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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2025/01/29 12:52
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/11/03 13:02
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.9 Dokumentvorlagen
1 +010.4 Dokumentvorlagen
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -5,38 +5,14 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -(% class="box warningmessage" %)
9 -(((
10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 -)))
12 -
13 13  = Dokumentvorlagen =
14 14  
15 15  Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 16  
17 17  
18 -== Bereiche ==
19 -
20 -Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 -Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22 -
23 -|**Bereich**|**Anzeige**
24 -|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 -|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 -|Förderung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 -|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 -|Beschluss|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss.
32 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden.
33 -|Mietvertrag|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag.
34 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden
35 -|Fundraisingprodukt|?? (noch nicht gehabt)
36 -
37 37  == Dokumentvorlagen erstellen ==
38 38  
39 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
15 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
40 40  
41 41  (% style="list-style-type:circle" %)
42 42  * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
... ... @@ -78,7 +78,7 @@
78 78  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
79 79  |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
80 80  
81 -== Dokumentvorlage im Überblick ==
57 +== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
82 82  
83 83  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
84 84  
... ... @@ -93,12 +93,7 @@
93 93  
94 94  
95 95  
96 -
97 -
98 -
99 -
100 -
101 -(% style="width:844.6px" %)
72 +(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
102 102  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
103 103  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
104 104  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
... ... @@ -111,13 +111,13 @@
111 111  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
112 112  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
113 113  
114 -=== Seriendruckfelder im Überblick ===
115 115  
116 -[[image:Seriendruckfelder_V3.png||alt="Designer_Seriendruck.png" height="336" style="float:left" width="957"]]
117 117  
118 118  
119 119  
89 +=== Seriendruckfelder im Überblick ===
120 120  
91 +[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
121 121  
122 122  
123 123  
... ... @@ -126,74 +126,40 @@
126 126  
127 127  
128 128  
129 -(% style="width:955.6px" %)
130 -|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
131 -|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
132 -|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.
133 -|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
134 -|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
135 -|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
136 -|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
137 137  
138 -(% class="box infomessage" %)
139 -(((
140 -Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
141 -)))
142 142  
143 -=== Spezialfelder im Überblick ===
144 144  
145 -[[image:Spezialfelder_Ueberblick.png||height="503" style="float:left" width="272"]]
146 146  
147 -(% style="margin-left:auto; width:1246px" %)
148 -|=(% style="width: 83px;" %)Nummer|=(% style="width: 1159px;" %)Beschreibung
149 -|(% style="width:83px" %)**1**|(% style="width:1159px" %)(((
150 -Mit dieser Option fügt man ein konditionales **IF**-Feld ein.
104 +(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
105 +|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
106 +|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
107 +bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
108 +Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
109 +|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
110 +|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
111 +|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
112 +|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
113 +|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
114 +|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
115 +|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
151 151  
152 -Dieses vergleicht ein anderes Seriendruckfeld mit einem Wert und dann einen entsprechenden positiven oder negativen Text ein.
153 -)))
154 -|(% style="width:83px" %)**2**|(% style="width:1159px" %)(((
155 -Mit dieser Option fügt man ein **IncludeText**-Feld ein.
156 156  
157 -Dieses fügt eine referenzierte Untervorlage an der Feldposition ein.
158 -)))
159 -|(% style="width:83px" %)**3**|(% style="width:1159px" %)Mithilfe dieser Option wird ein **Datums**-Feld eingefügt. Dieses gibt das aktuelle Datum in einem spezifischen Format aus.
160 -|(% style="width:83px" %)**4**|(% style="width:1159px" %)Mithilfe dieser Option wird ein **Next**-Feld eingefügt. Erfolgt nun ein Seriendruckvorgang, so wird mit diesem Feld die nächste Datenzeile ausgewählt.
161 -|(% style="width:83px" %)**5**|(% style="width:1159px" %)Mit diesem **NextIf**-Feld wird ein Feld eingefügt. Erfolgt nun ein Seriendruckvorgang, so wird unter speziellen Voraussetzungen die nächste Datenzeile ausgewählt.
162 162  
163 163  
164 164  
165 165  
122 +==== Seriendruckfeld einfügen ====
166 166  
167 -
168 -
169 -
170 -
171 -
172 -
173 -
174 -
175 -
176 -
177 -
178 -
179 -
180 -
181 -
182 -xx
183 -
184 -=== Seriendruckfeld einfügen ===
185 -
186 186  1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
187 187  1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
188 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
126 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
189 189  
190 190  (% style="list-style-type:circle" %)
191 191  * Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
192 192  
193 193  (% start="4" %)
194 -1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
195 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
196 -1. Auf Button **Einfügen **klicken.
132 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
133 +1. Auf Button **Einfügen **klicken
197 197  
198 198  (% style="list-style-type:circle" %)
199 199  * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
... ... @@ -200,188 +200,72 @@
200 200  
201 201  === Formularfelder im Überblick ===
202 202  
203 -[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
140 +[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
204 204  
205 205  (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
206 206  |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
207 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
208 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
209 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
210 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
211 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
144 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
145 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
146 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
212 212  
213 -(% class="box infomessage" %)
214 -(((
215 -Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
216 -)))
148 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
217 217  
218 -(% class="wikigeneratedid" %)
219 -(((
220 -
221 -)))
222 -
223 -(% class="wikigeneratedid" %)
224 -(((
225 -
226 -)))
227 -
228 -(% class="wikigeneratedid" %)
229 -(((
230 -
231 -)))
232 -
233 -(% class="wikigeneratedid" %)
234 -(((
235 -
236 -)))
237 -
238 -(% class="wikigeneratedid" %)
239 -(((
240 -
241 -)))
242 -
243 -==== Textfeld einfügen ====
244 -
245 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
150 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
246 246  1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
247 247  1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
248 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
249 -1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
153 +1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
250 250  
251 251  (% style="list-style-type:circle" %)
252 -* In der Vorlage erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
156 +* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
253 253  
254 -==== Kontrollkästchen einfügen ====
255 -
256 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
257 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
258 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
259 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
260 -1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
261 -
262 -(% style="list-style-type:circle" %)
263 -* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
264 -
265 265  (% start="5" %)
266 -1. Das Kontrollkästchen anklichen, dann kann rechts oben bei Kontrollkästchen-Eigenschaften bei Bedarf auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole angepasst werden.
159 +1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
267 267  
268 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
269 -
270 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
271 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
272 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
273 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
274 -1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
275 -
276 276  (% style="list-style-type:circle" %)
277 -* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
162 +* Das Eingabefenster wird geöffnet.
278 278  
279 279  (% start="6" %)
280 -1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Kombinationsliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
281 -1. Gewünschte Werte eintippen
282 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
165 +1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
283 283  
284 -(% start="8" %)
285 -1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
286 -1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
287 -
288 -==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
289 -
290 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen(((
291 -(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
292 -[[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="148" id="IAuswahllisten_Formularfeld.png" width="330"]]
293 -)))
294 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
295 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
296 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
297 -1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
298 -
299 299  (% style="list-style-type:circle" %)
300 -* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
168 +* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
301 301  
302 -(% start="6" %)
303 -1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Auswahlliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
304 -1. Gewünschte Werte eintippen
305 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
306 -1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
307 -1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
308 308  
309 -==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
310 310  
311 -(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
312 -[[Das Datum kann man aus der Kalenderansicht wählen>>image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="177" id="IDatumauswahl_Formularfeld.png" width="310"]]
313 313  
314 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
315 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
316 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
317 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
318 -1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
319 319  
320 -(% style="list-style-type:circle" %)
321 -* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
322 322  
323 -(% start="6" %)
324 -1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
325 -1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann im entsprechenden Feld ein Datum ausgewählt werden. Nach einem Klick erscheint ein Kalender, in dem das aktuelle Datum voreingestellt ist
326 326  
327 -(% class="box infomessage" %)
328 -(((
329 -Wenn man Formularfelder eingefügt hat, dann kann man die **Formularfeldeigenschaften **[[image:Formularfelder-Eigenschaften.png||height="56" width="123"]] bearbeiten.
330 -Hierbei kann man die Standardbreite und je nach Formularfeld z.B. das Anzeigeformat oder den Auswahllisteninhalt bearbeiten/ändern.
331 -)))
332 332  
333 333  
334 -== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
178 +**Frühere Version:**
335 335  
336 -[[image:Formularfeldname_2.png||alt="Formularfelder_entfernen.png" height="443" style="float:left" width="766"]]
180 +Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
337 337  
338 -(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
339 -|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
340 -|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
341 -Hierüber öffnet man die jeweilige Aktivität, in der man die Dokumentvorlage verwendet hat.
342 342  
343 -Ist in dieser Ansicht nur anzupassen, wenn:
183 +**Dokument hinzufügen**
344 344  
345 -* es sich um eine Neuanlage handelt
346 -* die Bearbeitung noch offen ist (also nicht gedruckt oder versendet wurde)
347 -)))
348 -|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieser Dokumentvorlage werden hier aufgelistet. Formaularfeld welches gelöscht werden soll in dem DropDown auswählen.
349 -|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen **wird das Formularfeld in dieser Aktivität gelöscht.
185 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
186 +2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
187 +3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
188 +a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
189 +b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
190 +4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
191 +5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
192 +6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
350 350  
351 -== Löschen einer Dokumentvorlage ==
194 +**Dokument löschen**
352 352  
353 -Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
354 -Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
355 -Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
196 +Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
197 +Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
356 356  
199 +Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
357 357  
358 -== Dokumentvorlage kopieren ==
201 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
202 +2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
203 +3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
359 359  
360 -1. In Schnellsuche Begriff **Dokumentvorlage** eingeben und **Enter**-Taste drücken
361 -1. Dokumentvorlagen aus den Suchergebnissen wählen
362 -1. In der Übersicht auf gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick öffnen
363 -1. Auf Button **Vorlage kopieren **links unten vom Desktop der gewünschten Dokumentvorlage klicken
364 -1. Im geöffneten Fenster Neue Vorlage **Bezeichnung anpassen **eingeben
365 -1. Mit **OK**-Button bestätigen
366 366  
367 -* Die Kopie der Dokumentvorlage wurde erstellt und man gelangt direkt nach der Erstellung automatisch in den Desktop der Kopie.
206 +**Dokumente per E-Mail verschicken**
368 368  
369 -= Dokumentkategorien =
370 -
371 -Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
372 -
373 -== Dokumentkategorien anlegen ==
374 -
375 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
376 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
377 -3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
378 -4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
379 -
380 -== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
381 -
382 -Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
383 -
384 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
385 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
386 -3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
387 -4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
208 +Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
Auswahllisten_Formularfeld.png
Author
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Datumauswahl_Formularfeld.png
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