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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 97.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2025/02/28 14:35
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/25 14:21
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.9 Dokumentvorlagen
1 +Dokumente
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -1,85 +1,39 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
3 +**Alles rund um die Dokumente:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -(% class="box warningmessage" %)
9 -(((
10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 -)))
8 += Dokumente intern und extern =
12 12  
13 -= Dokumentvorlagen =
10 +Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 +Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 +Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 +Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
14 14  
15 -Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
15 += Dokumente interner Natur =
16 16  
17 +Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 +Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 +Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
17 17  
18 -== Bereiche ==
21 +== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
19 19  
20 -Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 -Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22 -
23 -|**Bereich**|**Anzeige**
24 -|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 -|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 -|Förderung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 -|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 -|Beschluss|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss.
32 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden.
33 -|Mietvertrag|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag.
34 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden
35 -|Fundraisingprodukt|?? (noch nicht gehabt)
36 -
37 -== Dokumentvorlagen erstellen ==
38 -
39 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
40 -
41 -(% style="list-style-type:circle" %)
42 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
43 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
44 -
45 -(% start="2" %)
46 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
47 -
48 -(% style="list-style-type:circle" %)
49 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
50 -
51 -(% start="3" %)
52 -1. **+** Icon anklicken
53 -
54 -(% style="list-style-type:circle" %)
55 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
56 -
57 -(% start="4" %)
58 -1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
59 -1. **Bezeichnung **eingeben
60 -1. **Kategorie **auswählen
61 -1. **Stiftung **auswählen
62 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
63 -1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
64 -
65 -(% style="list-style-type:circle" %)
66 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
67 -
68 -== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
69 -
70 70  [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
71 71  
72 72  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
73 73  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
74 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
75 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
27 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
28 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
76 76  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
77 77  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
78 78  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
79 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
32 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
80 80  
81 -== Dokumentvorlage im Überblick ==
82 82  
35 +== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
36 +
83 83  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
84 84  
85 85  
... ... @@ -93,12 +93,7 @@
93 93  
94 94  
95 95  
96 -
97 -
98 -
99 -
100 -
101 -(% style="width:844.6px" %)
50 +(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
102 102  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
103 103  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
104 104  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
... ... @@ -111,9 +111,7 @@
111 111  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
112 112  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
113 113  
114 -=== Seriendruckfelder im Überblick ===
115 115  
116 -[[image:Seriendruckfelder_V3.png||alt="Designer_Seriendruck.png" height="336" style="float:left" width="957"]]
117 117  
118 118  
119 119  
... ... @@ -126,39 +126,14 @@
126 126  
127 127  
128 128  
129 -(% style="width:955.6px" %)
130 -|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
131 -|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein [[Spezialfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSpezialfelderimDCberblick]] einfügen. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
132 -|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden. Ab V25.1 werden mögliche Formatierungen in einer Auswahlliste angezeigt.
133 -|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
134 -|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
135 -|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
136 -|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
137 137  
138 -(% class="box infomessage" %)
139 -(((
140 -Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
141 -)))
77 +== Seriendruckfeld im Überblick ==
142 142  
143 -=== Spezialfelder im Überblick ===
79 +[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
144 144  
145 -[[image:Spezialfelder_Ueberblick.png||height="503" style="float:left" width="272"]]
146 146  
147 -(% style="margin-left:auto; width:1246px" %)
148 -|=(% style="width: 83px;" %)Nummer|=(% style="width: 1159px;" %)Beschreibung
149 -|(% style="width:83px" %)**1**|(% style="width:1159px" %)(((
150 -Mit dieser Option fügt man ein konditionales **IF**-Feld ein.
151 151  
152 -Dieses vergleicht ein anderes Seriendruckfeld mit einem Wert und dann einen entsprechenden positiven oder negativen Text ein.
153 -)))
154 -|(% style="width:83px" %)**2**|(% style="width:1159px" %)(((
155 -Mit dieser Option fügt man ein **IncludeText**-Feld ein.
156 156  
157 -Dieses fügt eine referenzierte Untervorlage an der Feldposition ein.
158 -)))
159 -|(% style="width:83px" %)**3**|(% style="width:1159px" %)Mithilfe dieser Option wird ein **Datums**-Feld eingefügt. Dieses gibt das aktuelle Datum in einem spezifischen Format aus.
160 -|(% style="width:83px" %)**4**|(% style="width:1159px" %)Mithilfe dieser Option wird ein **Next**-Feld eingefügt. Erfolgt nun ein Seriendruckvorgang, so wird mit diesem Feld die nächste Datenzeile ausgewählt.
161 -|(% style="width:83px" %)**5**|(% style="width:1159px" %)Mit diesem **NextIf**-Feld wird ein Feld eingefügt. Erfolgt nun ein Seriendruckvorgang, so wird unter speziellen Voraussetzungen die nächste Datenzeile ausgewählt.
162 162  
163 163  
164 164  
... ... @@ -167,6 +167,18 @@
167 167  
168 168  
169 169  
92 +(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
93 +|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
94 +|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
95 +bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
96 +Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
97 +|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
98 +|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
99 +|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
100 +|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
101 +|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
102 +|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
103 +|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
170 170  
171 171  
172 172  
... ... @@ -177,209 +177,142 @@
177 177  
178 178  
179 179  
180 -xx
181 181  
182 -=== Seriendruckfeld einfügen ===
183 183  
184 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
185 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
186 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
187 187  
188 -(% style="list-style-type:circle" %)
189 -* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
190 190  
191 -(% start="4" %)
192 -1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
193 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
194 -1. Auf Button **Einfügen **klicken.
195 195  
196 -(% style="list-style-type:circle" %)
197 -* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
198 198  
199 -=== Formularfelder im Überblick ===
120 +== Formularfeld im Überblick ==
200 200  
201 -[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
122 +[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
202 202  
203 203  (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
204 204  |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
205 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
206 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
207 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
208 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
209 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
126 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)
127 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)
128 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)
210 210  
211 -(% class="box infomessage" %)
212 -(((
213 -Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
214 -)))
215 215  
216 -(% class="wikigeneratedid" %)
217 -(((
218 -
219 -)))
220 220  
221 -(% class="wikigeneratedid" %)
222 -(((
223 -
224 -)))
225 225  
226 -(% class="wikigeneratedid" %)
227 -(((
228 -
229 -)))
230 230  
231 -(% class="wikigeneratedid" %)
232 -(((
233 -
234 -)))
235 235  
236 -(% class="wikigeneratedid" %)
237 -(((
238 -
239 -)))
240 240  
241 -==== Textfeld einfügen ====
242 242  
243 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
244 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
245 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
246 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
247 -1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
248 248  
249 -(% style="list-style-type:circle" %)
250 -* In der Vorlage erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
251 251  
252 -==== Kontrollkästchen einfügen ====
139 +xx
253 253  
254 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
255 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
256 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
257 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
258 -1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
259 259  
260 -(% style="list-style-type:circle" %)
261 -* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
262 262  
263 -(% start="5" %)
264 -1. Das Kontrollkästchen anklichen, dann kann rechts oben bei Kontrollkästchen-Eigenschaften bei Bedarf auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole angepasst werden.
265 265  
266 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
267 267  
268 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
269 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
270 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
271 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
272 -1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
273 273  
274 -(% style="list-style-type:circle" %)
275 -* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
276 276  
277 -(% start="6" %)
278 -1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Kombinationsliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
279 -1. Gewünschte Werte eintippen
280 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
281 281  
282 -(% start="8" %)
283 -1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
284 -1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
148 +== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
285 285  
286 -==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
150 +xx
287 287  
288 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen(((
289 -(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
290 -[[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="148" id="IAuswahllisten_Formularfeld.png" width="330"]]
291 -)))
292 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
293 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
294 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
295 -1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
152 +== Dokumentvorlagen ==
296 296  
154 +xx
155 +
156 +=== Dokumentvorlagen erstellen ===
157 +
158 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
159 +
297 297  (% style="list-style-type:circle" %)
298 -* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
161 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
162 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
299 299  
300 -(% start="6" %)
301 -1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Auswahlliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
302 -1. Gewünschte Werte eintippen
303 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
304 -1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
305 -1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
164 +(% start="2" %)
165 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
306 306  
307 -==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
167 +(% style="list-style-type:circle" %)
168 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
308 308  
309 -(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
310 -[[Das Datum kann man aus der Kalenderansicht wählen>>image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="177" id="IDatumauswahl_Formularfeld.png" width="310"]]
170 +(% start="3" %)
171 +1. **+** Symbol anklicken
311 311  
312 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
313 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
314 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
315 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
316 -1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
173 +(% style="list-style-type:circle" %)
174 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
317 317  
176 +(% start="4" %)
177 +1. **Bereich **auswählen
178 +1. **Bezeichnung **eingeben
179 +1. **Kategorie **auswählen
180 +1. **Stiftung **auswählen
181 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
182 +1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
183 +
318 318  (% style="list-style-type:circle" %)
319 -* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
185 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
320 320  
321 -(% start="6" %)
322 -1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
323 -1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann im entsprechenden Feld ein Datum ausgewählt werden. Nach einem Klick erscheint ein Kalender, in dem das aktuelle Datum voreingestellt ist
187 +=== Dokumentvorlagen formatieren ===
324 324  
325 -(% class="box infomessage" %)
326 -(((
327 -Wenn man Formularfelder eingefügt hat, dann kann man die **Formularfeldeigenschaften **[[image:Formularfelder-Eigenschaften.png||height="56" width="123"]] bearbeiten.
328 -Hierbei kann man die Standardbreite und je nach Formularfeld z.B. das Anzeigeformat oder den Auswahllisteninhalt bearbeiten/ändern.
329 -)))
189 +xx
330 330  
191 +==== Formularvorlagen ====
331 331  
332 -== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
193 +xx
333 333  
334 -[[image:Formularfeldname_2.png||alt="Formularfelder_entfernen.png" height="443" style="float:left" width="766"]]
195 +==== Seriendruckvorlagen ====
335 335  
336 -(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
337 -|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
338 -|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
339 -Hierüber öffnet man die jeweilige Aktivität, in der man die Dokumentvorlage verwendet hat.
197 +xx
340 340  
341 -Ist in dieser Ansicht nur anzupassen, wenn:
199 += Dokumente externer Natur =
342 342  
343 -* es sich um eine Neuanlage handelt
344 -* die Bearbeitung noch offen ist (also nicht gedruckt oder versendet wurde)
345 -)))
346 -|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieser Dokumentvorlage werden hier aufgelistet. Formaularfeld welches gelöscht werden soll in dem DropDown auswählen.
347 -|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen **wird das Formularfeld in dieser Aktivität gelöscht.
201 +xx
348 348  
349 -== Löschen einer Dokumentvorlage ==
203 +=== Mögliche Dateitypen ===
350 350  
351 -Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
352 -Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
353 -Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
205 +xx
354 354  
207 +=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
355 355  
356 -== Dokumentvorlage kopieren ==
357 357  
358 -1. In Schnellsuche Begriff **Dokumentvorlage** eingeben und **Enter**-Taste drücken
359 -1. Dokumentvorlagen aus den Suchergebnissen wählen
360 -1. In der Übersicht auf gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick öffnen
361 -1. Auf Button **Vorlage kopieren **links unten vom Desktop der gewünschten Dokumentvorlage klicken
362 -1. Im geöffneten Fenster Neue Vorlage **Bezeichnung anpassen **eingeben
363 -1. Mit **OK**-Button bestätigen
364 364  
365 -* Die Kopie der Dokumentvorlage wurde erstellt und man gelangt direkt nach der Erstellung automatisch in den Desktop der Kopie.
366 366  
367 -= Dokumentkategorien =
368 368  
369 -Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
370 370  
371 -== Dokumentkategorien anlegen ==
372 372  
373 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
374 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
375 -3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
376 -4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
377 377  
378 -== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
379 379  
380 -Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
381 381  
382 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
383 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
384 -3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
385 -4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
218 +
219 +
220 +
221 +
222 +**Frühere Version:**
223 +
224 +Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
225 +
226 +
227 +**Dokument hinzufügen**
228 +
229 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
230 +2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
231 +3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
232 +a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
233 +b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
234 +4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
235 +5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
236 +6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
237 +
238 +**Dokument löschen**
239 +
240 +Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
241 +Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
242 +
243 +Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
244 +
245 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
246 +2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
247 +3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
248 +
249 +
250 +**Dokumente per E-Mail verschicken**
251 +
252 +Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
Auswahllisten_Formularfeld.png
Author
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Inhalt
Datumauswahl_Formularfeld.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Dokumentvorlage_loeschen.png
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Author
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Formularfelder_entfernen.png
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Formularfeldname_2.png
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Inhalt
Kombinationslisten_Formularfeld.png
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