendet hat.
292 -)))
293 -|(% style="width:82px" %) |(% style="width:665px" %)
294 -|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieer Dokumentvorlage werden hier aufgelistet.
295 -|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen ** wird das Formularfeld in dieser Aktivität geelöscht.
296 296  
297 297  
192 +**Frühere Version:**
298 298  
194 +Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
299 299  
300 300  
197 +**Dokument hinzufügen**
301 301  
199 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
200 +2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
201 +3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
202 +a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
203 +b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
204 +4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
205 +5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
206 +6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
302 302  
208 +**Dokument löschen**
303 303  
210 +Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
211 +Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
304 304  
213 +Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
305 305  
306 -== Löschen einer Dokumentvorlage ==
215 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
216 +2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
217 +3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
307 307  
308 -Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
309 -Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
310 -Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
311 311  
220 +**Dokumente per E-Mail verschicken**
312 312  
313 -== Dokumentvorlage kopieren ==
314 -
315 -1. In Schnellsuche Begriff **Dokumentvorlage** eingeben und **Enter**-Taste drücken
316 -1. Dokumentvorlagen aus den Suchergebnissen wählen
317 -1. In der Übersicht auf gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick öffnen
318 -1. Auf Button **Vorlage kopieren **links unten vom Desktop der gewünschten Dokumentvorlage klicken
319 -1. Im geöffneten Fenster Neue Vorlage **Bezeichnung anpassen **eingeben
320 -1. Mit **OK**-Button bestätigen
321 -
322 -* Die Kopie der Dokumentvorlage wurde erstellt und man gelangt direkt nach der Erstellung automatisch in den Desktop der Kopie.
323 -
324 -
325 -
326 -
327 -= Dokumentkategorien =
328 -
329 -Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
330 -
331 -== Dokumentkategorien anlegen ==
332 -
333 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
334 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
335 -3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
336 -4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
337 -
338 -== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
339 -
340 -Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
341 -
342 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
343 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
344 -3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
345 -4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
222 +Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
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