Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen
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Zusammenfassung
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Details
- Seiteneigenschaften
-
- Inhalt
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... ... @@ -15,28 +15,9 @@ 15 15 Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden. 16 16 17 17 18 -== Bereiche == 19 - 20 -Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann. 21 -Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt: 22 - 23 -|**Bereich**|**Anzeige** 24 -|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen 25 -|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt. 26 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden. 27 -|Förderung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung. 28 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden. 29 -|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung. 30 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden. 31 -|Beschluss|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss. 32 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden. 33 -|Mietvertrag|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag. 34 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden 35 -|Fundraisingprodukt|?? (noch nicht gehabt) 36 - 37 37 == Dokumentvorlagen erstellen == 38 38 39 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Sch nellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]20 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]] 40 40 41 41 (% style="list-style-type:circle" %) 42 42 * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet. ... ... @@ -78,7 +78,7 @@ 78 78 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv". 79 79 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden. 80 80 81 -== Dokumentvorlage im Überblick == 62 +== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick == 82 82 83 83 [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]] 84 84 ... ... @@ -93,12 +93,7 @@ 93 93 94 94 95 95 96 - 97 - 98 - 99 - 100 - 101 -(% style="width:844.6px" %) 77 +(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %) 102 102 |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung 103 103 |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest. 104 104 |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage. ... ... @@ -113,7 +113,7 @@ 113 113 114 114 === Seriendruckfelder im Überblick === 115 115 116 -[[image: Seriendruckfelder_V3.png||alt="Designer_Seriendruck.png"height="336" style="float:left" width="957"]]92 +[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]] 117 117 118 118 119 119 ... ... @@ -126,26 +126,34 @@ 126 126 127 127 128 128 129 -(% style="width:955.6px" %) 105 +(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %) 130 130 |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung 131 -|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen). 132 -|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden. 133 -|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt. 107 +|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch 108 +bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben. 109 +Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.") 110 +|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. 111 +|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. 134 134 |(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen. 135 -|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar. 136 -|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar. 113 +|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. 114 +|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. 115 +|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**. 116 +|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**. 137 137 138 -(% class="box infomessage" %) 139 -((( 140 -Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten. 141 -))) 118 +==== Seriendruckfeld einfügen ==== 142 142 143 -(% class="wikigeneratedid" %) 144 -=== Spezialfelder im Überblick === 120 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen 121 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen 122 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen 145 145 146 -xx 124 +(% style="list-style-type:circle" %) 125 +* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt. 147 147 127 +(% start="4" %) 128 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken 129 +1. Auf Button **Einfügen **klicken 148 148 131 +(% style="list-style-type:circle" %) 132 +* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt. 149 149 150 150 151 151 ... ... @@ -154,25 +154,13 @@ 154 154 155 155 156 156 157 -xx 158 158 159 -=== Seriendruckfeld einfügen === 160 160 161 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen 162 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen 163 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen. 164 164 165 -(% style="list-style-type:circle" %) 166 -* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt. 167 167 168 -(% start="4" %) 169 -1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll. 170 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken. 171 -1. Auf Button **Einfügen **klicken. 172 172 173 -(% style="list-style-type:circle" %) 174 -* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt. 175 175 147 + 176 176 === Formularfelder im Überblick === 177 177 178 178 [[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]] ... ... @@ -185,162 +185,110 @@ 185 185 |(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein. 186 186 |(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons. 187 187 188 -(% class="box infomessage" %) 189 -((( 190 -Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden. 191 -))) 192 192 193 -(% class="wikigeneratedid" %) 194 -((( 195 - 196 -))) 197 197 198 -(% class="wikigeneratedid" %) 199 -((( 200 - 201 -))) 202 202 203 -(% class="wikigeneratedid" %) 204 -((( 205 - 206 -))) 207 207 208 -(% class="wikigeneratedid" %) 209 -((( 210 - 211 -))) 212 212 213 -(% class="wikigeneratedid" %) 214 -((( 215 - 216 -))) 217 217 166 + 167 +xx 168 + 169 + 170 + 171 + 172 + 173 + 174 + 175 + 176 + 218 218 ==== Textfeld einfügen ==== 219 219 220 220 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen 221 221 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 222 222 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 223 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll. 224 224 1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen 225 225 226 226 (% style="list-style-type:circle" %) 227 -* In der Vorlageerscheint nun ein Textformularfeld.Sobald diese Dokumentvorlageausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Texteingetragen werden.185 +* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt. 228 228 187 +xx 188 + 229 229 ==== Kontrollkästchen einfügen ==== 230 230 231 231 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]] 232 232 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 233 233 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 234 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll. 235 235 1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen 236 236 237 237 (% style="list-style-type:circle" %) 238 -* I mDokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.197 +* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. 239 239 240 240 (% start="5" %) 241 -1. Das Kontrollkästchen anklichen, dann kann rechts obenbei Kontrollkästchen-Eigenschaften bei Bedarf auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symboleangepasst werden.200 +1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern 242 242 202 + 243 243 ==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ==== 244 244 245 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen 205 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]] 246 246 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 247 247 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 248 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll. 249 249 1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen 209 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken 210 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen 211 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen 250 250 251 251 (% style="list-style-type:circle" %) 252 -* I mDokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.214 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt. 253 253 254 -(% start="6" %) 255 -1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Kombinationsliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken. 256 -1. Gewünschte Werte eintippen 257 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind. 258 - 259 -(% start="8" %) 260 -1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern 261 -1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden. 262 - 263 263 ==== Auswahllistenformularfeld einfügen ==== 264 264 265 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen((( 266 -(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %) 267 -[[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="148" id="IAuswahllisten_Formularfeld.png" width="330"]] 268 -))) 218 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]] 269 269 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 270 270 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 271 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll. 272 272 1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen 222 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken 223 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen 224 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen 273 273 274 274 (% style="list-style-type:circle" %) 275 -* I mDokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.227 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt. 276 276 277 -(% start="6" %) 278 -1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Auswahlliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken. 279 -1. Gewünschte Werte eintippen 280 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind. 281 -1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern 282 -1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden. 283 - 284 284 ==== Datumauswahlformularfeld einfügen ==== 285 285 286 -(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %) 287 -[[Das Datum kann man aus der Kalenderansicht wählen>>image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="177" id="IDatumauswahl_Formularfeld.png" width="310"]] 288 - 289 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen 231 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]] 290 290 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 291 291 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 292 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll. 293 293 1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen 294 294 295 295 (% style="list-style-type:circle" %) 296 -* ImDokumentwird nuneinDropdownmenüangezeigt.237 +* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen. 297 297 298 -(% start="6" %) 299 -1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern 300 -1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann im entsprechenden Feld ein Datum ausgewählt werden. Nach einem Klick erscheint ein Kalender, in dem das aktuelle Datum voreingestellt ist 239 +(% start="5" %) 240 +1. Datum auswählen 301 301 242 +(% style="list-style-type:circle" %) 243 +* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt. 302 302 303 -(% class="box infomessage" %) 304 -((( 305 -Wenn man Formularfelder eingefügt hat, dann kann man die **Formularfeldeigenschaften **[[image:Formularfelder-Eigenschaften.png||height="56" width="123"]] bearbeiten. 306 -Hierbei kann man die Standardbreite und je nach Formularfeld z.B. das Anzeigeformat oder den Auswahllisteninhalt bearbeiten/ändern. 307 -))) 245 +(% class="wikigeneratedid" %) 246 +== Löschen einer Dokumentvorlage == 308 308 248 +Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]] 309 309 310 - ==LöscheneinesFormularfeldesbei verwendeter Dokumentvorlage==250 +Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen. 311 311 312 - [[image:Formularfeldname_2.png||alt="Formularfelder_entfernen.png"height="443"style="float:left"width="766"]]252 +Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss. 313 313 314 -(% style="margin-left:auto; width:751px" %) 315 -|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung 316 -|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)((( 317 -Hierüber öffnet man die jeweilige Aktivität, in der man die Dokumentvorlage verwendet hat. 254 +Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt. 318 318 319 -Ist in dieser Ansicht nur anzupassen, wenn: 320 320 321 -* es sich um eine Neuanlage handelt 322 -* die Bearbeitung noch offen ist (also nicht gedruckt oder versendet wurde) 323 -))) 324 -|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieser Dokumentvorlage werden hier aufgelistet. Formaularfeld welches gelöscht werden soll in dem DropDown auswählen. 325 -|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen **wird das Formularfeld in dieser Aktivität gelöscht. 326 326 327 -== Löschen einer Dokumentvorlage == 328 328 329 -Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch. 330 -Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss. 331 -Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt. 332 332 333 333 334 -== Dokumentvorlage kopieren == 335 335 336 -1. In Schnellsuche Begriff **Dokumentvorlage** eingeben und **Enter**-Taste drücken 337 -1. Dokumentvorlagen aus den Suchergebnissen wählen 338 -1. In der Übersicht auf gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick öffnen 339 -1. Auf Button **Vorlage kopieren **links unten vom Desktop der gewünschten Dokumentvorlage klicken 340 -1. Im geöffneten Fenster Neue Vorlage **Bezeichnung anpassen **eingeben 341 -1. Mit **OK**-Button bestätigen 342 342 343 - * Die Kopie der Dokumentvorlage wurde erstellt und man gelangt direkt nach der Erstellung automatisch in den Desktop der Kopie.263 +xx 344 344 345 345 = Dokumentkategorien = 346 346
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