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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/10/04 16:46
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.9 Dokumentvorlagen
1 +Dokumentvorlagen
Inhalt
... ... @@ -1,42 +1,18 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
3 +**Alles rund um die Dokumentvorlagen:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -(% class="box warningmessage" %)
9 -(((
10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 -)))
12 -
13 13  = Dokumentvorlagen =
14 14  
15 15  Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 16  
17 17  
18 -== Bereiche ==
19 -
20 -Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 -Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22 -
23 -|**Bereich**|**Anzeige**
24 -|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 -|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 -|Förderung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 -|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 -|Beschluss|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss.
32 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden.
33 -|Mietvertrag|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag.
34 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden
35 -|Fundraisingprodukt|?? (noch nicht gehabt)
36 -
37 37  == Dokumentvorlagen erstellen ==
38 38  
39 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
15 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
40 40  
41 41  (% style="list-style-type:circle" %)
42 42  * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
... ... @@ -49,7 +49,7 @@
49 49  * Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
50 50  
51 51  (% start="3" %)
52 -1. **+** Icon anklicken
28 +1. **+** Symbol anklicken
53 53  
54 54  (% style="list-style-type:circle" %)
55 55  * Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
... ... @@ -60,7 +60,7 @@
60 60  1. **Kategorie **auswählen
61 61  1. **Stiftung **auswählen
62 62  1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
63 -1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
39 +1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
64 64  
65 65  (% style="list-style-type:circle" %)
66 66  * Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
... ... @@ -71,14 +71,14 @@
71 71  
72 72  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
73 73  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
74 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
75 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
50 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
51 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
76 76  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
77 77  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
78 78  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
79 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
55 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
80 80  
81 -== Dokumentvorlage im Überblick ==
57 +== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
82 82  
83 83  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
84 84  
... ... @@ -93,12 +93,7 @@
93 93  
94 94  
95 95  
96 -
97 -
98 -
99 -
100 -
101 -(% style="width:844.6px" %)
72 +(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
102 102  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
103 103  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
104 104  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
... ... @@ -111,9 +111,7 @@
111 111  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
112 112  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
113 113  
114 -=== Seriendruckfelder im Überblick ===
115 115  
116 -[[image:Seriendruckfelder_V3.png||alt="Designer_Seriendruck.png" height="336" style="float:left" width="957"]]
117 117  
118 118  
119 119  
... ... @@ -121,168 +121,92 @@
121 121  
122 122  
123 123  
93 +=== Seriendruckfelder im Überblick ===
124 124  
95 +[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
125 125  
126 126  
127 127  
128 128  
129 -(% style="width:955.6px" %)
130 -|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
131 -|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
132 -|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.
133 -|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
134 -|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
135 -|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
136 -|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
137 137  
138 -(% class="box infomessage" %)
139 -(((
140 -Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
141 -)))
142 142  
143 -==== Seriendruckfeld einfügen ====
144 144  
145 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
146 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
147 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
148 148  
149 -(% style="list-style-type:circle" %)
150 -* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
151 151  
152 -(% start="4" %)
153 -1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
154 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
155 -1. Auf Button **Einfügen **klicken.
156 156  
157 -(% style="list-style-type:circle" %)
158 -* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
159 159  
160 -=== Formularfelder im Überblick ===
161 161  
162 -[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
108 +(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
109 +|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
110 +|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
111 +bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
112 +Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
113 +|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
114 +|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
115 +|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
116 +|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
117 +|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
118 +|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
119 +|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
163 163  
164 -(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
165 -|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
166 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
167 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
168 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
169 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
170 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
171 171  
172 -(% class="box infomessage" %)
173 -(((
174 -Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
175 -)))
176 176  
177 -(% class="wikigeneratedid" %)
178 -(((
179 -
180 -)))
181 181  
182 -(% class="wikigeneratedid" %)
183 -(((
184 -
185 -)))
186 186  
187 -(% class="wikigeneratedid" %)
188 -(((
189 -
190 -)))
191 191  
192 -(% class="wikigeneratedid" %)
193 -(((
194 -
195 -)))
196 196  
197 -(% class="wikigeneratedid" %)
198 -(((
199 -
200 -)))
201 201  
202 -==== Textfeld einfügen ====
203 203  
129 +
130 +==== Seriendruckfeld einfügen ====
131 +
204 204  1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
205 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
206 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
207 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
208 -1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
133 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
134 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
209 209  
210 210  (% style="list-style-type:circle" %)
211 -* In der Vorlage erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
137 +* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
212 212  
213 -==== Kontrollkästchen einfügen ====
139 +(% start="4" %)
140 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
141 +1. Auf Button **Einfügen **klicken
214 214  
215 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
216 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
217 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
218 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
219 -1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
220 -
221 221  (% style="list-style-type:circle" %)
222 -* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
144 +* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
223 223  
224 -(% start="5" %)
225 -1. Das Kontrollkästchen anklichen, dann kann rechts oben bei Kontrollkästchen-Eigenschaften bei Bedarf auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole angepasst werden.
146 +=== Formularfelder im Überblick ===
226 226  
227 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
148 +[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
228 228  
229 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
230 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
231 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
232 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
233 -1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
150 +(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
151 +|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
152 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
153 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
154 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
234 234  
235 -(% style="list-style-type:circle" %)
236 -* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
237 237  
238 -(% start="6" %)
239 -1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Kombinationsliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
240 -1. Gewünschte Werte eintippen
241 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
242 242  
243 -(% start="8" %)
244 -1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
245 -1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
158 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
246 246  
247 -==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
248 -
249 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen(((
250 -(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
251 -[[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="148" id="IAuswahllisten_Formularfeld.png" width="330"]]
252 -)))
160 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
253 253  1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
254 254  1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
255 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
256 -1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
163 +1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
257 257  
258 258  (% style="list-style-type:circle" %)
259 -* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
166 +* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
260 260  
261 -(% start="6" %)
262 -1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Auswahlliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
263 -1. Gewünschte Werte eintippen
264 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
265 -1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
266 -1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
168 +(% start="5" %)
169 +1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
267 267  
268 -==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
269 -
270 -(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
271 -[[Das Datum kann man aus der Kalenderansicht wählen>>image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="177" id="IDatumauswahl_Formularfeld.png" width="310"]]
272 -
273 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
274 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
275 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
276 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
277 -1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
278 -
279 279  (% style="list-style-type:circle" %)
280 -* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
172 +* Das Eingabefenster wird geöffnet.
281 281  
282 282  (% start="6" %)
283 -1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
284 -1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann im entsprechenden Feld ein Datum ausgewählt werden. Nach einem Klick erscheint ein Kalender, in dem das aktuelle Datum voreingestellt ist
175 +1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
285 285  
177 +(% style="list-style-type:circle" %)
178 +* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
286 286  
287 287  
288 288  
... ... @@ -289,56 +289,41 @@
289 289  
290 290  
291 291  
292 -== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
293 293  
294 -[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
295 295  
296 -(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
297 -|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
298 -|(% style="width:82px" %)1|(% style="width:665px" %)(((
299 -Man öffnet die jeweilige Aktivität inder man die Dokumentvorlage verwendet hat. NUR BEI NEUANLAGE bzw. wenn die bearbeitung noch offen ist (nicht gedruckt/versendet)
300 -)))
301 -|(% style="width:82px" %) |(% style="width:665px" %)
302 -|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieer Dokumentvorlage werden hier aufgelistet.
303 -|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen ** wird das Formularfeld in dieser Aktivität geelöscht.
304 304  
305 305  
306 306  
307 307  
308 -== Löschen einer Dokumentvorlage ==
309 309  
310 -Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
311 -Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
312 -Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
192 +**Frühere Version:**
313 313  
194 +Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
314 314  
315 -== Dokumentvorlage kopieren ==
316 316  
317 -1. In Schnellsuche Begriff **Dokumentvorlage** eingeben und **Enter**-Taste drücken
318 -1. Dokumentvorlagen aus den Suchergebnissen wählen
319 -1. In der Übersicht auf gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick öffnen
320 -1. Auf Button **Vorlage kopieren **links unten vom Desktop der gewünschten Dokumentvorlage klicken
321 -1. Im geöffneten Fenster Neue Vorlage **Bezeichnung anpassen **eingeben
322 -1. Mit **OK**-Button bestätigen
197 +**Dokument hinzufügen**
323 323  
324 -* Die Kopie der Dokumentvorlage wurde erstellt und man gelangt direkt nach der Erstellung automatisch in den Desktop der Kopie.
199 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
200 +2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
201 +3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
202 +a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
203 +b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
204 +4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
205 +5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
206 +6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
325 325  
326 -= Dokumentkategorien =
208 +**Dokument löschen**
327 327  
328 -Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
210 +Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
211 +Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
329 329  
330 -== Dokumentkategorien anlegen ==
213 +Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
331 331  
332 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
333 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
334 -3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
335 -4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
215 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
216 +2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
217 +3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
336 336  
337 -== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
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339 -Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
220 +**Dokumente per E-Mail verschicken**
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341 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
342 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
343 -3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
344 -4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
222 +Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
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