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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 84.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/10/02 09:41
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Auf Version 4.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/06/23 19:11
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.9 Dokumentvorlagen
1 +Dokumente
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -1,368 +180,88 @@
1 -(% class="box" %)
2 -(((
3 -**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
4 -
5 -{{toc/}}
6 -)))
7 -
8 -(% class="box warningmessage" %)
9 -(((
10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 -)))
12 -
13 -= Dokumentvorlagen =
14 -
15 -Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 -
17 -
18 -== Bereiche ==
19 -
20 -Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 -Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22 -
23 -|**Bereich**|**Anzeige**
24 -|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 -|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 -|Förderung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 -|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 -|Beschluss|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss.
32 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden.
33 -|Mietvertrag|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag.
34 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden
35 -|Fundraisingprodukt|?? (noch nicht gehabt)
36 -
37 -== Dokumentvorlagen erstellen ==
38 -
39 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
40 -
41 -(% style="list-style-type:circle" %)
42 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
43 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
44 -
45 -(% start="2" %)
46 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
47 -
48 -(% style="list-style-type:circle" %)
49 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
50 -
51 -(% start="3" %)
52 -1. **+** Icon anklicken
53 -
54 -(% style="list-style-type:circle" %)
55 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
56 -
57 -(% start="4" %)
58 -1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
59 -1. **Bezeichnung **eingeben
60 -1. **Kategorie **auswählen
61 -1. **Stiftung **auswählen
62 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
63 -1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
64 -
65 -(% style="list-style-type:circle" %)
66 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
67 -
68 -== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
69 -
70 -[[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
71 -
72 -(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
73 -|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
74 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
75 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
76 -|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
77 -|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
78 -|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
79 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
80 -
81 -== Dokumentvorlage im Überblick ==
82 -
83 -[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
84 -
85 -
86 -
87 -
88 -
89 -
90 -
91 -
92 -
93 -
94 -
95 -
96 -
97 -
98 -
99 -
100 -
101 -(% style="width:844.6px" %)
102 -|=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
103 -|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
104 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
105 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
106 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:738px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
107 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
108 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:738px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
109 -|(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:738px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
110 -|(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:738px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
111 -|(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
112 -|(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
113 -
114 -=== Seriendruckfelder im Überblick ===
115 -
116 -[[image:Seriendruckfelder_V3.png||alt="Designer_Seriendruck.png" height="336" style="float:left" width="957"]]
117 -
118 -
119 -
120 -
121 -
122 -
123 -
124 -
125 -
126 -
127 -
128 -
129 -(% style="width:955.6px" %)
130 -|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
131 -|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
132 -|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.
133 -|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
134 -|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
135 -|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
136 -|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
137 -
138 -(% class="box infomessage" %)
139 -(((
140 -Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
141 -)))
142 -
143 -==== Seriendruckfeld einfügen ====
144 -
145 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
146 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
147 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
148 -
149 -(% style="list-style-type:circle" %)
150 -* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
151 -
152 -(% start="4" %)
153 -1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
154 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
155 -1. Auf Button **Einfügen **klicken.
156 -
157 -(% style="list-style-type:circle" %)
158 -* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
159 -
160 -=== Formularfelder im Überblick ===
161 -
162 -[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
163 -
164 -(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
165 -|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
166 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
167 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
168 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
169 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
170 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
171 -
172 -
173 -(% class="box infomessage" %)
174 -(((
175 -Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
176 -)))
177 -
178 -(% class="wikigeneratedid" %)
179 -(((
180 180  
181 -)))
182 182  
183 -(% class="wikigeneratedid" %)
184 -(((
185 -
186 -)))
187 187  
188 -(% class="wikigeneratedid" %)
189 -(((
190 -
191 -)))
4 += Bestandteile der Dokumente =
192 192  
193 -(% class="wikigeneratedid" %)
194 -(((
195 -
196 -)))
6 +xx
197 197  
198 -(% class="wikigeneratedid" %)
199 -(((
200 -
201 -)))
8 += Dokument-Kategorien =
202 202  
203 -==== Textfeld einfügen ====
10 +xx
204 204  
205 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
206 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
207 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
208 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
209 -1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
12 +== Dokumente verwalten ==
210 210  
211 -(% style="list-style-type:circle" %)
212 -* In der Vorlage erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
14 +xx
213 213  
214 -==== Kontrollkästchen einfügen ====
16 +=== Dokument hinzufügen ===
215 215  
216 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
217 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
218 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
219 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
220 -1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
18 +xx
221 221  
222 -(% style="list-style-type:circle" %)
223 -* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
20 +=== Dokument bearbeiten ===
224 224  
225 -(% start="5" %)
226 -1. Das Kontrollkästchen anklichen, dann kann rechts oben bei Kontrollkästchen-Eigenschaften bei Bedarf auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole angepasst werden.
22 +xx
227 227  
228 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
24 +=== Dokument löschen ===
229 229  
230 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen (((
231 -(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
232 -[[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="142" id="IKombinationslisten_Formularfeld.png" width="329"]]
233 -)))
234 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
235 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
236 -1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
237 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
238 -1. Gewünschte Werte eintippen
239 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
26 +xx
240 240  
241 -(% style="list-style-type:circle" %)
242 -* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
28 +=== Dokument versenden ===
243 243  
244 -(% start="8" %)
245 -1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
30 +xx
246 246  
247 -(% class="box infomessage" %)
248 -(((
249 -Wenn man nun **z.B.** eine **Aktivität **vom **Typ E-Mail** erstellt, kann man bei Vorlage die erstellte Vorlage auswählen, in der man **Kombinationslisten **eingefügt hat.
250 -Diese werden genau so angezeigt, wie sie in der Vorschau des Editors im **Designer**-Bereich zu sehen gewesen sind.
251 -)))
32 +== Bestandteile von Vorlagen ==
252 252  
253 -==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
34 +xx
254 254  
255 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen(((
256 -(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
257 -[[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="148" id="IAuswahllisten_Formularfeld.png" width="330"]]
258 -)))
259 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
260 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
261 -1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
262 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
263 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
264 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
36 +=== Vorlagen erstellen ===
265 265  
266 -(% style="list-style-type:circle" %)
267 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
38 +xx
268 268  
269 -(% start="8" %)
270 -1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
40 += E-Mail-Anbindung =
271 271  
272 -(% class="box infomessage" %)
273 -(((
274 -Wenn man nun **z.B. **eine **Aktivität **vom **Typ E-Mail** erstellt, kann man bei Vorlage die erstellte Vorlage auswählen, in der man **Auswahllistenformularfelder **eingefügt hat.
275 -Diese werden genau so angezeigt, wie sie in der Vorschau des Editors im **Designer**-Bereich zu sehen gewesen sind.
276 -)))
42 +xx
277 277  
278 -==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
44 += DSGVO Auskunft =
279 279  
280 -(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
281 -[[Das Datum kann man aus der Kalenderansicht wählen>>image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="177" id="IDatumauswahl_Formularfeld.png" width="310"]]
46 +xx
282 282  
283 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
284 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
285 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
286 -1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
287 287  
288 -(% style="list-style-type:circle" %)
289 -* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
290 290  
291 -(% start="5" %)
292 -1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
293 293  
294 294  
295 295  
296 -(% class="box infomessage" %)
297 -(((
298 -Wenn man nun **z.B.** eine **Aktivität **vom **Typ E-Mail** erstellt, kann man bei Vorlage die erstellte Vorlage auswählen, in der man **Kombinationslisten **eingefügt hat.
299 -Diese werden genau so angezeigt, wie sie in der Vorschau des Editors im **Designer**-Bereich zu sehen gewesen sind.
300 -)))
301 301  
302 302  
303 303  
304 304  
305 305  
58 +**Frühere Version:**
306 306  
60 +Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
307 307  
308 308  
309 -== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
63 +**Dokument hinzufügen**
310 310  
311 -[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
65 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
66 +2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
67 +3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
68 +a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
69 +b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
70 +4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
71 +5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
72 +6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
312 312  
313 -(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
314 -|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
315 -|(% style="width:82px" %)1|(% style="width:665px" %)(((
316 -Man öffnet die jeweilige Aktivität inder man die Dokumentvorlage verwendet hat.
317 -)))
318 -|(% style="width:82px" %) |(% style="width:665px" %)
319 -|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieer Dokumentvorlage werden hier aufgelistet.
320 -|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen ** wird das Formularfeld in dieser Aktivität geelöscht.
74 +**Dokument löschen**
321 321  
76 +Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
77 +Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
322 322  
79 +Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
323 323  
81 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
82 +2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
83 +3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
324 324  
325 325  
86 +**Dokumente per E-Mail verschicken**
326 326  
327 -
328 -
329 -
330 -== Löschen einer Dokumentvorlage ==
331 -
332 -Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
333 -Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
334 -Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
335 -
336 -
337 -== Dokumentvorlage kopieren ==
338 -
339 -1. In Schnellsuche Begriff **Dokumentvorlage** eingeben und **Enter**-Taste drücken
340 -1. Dokumentvorlagen aus den Suchergebnissen wählen
341 -1. In der Übersicht auf gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick öffnen
342 -1. Auf Button **Vorlage kopieren **links unten vom Desktop der gewünschten Dokumentvorlage klicken
343 -1. Im geöffneten Fenster Neue Vorlage **Bezeichnung anpassen **eingeben
344 -1. Mit **OK**-Button bestätigen
345 -
346 -* Die Kopie der Dokumentvorlage wurde erstellt und man gelangt direkt nach der Erstellung automatisch in den Desktop der Kopie.
347 -
348 -
349 -
350 -= Dokumentkategorien =
351 -
352 -Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
353 -
354 -== Dokumentkategorien anlegen ==
355 -
356 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
357 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
358 -3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
359 -4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
360 -
361 -== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
362 -
363 -Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
364 -
365 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
366 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
367 -3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
368 -4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
88 +Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
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