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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
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am 2023/11/03 13:02
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.9 Dokumentvorlagen
1 +010.4 Dokumentvorlagen
Inhalt
... ... @@ -5,38 +5,14 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -(% class="box warningmessage" %)
9 -(((
10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 -)))
12 -
13 13  = Dokumentvorlagen =
14 14  
15 15  Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 16  
17 17  
18 -== Bereiche ==
19 -
20 -Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 -Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22 -
23 -|**Bereich**|**Anzeige**
24 -|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 -|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 -|Förderung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 -|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 -|Beschluss|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss.
32 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden.
33 -|Mietvertrag|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag.
34 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden
35 -|Fundraisingprodukt|?? (noch nicht gehabt)
36 -
37 37  == Dokumentvorlagen erstellen ==
38 38  
39 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
15 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
40 40  
41 41  (% style="list-style-type:circle" %)
42 42  * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
... ... @@ -78,7 +78,7 @@
78 78  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
79 79  |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
80 80  
81 -== Dokumentvorlage im Überblick ==
57 +== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
82 82  
83 83  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
84 84  
... ... @@ -93,12 +93,7 @@
93 93  
94 94  
95 95  
96 -
97 -
98 -
99 -
100 -
101 -(% style="width:844.6px" %)
72 +(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
102 102  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
103 103  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
104 104  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
... ... @@ -111,9 +111,13 @@
111 111  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
112 112  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
113 113  
85 +
86 +
87 +
88 +
114 114  === Seriendruckfelder im Überblick ===
115 115  
116 -[[image:Seriendruckfelder_V3.png||alt="Designer_Seriendruck.png" height="336" style="float:left" width="957"]]
91 +[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
117 117  
118 118  
119 119  
... ... @@ -126,33 +126,36 @@
126 126  
127 127  
128 128  
129 -(% style="width:955.6px" %)
104 +(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
130 130  |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
131 -|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
132 -|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.
133 -|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
106 +|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
107 +bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
108 +Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
109 +|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
110 +|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
134 134  |(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
135 -|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
136 -|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
112 +|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
113 +|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
114 +|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
115 +|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
137 137  
138 -(% class="box infomessage" %)
139 -(((
140 -Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
141 -)))
142 142  
118 +
119 +
120 +
121 +
143 143  ==== Seriendruckfeld einfügen ====
144 144  
145 145  1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
146 146  1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
147 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
126 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
148 148  
149 149  (% style="list-style-type:circle" %)
150 150  * Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
151 151  
152 152  (% start="4" %)
153 -1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
154 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
155 -1. Auf Button **Einfügen **klicken.
132 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
133 +1. Auf Button **Einfügen **klicken
156 156  
157 157  (% style="list-style-type:circle" %)
158 158  * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
... ... @@ -159,198 +159,72 @@
159 159  
160 160  === Formularfelder im Überblick ===
161 161  
162 -[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
140 +[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
163 163  
164 164  (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
165 165  |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
166 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
167 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
168 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
169 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
170 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
144 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
145 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
146 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
171 171  
172 -(% class="box infomessage" %)
173 -(((
174 -Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
175 -)))
148 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
176 176  
177 -(% class="wikigeneratedid" %)
178 -(((
179 -
180 -)))
181 -
182 -(% class="wikigeneratedid" %)
183 -(((
184 -
185 -)))
186 -
187 -(% class="wikigeneratedid" %)
188 -(((
189 -
190 -)))
191 -
192 -(% class="wikigeneratedid" %)
193 -(((
194 -
195 -)))
196 -
197 -(% class="wikigeneratedid" %)
198 -(((
199 -
200 -)))
201 -
202 -==== Textfeld einfügen ====
203 -
204 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
150 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
205 205  1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
206 206  1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
207 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
208 -1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
153 +1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
209 209  
210 210  (% style="list-style-type:circle" %)
211 -* In der Vorlage erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
156 +* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
212 212  
213 -==== Kontrollkästchen einfügen ====
214 -
215 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
216 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
217 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
218 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
219 -1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
220 -
221 -(% style="list-style-type:circle" %)
222 -* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
223 -
224 224  (% start="5" %)
225 -1. Das Kontrollkästchen anklichen, dann kann rechts oben bei Kontrollkästchen-Eigenschaften bei Bedarf auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole angepasst werden.
159 +1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
226 226  
227 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
228 -
229 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
230 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
231 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
232 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
233 -1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
234 -
235 235  (% style="list-style-type:circle" %)
236 -* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
162 +* Das Eingabefenster wird geöffnet.
237 237  
238 238  (% start="6" %)
239 -1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Kombinationsliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
240 -1. Gewünschte Werte eintippen
241 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
165 +1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
242 242  
243 -(% start="8" %)
244 -1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
245 -1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
246 -
247 -==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
248 -
249 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen(((
250 -(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
251 -[[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="148" id="IAuswahllisten_Formularfeld.png" width="330"]]
252 -)))
253 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
254 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
255 -1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
256 -1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
257 -1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
258 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
259 -
260 260  (% style="list-style-type:circle" %)
261 -* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
168 +* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
262 262  
263 -(% start="8" %)
264 -1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
265 265  
266 -(% class="box infomessage" %)
267 -(((
268 -Wenn man nun **z.B. **eine **Aktivität **vom **Typ E-Mail** erstellt, kann man bei Vorlage die erstellte Vorlage auswählen, in der man **Auswahllistenformularfelder **eingefügt hat.
269 -Diese werden genau so angezeigt, wie sie in der Vorschau des Editors im **Designer**-Bereich zu sehen gewesen sind.
270 -)))
271 271  
272 -==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
273 273  
274 -(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
275 -[[Das Datum kann man aus der Kalenderansicht wählen>>image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="177" id="IDatumauswahl_Formularfeld.png" width="310"]]
276 276  
277 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
278 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
279 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
280 -1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
281 281  
282 -(% style="list-style-type:circle" %)
283 -* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
284 284  
285 -(% start="5" %)
286 -1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
287 287  
288 -(% class="box infomessage" %)
289 -(((
290 -Wenn man nun **z.B.** eine **Aktivität **vom **Typ E-Mail** erstellt, kann man bei Vorlage die erstellte Vorlage auswählen, in der man **Kombinationslisten **eingefügt hat.
291 -Diese werden genau so angezeigt, wie sie in der Vorschau des Editors im **Designer**-Bereich zu sehen gewesen sind.
292 -)))
293 293  
178 +**Frühere Version:**
294 294  
180 +Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
295 295  
296 296  
183 +**Dokument hinzufügen**
297 297  
185 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
186 +2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
187 +3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
188 +a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
189 +b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
190 +4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
191 +5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
192 +6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
298 298  
194 +**Dokument löschen**
299 299  
196 +Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
197 +Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
300 300  
301 -== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
199 +Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
302 302  
303 -[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
201 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
202 +2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
203 +3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
304 304  
305 -(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
306 -|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
307 -|(% style="width:82px" %)1|(% style="width:665px" %)(((
308 -Man öffnet die jeweilige Aktivität inder man die Dokumentvorlage verwendet hat.
309 -)))
310 -|(% style="width:82px" %) |(% style="width:665px" %)
311 -|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieer Dokumentvorlage werden hier aufgelistet.
312 -|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen ** wird das Formularfeld in dieser Aktivität geelöscht.
313 313  
206 +**Dokumente per E-Mail verschicken**
314 314  
315 -
316 -
317 -
318 -
319 -
320 -== Löschen einer Dokumentvorlage ==
321 -
322 -Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
323 -Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
324 -Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
325 -
326 -
327 -== Dokumentvorlage kopieren ==
328 -
329 -1. In Schnellsuche Begriff **Dokumentvorlage** eingeben und **Enter**-Taste drücken
330 -1. Dokumentvorlagen aus den Suchergebnissen wählen
331 -1. In der Übersicht auf gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick öffnen
332 -1. Auf Button **Vorlage kopieren **links unten vom Desktop der gewünschten Dokumentvorlage klicken
333 -1. Im geöffneten Fenster Neue Vorlage **Bezeichnung anpassen **eingeben
334 -1. Mit **OK**-Button bestätigen
335 -
336 -* Die Kopie der Dokumentvorlage wurde erstellt und man gelangt direkt nach der Erstellung automatisch in den Desktop der Kopie.
337 -
338 -= Dokumentkategorien =
339 -
340 -Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
341 -
342 -== Dokumentkategorien anlegen ==
343 -
344 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
345 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
346 -3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
347 -4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
348 -
349 -== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
350 -
351 -Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
352 -
353 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
354 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
355 -3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
356 -4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
208 +Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
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