Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen
Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
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am 2023/08/23 12:22
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am 2024/06/14 15:44
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Zusammenfassung
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Seiteneigenschaften (2 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
-
Anhänge (0 geändert, 11 hinzugefügt, 0 gelöscht)
- Allgemein_Einstellungen.png
- Auswahllisten_Formularfeld.png
- Datumauswahl_Formularfeld.png
- Designer_Seriendruck.png
- Designer_Start.png
- Dokumentvorlagen_eingeben.png
- Formularfelder_einfuegen.png
- Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png
- Kombinationslisten_Formularfeld.png
- Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
- Text_Editior_Menuepunkte.png
Details
- Seiteneigenschaften
-
- Titel
-
... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -Dokumente 1 +010.9 Dokumentvorlagen - Inhalt
-
... ... @@ -1,96 +1,274 @@ 1 1 (% class="box" %) 2 2 ((( 3 -** Allesrundum dieDokumente:**3 +**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:** 4 4 5 5 {{toc/}} 6 6 ))) 7 7 8 -= Dokumente intern und extern = 8 +(% class="box warningmessage" %) 9 +((( 10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar 11 +))) 9 9 10 -Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden: 11 -Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern". 12 -Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern." 13 -Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control. 13 += Dokumentvorlagen = 14 14 15 - ==DokumenteinternerNatur==15 +Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden. 16 16 17 -xx 18 18 19 -== =Dokumentim Windows Clientintern erstellen ===18 +== Dokumentvorlagen erstellen == 20 20 21 - xx20 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]] 22 22 23 -=== Dokumentvorlagen === 22 +(% style="list-style-type:circle" %) 23 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet. 24 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt. 24 24 25 -xx 26 +(% start="2" %) 27 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken 26 26 27 -==== Dokumentvorlagen erstellen ==== 29 +(% style="list-style-type:circle" %) 30 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet. 28 28 29 -xx 32 +(% start="3" %) 33 +1. **+** Icon anklicken 30 30 31 -==== Dokumentvorlagen formatieren ==== 35 +(% style="list-style-type:circle" %) 36 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet. 32 32 33 -xx 38 +(% start="4" %) 39 +1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann) 40 +1. **Bezeichnung **eingeben 41 +1. **Kategorie **auswählen 42 +1. **Stiftung **auswählen 43 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides 44 +1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen 34 34 35 -==== Formularvorlagen ==== 46 +(% style="list-style-type:circle" %) 47 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet. 36 36 37 - xx49 +== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage == 38 38 39 - ==== Seriendruckvorlagen ====51 +[[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]] 40 40 41 -xx 53 +(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %) 54 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung 55 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden. 56 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen. 57 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest. 58 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest. 59 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv". 60 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden. 42 42 43 -== Dokumente e xternerNatur==62 +== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick == 44 44 64 +[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]] 65 + 66 + 67 + 68 + 69 + 70 + 71 + 72 + 73 + 74 + 75 + 76 + 77 +(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %) 78 +|=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung 79 +|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest. 80 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage. 81 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen. 82 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:738px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern. 83 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten. 84 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:738px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen. 85 +|(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:738px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt. 86 +|(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:738px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage. 87 +|(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten. 88 +|(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen. 89 + 90 +=== Seriendruckfelder im Überblick === 91 + 92 +[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]] 93 + 94 + 95 + 96 + 97 + 98 + 99 + 100 + 101 + 102 + 103 + 104 + 105 +(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %) 106 +|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung 107 +|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch 108 +bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben. 109 +Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.") 110 +|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. 111 +|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. 112 +|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen. 113 +|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. 114 +|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. 115 +|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**. 116 +|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**. 117 + 118 +==== Seriendruckfeld einfügen ==== 119 + 120 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen 121 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen 122 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen 123 + 124 +(% style="list-style-type:circle" %) 125 +* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt. 126 + 127 +(% start="4" %) 128 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken 129 +1. Auf Button **Einfügen **klicken 130 + 131 +(% style="list-style-type:circle" %) 132 +* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt. 133 + 134 + 135 + 136 + 137 + 138 + 139 + 140 + 141 + 142 + 143 + 144 + 145 + 146 + 147 + 148 + 149 + 150 + 151 +=== Formularfelder im Überblick === 152 + 153 +[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]] 154 + 155 +(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %) 156 +|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung** 157 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]]. 158 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt. 159 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]]. 160 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein. 161 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons. 162 + 163 + 164 + 165 + 166 + 167 + 168 + 169 + 170 + 171 + 172 + 45 45 xx 46 46 47 -=== Mögliche Dateitypen === 48 48 176 + 177 + 178 + 179 + 180 + 181 + 182 + 183 +==== Textfeld einfügen ==== 184 + 185 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen 186 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 187 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 188 +1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen 189 + 190 +(% style="list-style-type:circle" %) 191 +* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt. 192 + 49 49 xx 50 50 51 -=== Dokumente aus externen Quellen inWindows Clientholen===195 +==== Kontrollkästchen einfügen ==== 52 52 197 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]] 198 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 199 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 200 +1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen 53 53 202 +(% style="list-style-type:circle" %) 203 +* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. 54 54 205 +(% start="5" %) 206 +1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern 55 55 56 56 57 57 58 58 59 59 212 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ==== 60 60 214 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]] 215 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 216 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 217 +1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen 218 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken 219 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen 220 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen 61 61 222 +(% style="list-style-type:circle" %) 223 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt. 62 62 225 +==== Auswahllistenformularfeld einfügen ==== 63 63 227 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]] 228 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 229 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 230 +1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen 231 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken 232 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen 233 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen 64 64 235 +(% style="list-style-type:circle" %) 236 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt. 65 65 66 - **FrühereVersion:**238 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="131" style="float:right" width="229"]] ==== 67 67 68 -Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen. 240 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen 241 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 242 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 243 +1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen 69 69 245 +(% style="list-style-type:circle" %) 246 +* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen. 70 70 71 -**Dokument hinzufügen** 248 +(% start="5" %) 249 +1. Datum auswählen 72 72 73 -1. In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 74 -2. Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 75 -3. Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten: 76 -a. Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 77 -b. Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 78 -4. Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 79 -5. Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster. 80 -6. Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind. 251 +(% style="list-style-type:circle" %) 252 +* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt. 81 81 82 - **Dokumentlöschen**254 += Dokumentkategorien = 83 83 84 -Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 85 -Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht. 256 +Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden. 86 86 87 - WennSie dasDokumentüberdieb4-Softwarelöschen möchten,gehenSie wie folgt vor:258 +== Dokumentkategorien anlegen == 88 88 89 -1. In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 90 -2. Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 91 -3. Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt. 260 +1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 261 +2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 262 +3. Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten 263 +4. Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben. 92 92 265 +== Dokumentkategorie inaktiv setzen == 93 93 94 - **DokumenteperE-Mail verschicken**267 +Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor: 95 95 96 -Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“. 269 +1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 270 +2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 271 +3. In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern. 272 +4. Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten. 273 + 274 +
- Allgemein_Einstellungen.png
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- Author
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +XWiki.MarcoBauer - Größe
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +133.8 KB - Inhalt
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