Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zusammenfassung

• Seiteneigenschaften (3 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
• Anhänge (0 geändert, 0 hinzugefügt, 9 gelöscht)
  • Auswahllisten_Formularfeld.png
  • Datumauswahl_Formularfeld.png
  • Dokumentvorlage_loeschen.png
  • Formularfelder_entfernen.png
  • Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png
  • Kombinationslisten_Formularfeld.png
  • Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
  • Seriendruckfelder_V3.png
  • Text_Editior_Menuepunkte.png

Details

Seiteneigenschaften

Titel

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-010.9 Dokumentvorlagen
	1	+Dokumente

Dokument-Autor

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.kprummer
	1	+XWiki.MarcoBauer

Inhalt

...	...	@@ -1,84 +1,37 @@
1	1	(% class="box" %)
2	2	(((
3		-**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
	3	+**Alles rund um die Dokumente:**
4	4
5	5	{{toc/}}
6	6	)))
7	7
8		-(% class="box warningmessage" %)
9		-(((
10		-Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11		-)))
	8	+= Dokumente intern und extern =
12	12
13		-= Dokumentvorlagen =
	10	+Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
	11	+Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
	12	+Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
	13	+Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
14	14
15		-Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
	15	+= Dokumente interner Natur =
16	16
	17	+Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
	18	+Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
	19	+Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
17	17
18		-== Bereiche ==
	21	+== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
19	19
20		-Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21		-Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22		-
23		-|**Bereich**|**Anzeige**
24		-|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25		-|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27		-|Förderung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29		-|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31		-|Beschluss|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss.
32		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden.
33		-|Mietvertrag|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag.
34		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden
35		-|Fundraisingprodukt|?? (noch nicht gehabt)
36		-
37		-== Dokumentvorlagen erstellen ==
38		-
39		-1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
40		-
41		-(% style="list-style-type:circle" %)
42		-* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
43		-* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
44		-
45		-(% start="2" %)
46		-1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
47		-
48		-(% style="list-style-type:circle" %)
49		-* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
50		-
51		-(% start="3" %)
52		-1. **+** Icon anklicken
53		-
54		-(% style="list-style-type:circle" %)
55		-* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
56		-
57		-(% start="4" %)
58		-1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
59		-1. **Bezeichnung **eingeben
60		-1. **Kategorie **auswählen
61		-1. **Stiftung **auswählen
62		-1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
63		-1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
64		-
65		-(% style="list-style-type:circle" %)
66		-* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
67		-
68		-== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
69		-
70	70	[[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
71	71
72	72	(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
73	73	|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
74		-|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
75		-|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
	27	+|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
	28	+|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
76	76	|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
77	77	|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
78	78	|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
79		-|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
	32	+|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
80	80
81		-== Dokumentvorlage im Überblick ==
	34	+== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
82	82
83	83	[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
84	84
...	...	@@ -93,12 +93,7 @@
93	93
94	94
95	95
96		-
97		-
98		-
99		-
100		-
101		-(% style="width:844.6px" %)
	49	+(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
102	102	|=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
103	103	|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
104	104	|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
...	...	@@ -111,9 +111,23 @@
111	111	|(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
112	112	|(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
113	113
	62	+
	63	+
	64	+
	65	+
	66	+
	67	+
	68	+
	69	+
	70	+
	71	+
	72	+
	73	+
	74	+
	75	+
114	114	=== Seriendruckfelder im Überblick ===
115	115
116		-[[image:Seriendruckfelder_V3.png||alt="Designer_Seriendruck.png" height="336" style="float:left" width="957"]]
	78	+[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
117	117
118	118
119	119
...	...	@@ -126,193 +126,129 @@
126	126
127	127
128	128
129		-(% style="width:955.6px" %)
	91	+(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
130	130	|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
131		-|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
132		-|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.
133		-|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
	93	+|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
	94	+bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
	95	+Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
	96	+|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
	97	+|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
134	134	|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
135		-|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
136		-|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
	99	+|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
	100	+|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
	101	+|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
	102	+|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
137	137
138		-(% class="box infomessage" %)
139		-(((
140		-Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
141		-)))
142	142
143		-==== Seriendruckfeld einfügen ====
144	144
145		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
146		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
147		-1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
148	148
149		-(% style="list-style-type:circle" %)
150		-* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
151	151
152		-(% start="4" %)
153		-1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
154		-1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
155		-1. Auf Button **Einfügen **klicken.
156	156
157		-(% style="list-style-type:circle" %)
158		-* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
159	159
	110	+
	111	+
	112	+
	113	+
	114	+
	115	+
	116	+
	117	+
	118	+
160	160	=== Formularfelder im Überblick ===
161	161
162		-[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
	121	+[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
163	163
164	164	(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
165	165	|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
166		-|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
167		-|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
168		-|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
169		-|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
170		-|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
	125	+|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage Kombinationslisten einfügen.
	126	+|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
	127	+|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
171	171
172		-(% class="box infomessage" %)
173		-(((
174		-Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
175		-)))
176	176
177		-(% class="wikigeneratedid" %)
178		-(((
179		-
180		-)))
181	181
182		-(% class="wikigeneratedid" %)
183		-(((
184		-
185		-)))
186	186
187		-(% class="wikigeneratedid" %)
188		-(((
189		-
190		-)))
191	191
192		-(% class="wikigeneratedid" %)
193		-(((
194		-
195		-)))
196	196
197		-(% class="wikigeneratedid" %)
198		-(((
199		-
200		-)))
201	201
202		-==== Textfeld einfügen ====
203	203
204		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
205		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
206		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
207		-1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
208		-1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
209	209
210		-(% style="list-style-type:circle" %)
211		-* In der Vorlage erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
	137	+xx
212	212
213		-==== Kontrollkästchen einfügen ====
	139	+==== Kombinationslisten einfügen ====
214	214
215		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
216		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
217		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
218		-1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
219		-1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
	141	+xx
220	220
221		-(% style="list-style-type:circle" %)
222		-* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
	143	+xx
223	223
224		-(% start="5" %)
225		-1. Das Kontrollkästchen anklichen, dann kann rechts oben bei Kontrollkästchen-Eigenschaften bei Bedarf auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole angepasst werden.
226	226
227		-==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
228	228
229		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen (((
230		-
231		-)))
232		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
233		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
234		-1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
235		-1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
236	236
237		-(% style="list-style-type:circle" %)
238		-* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
239	239
240		-(% start="6" %)
241		-1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Kombinationsliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
242		-1. Gewünschte Werte eintippen
243		-1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
244	244
245		-(% start="8" %)
246		-1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
247		-1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
248	248
249		-==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
250	250
251		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen(((
252		-(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
253		-[[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="148" id="IAuswahllisten_Formularfeld.png" width="330"]]
254		-)))
255		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
256		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
257		-1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
258		-1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
259		-1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
260		-1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
	152	+== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
261	261
	154	+xx
	155	+
	156	+== Dokumentvorlagen ==
	157	+
	158	+xx
	159	+
	160	+=== Dokumentvorlagen erstellen ===
	161	+
	162	+1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
	163	+
262	262	(% style="list-style-type:circle" %)
263		-* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
	165	+* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
	166	+* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
264	264
265		-(% start="8" %)
266		-1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
	168	+(% start="2" %)
	169	+1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
267	267
268		-(% class="box infomessage" %)
269		-(((
270		-Wenn man nun **z.B. **eine **Aktivität **vom **Typ E-Mail** erstellt, kann man bei Vorlage die erstellte Vorlage auswählen, in der man **Auswahllistenformularfelder **eingefügt hat.
271		-Diese werden genau so angezeigt, wie sie in der Vorschau des Editors im **Designer**-Bereich zu sehen gewesen sind.
272		-)))
	171	+(% style="list-style-type:circle" %)
	172	+* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
273	273
274		-==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
	174	+(% start="3" %)
	175	+1. **+** Symbol anklicken
275	275
276		-(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
277		-[[Das Datum kann man aus der Kalenderansicht wählen>>image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="177" id="IDatumauswahl_Formularfeld.png" width="310"]]
	177	+(% style="list-style-type:circle" %)
	178	+* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
278	278
279		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
280		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
281		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
282		-1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
	180	+(% start="4" %)
	181	+1. **Bereich **auswählen
	182	+1. **Bezeichnung **eingeben
	183	+1. **Kategorie **auswählen
	184	+1. **Stiftung **auswählen
	185	+1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
	186	+1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
283	283
284	284	(% style="list-style-type:circle" %)
285		-* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
	189	+* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
286	286
287		-(% start="5" %)
288		-1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
	191	+=== Dokumentvorlagen formatieren ===
289	289
	193	+xx
290	290
291		-(% class="box infomessage" %)
292		-(((
293		-Wenn man nun **z.B.** eine **Aktivität **vom **Typ E-Mail** erstellt, kann man bei Vorlage die erstellte Vorlage auswählen, in der man **Kombinationslisten **eingefügt hat.
294		-Diese werden genau so angezeigt, wie sie in der Vorschau des Editors im **Designer**-Bereich zu sehen gewesen sind.
295		-)))
	195	+==== Formularvorlagen ====
296	296
	197	+xx
297	297
	199	+==== Seriendruckvorlagen ====
298	298
	201	+xx
299	299
	203	+= Dokumente externer Natur =
300	300
	205	+xx
301	301
	207	+=== Mögliche Dateitypen ===
302	302
	209	+xx
303	303
304		-== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
	211	+=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
305	305
306		-[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
307	307
308		-(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
309		-|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
310		-|(% style="width:82px" %)1|(% style="width:665px" %)(((
311		-Man öffnet die jeweilige Aktivität inder man die Dokumentvorlage verwendet hat.
312		-)))
313		-|(% style="width:82px" %) |(% style="width:665px" %)
314		-|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieer Dokumentvorlage werden hier aufgelistet.
315		-|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen ** wird das Formularfeld in dieser Aktivität geelöscht.
316	316
317	317
318	318
...	...	@@ -321,41 +321,38 @@
321	321
322	322
323	323
324		-== Löschen einer Dokumentvorlage ==
325	325
326		-Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
327		-Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
328		-Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
329	329
330	330
331		-== Dokumentvorlage kopieren ==
332	332
333		-1. In Schnellsuche Begriff **Dokumentvorlage** eingeben und **Enter**-Taste drücken
334		-1. Dokumentvorlagen aus den Suchergebnissen wählen
335		-1. In der Übersicht auf gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick öffnen
336		-1. Auf Button **Vorlage kopieren **links unten vom Desktop der gewünschten Dokumentvorlage klicken
337		-1. Im geöffneten Fenster Neue Vorlage **Bezeichnung anpassen **eingeben
338		-1. Mit **OK**-Button bestätigen
	226	+**Frühere Version:**
339	339
340		-* Die Kopie der Dokumentvorlage wurde erstellt und man gelangt direkt nach der Erstellung automatisch in den Desktop der Kopie.
	228	+Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
341	341
342	342
343		-= Dokumentkategorien =
	231	+**Dokument hinzufügen**
344	344
345		-Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
	233	+1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
	234	+2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können.
	235	+3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
	236	+a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“.
	237	+b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“.
	238	+4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente.
	239	+5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
	240	+6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
346	346
347		-== Dokumentkategorien anlegen ==
	242	+**Dokument löschen**
348	348
349		-1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
350		-2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
351		-3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
352		-4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
	244	+Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden.
	245	+Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
353	353
354		-== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
	247	+Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
355	355
356		-Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
	249	+1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
	250	+2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“.
	251	+3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
357	357
358		-1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
359		-2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
360		-3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
361		-4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
	253	+
	254	+**Dokumente per E-Mail verschicken**
	255	+
	256	+Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.

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