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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 94.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2025/01/29 11:49
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/22 16:51
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.9 Dokumentvorlagen
1 +Dokumente
Inhalt
... ... @@ -1,363 +1,98 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
3 +**Alles rund um die Dokumente:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -(% class="box warningmessage" %)
9 -(((
10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 -)))
8 += Bestandteile der Dokumente =
12 12  
13 -= Dokumentvorlagen =
10 +xx
14 14  
15 -Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
12 += Dokument-Kategorien =
16 16  
14 +xx
17 17  
18 -== Bereiche ==
16 +== Dokumente verwalten ==
19 19  
20 -Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 -Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
18 +xx
22 22  
23 -|**Bereich**|**Anzeige**
24 -|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 -|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 -|Förderung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 -|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 -|Beschluss|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss.
32 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden.
33 -|Mietvertrag|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag.
34 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden
35 -|Fundraisingprodukt|?? (noch nicht gehabt)
20 +=== Dokument hinzufügen ===
36 36  
37 -== Dokumentvorlagen erstellen ==
22 +xx
38 38  
39 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
24 +=== Dokument bearbeiten ===
40 40  
41 -(% style="list-style-type:circle" %)
42 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
43 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
26 +xx
44 44  
45 -(% start="2" %)
46 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
28 +=== Dokument löschen ===
47 47  
48 -(% style="list-style-type:circle" %)
49 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
30 +xx
50 50  
51 -(% start="3" %)
52 -1. **+** Icon anklicken
32 +=== Dokument versenden ===
53 53  
54 -(% style="list-style-type:circle" %)
55 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
34 +xx
56 56  
57 -(% start="4" %)
58 -1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
59 -1. **Bezeichnung **eingeben
60 -1. **Kategorie **auswählen
61 -1. **Stiftung **auswählen
62 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
63 -1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
36 +== Bestandteile von Vorlagen ==
64 64  
65 -(% style="list-style-type:circle" %)
66 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
38 +xx
67 67  
68 -== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
40 += Der Vorlagen Designer =
69 69  
70 -[[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
42 +== Vorlagen erstellen ==
71 71  
72 -(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
73 -|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
74 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
75 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
76 -|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
77 -|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
78 -|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
79 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
44 +xx
80 80  
81 -== Dokumentvorlage im Überblick ==
46 +== Gestaltungsfunktionen ==
82 82  
83 -[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
48 +xx
84 84  
50 += E-Mail-Anbindung =
85 85  
86 -
87 -
88 -
89 -
90 -
91 -
92 -
93 -
94 -
95 -
96 -
97 -
98 -
99 -
100 -
101 -(% style="width:844.6px" %)
102 -|=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
103 -|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
104 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
105 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
106 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:738px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
107 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
108 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:738px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
109 -|(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:738px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
110 -|(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:738px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
111 -|(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
112 -|(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
113 -
114 -=== Seriendruckfelder im Überblick ===
115 -
116 -[[image:Seriendruckfelder_V3.png||alt="Designer_Seriendruck.png" height="336" style="float:left" width="957"]]
117 -
118 -
119 -
120 -
121 -
122 -
123 -
124 -
125 -
126 -
127 -
128 -
129 -(% style="width:955.6px" %)
130 -|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
131 -|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
132 -|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.
133 -|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
134 -|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
135 -|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
136 -|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
137 -
138 -(% class="box infomessage" %)
139 -(((
140 -Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
141 -)))
142 -
143 -(% class="wikigeneratedid" %)
144 -=== Spezialfelder im Überblick ===
145 -
146 146  xx
147 147  
54 += DSGVO Auskunft =
148 148  
149 -
150 -
151 -
152 -
153 -
154 -
155 -
156 -
157 157  xx
158 158  
159 -=== Seriendruckfeld einfügen ===
160 160  
161 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
162 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
163 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
164 164  
165 -(% style="list-style-type:circle" %)
166 -* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
167 167  
168 -(% start="4" %)
169 -1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
170 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
171 -1. Auf Button **Einfügen **klicken.
172 172  
173 -(% style="list-style-type:circle" %)
174 -* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
175 175  
176 -=== Formularfelder im Überblick ===
177 177  
178 -[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
179 179  
180 -(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
181 -|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
182 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
183 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
184 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
185 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
186 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
187 187  
188 -(% class="box infomessage" %)
189 -(((
190 -Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
191 -)))
192 192  
193 -(% class="wikigeneratedid" %)
194 -(((
195 -
196 -)))
197 197  
198 -(% class="wikigeneratedid" %)
199 -(((
200 -
201 -)))
68 +**Frühere Version:**
202 202  
203 -(% class="wikigeneratedid" %)
204 -(((
205 -
206 -)))
70 +Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
207 207  
208 -(% class="wikigeneratedid" %)
209 -(((
210 -
211 -)))
212 212  
213 -(% class="wikigeneratedid" %)
214 -(((
215 -
216 -)))
73 +**Dokument hinzufügen**
217 217  
218 -==== Textfeld einfügen ====
75 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
76 +2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
77 +3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
78 +a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
79 +b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
80 +4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
81 +5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
82 +6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
219 219  
220 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
221 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
222 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
223 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
224 -1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
84 +**Dokument löschen**
225 225  
226 -(% style="list-style-type:circle" %)
227 -* In der Vorlage erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
86 +Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
87 +Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
228 228  
229 -==== Kontrollkästchen einfügen ====
89 +Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
230 230  
231 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
232 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
233 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
234 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
235 -1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
91 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
92 +2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
93 +3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
236 236  
237 -(% style="list-style-type:circle" %)
238 -* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
239 239  
240 -(% start="5" %)
241 -1. Das Kontrollkästchen anklichen, dann kann rechts oben bei Kontrollkästchen-Eigenschaften bei Bedarf auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole angepasst werden.
96 +**Dokumente per E-Mail verschicken**
242 242  
243 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
244 -
245 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
246 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
247 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
248 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
249 -1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
250 -
251 -(% style="list-style-type:circle" %)
252 -* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
253 -
254 -(% start="6" %)
255 -1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Kombinationsliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
256 -1. Gewünschte Werte eintippen
257 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
258 -
259 -(% start="8" %)
260 -1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
261 -1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
262 -
263 -==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
264 -
265 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen(((
266 -(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
267 -[[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="148" id="IAuswahllisten_Formularfeld.png" width="330"]]
268 -)))
269 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
270 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
271 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
272 -1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
273 -
274 -(% style="list-style-type:circle" %)
275 -* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
276 -
277 -(% start="6" %)
278 -1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Auswahlliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
279 -1. Gewünschte Werte eintippen
280 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
281 -1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
282 -1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
283 -
284 -==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
285 -
286 -(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
287 -[[Das Datum kann man aus der Kalenderansicht wählen>>image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="177" id="IDatumauswahl_Formularfeld.png" width="310"]]
288 -
289 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
290 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
291 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
292 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
293 -1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
294 -
295 -(% style="list-style-type:circle" %)
296 -* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
297 -
298 -(% start="6" %)
299 -1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
300 -1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann im entsprechenden Feld ein Datum ausgewählt werden. Nach einem Klick erscheint ein Kalender, in dem das aktuelle Datum voreingestellt ist
301 -
302 -
303 -(% class="box infomessage" %)
304 -(((
305 -Wenn man Formularfelder eingefügt hat, dann kann man die **Formularfeldeigenschaften **[[image:Formularfelder-Eigenschaften.png||height="56" width="123"]] bearbeiten.
306 -Hierbei kann man die Standardbreite und je nach Formularfeld z.B. das Anzeigeformat oder den Auswahllisteninhalt bearbeiten/ändern.
307 -)))
308 -
309 -
310 -== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
311 -
312 -[[image:Formularfeldname_2.png||alt="Formularfelder_entfernen.png" height="443" style="float:left" width="766"]]
313 -
314 -(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
315 -|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
316 -|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
317 -Hierüber öffnet man die jeweilige Aktivität, in der man die Dokumentvorlage verwendet hat.
318 -
319 -Ist in dieser Ansicht nur anzupassen, wenn:
320 -
321 -* es sich um eine Neuanlage handelt
322 -* die Bearbeitung noch offen ist (also nicht gedruckt oder versendet wurde)
323 -)))
324 -|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieser Dokumentvorlage werden hier aufgelistet. Formaularfeld welches gelöscht werden soll in dem DropDown auswählen.
325 -|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen **wird das Formularfeld in dieser Aktivität gelöscht.
326 -
327 -== Löschen einer Dokumentvorlage ==
328 -
329 -Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
330 -Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
331 -Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
332 -
333 -
334 -== Dokumentvorlage kopieren ==
335 -
336 -1. In Schnellsuche Begriff **Dokumentvorlage** eingeben und **Enter**-Taste drücken
337 -1. Dokumentvorlagen aus den Suchergebnissen wählen
338 -1. In der Übersicht auf gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick öffnen
339 -1. Auf Button **Vorlage kopieren **links unten vom Desktop der gewünschten Dokumentvorlage klicken
340 -1. Im geöffneten Fenster Neue Vorlage **Bezeichnung anpassen **eingeben
341 -1. Mit **OK**-Button bestätigen
342 -
343 -* Die Kopie der Dokumentvorlage wurde erstellt und man gelangt direkt nach der Erstellung automatisch in den Desktop der Kopie.
344 -
345 -= Dokumentkategorien =
346 -
347 -Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
348 -
349 -== Dokumentkategorien anlegen ==
350 -
351 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
352 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
353 -3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
354 -4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
355 -
356 -== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
357 -
358 -Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
359 -
360 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
361 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
362 -3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
363 -4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
98 +Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
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