Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zusammenfassung

• Seiteneigenschaften (2 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
• Anhänge (0 geändert, 0 hinzugefügt, 11 gelöscht)
  • Auswahllisten_Formularfeld.png
  • Datumauswahl_Formularfeld.png
  • Dokumentvorlage_loeschen.png
  • Formularfelder-Eigenschaften.png
  • Formularfelder_entfernen.png
  • Formularfeldname_2.png
  • Kombinationslisten_Formularfeld.png
  • Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
  • Seriendruckfelder_V3.png
  • Spezialfelder_Ueberblick.png
  • Text_Editior_Menuepunkte.png

Details

Seiteneigenschaften

Titel

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-010.9 Dokumentvorlagen
	1	+010.4 Dokumentvorlagen

Inhalt

...	...	@@ -5,38 +5,14 @@
5	5	{{toc/}}
6	6	)))
7	7
8		-(% class="box warningmessage" %)
9		-(((
10		-Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11		-)))
12		-
13	13	= Dokumentvorlagen =
14	14
15	15	Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16	16
17	17
18		-== Bereiche ==
19		-
20		-Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21		-Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22		-
23		-|**Bereich**|**Anzeige**
24		-|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25		-|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27		-|Förderung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29		-|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31		-|Beschluss|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss.
32		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden.
33		-|Mietvertrag|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag.
34		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden
35		-|Fundraisingprodukt|?? (noch nicht gehabt)
36		-
37	37	== Dokumentvorlagen erstellen ==
38	38
39		-1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
	15	+1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
40	40
41	41	(% style="list-style-type:circle" %)
42	42	* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
...	...	@@ -78,7 +78,7 @@
78	78	|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
79	79	|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
80	80
81		-== Dokumentvorlage im Überblick ==
	57	+== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
82	82
83	83	[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
84	84
...	...	@@ -93,12 +93,7 @@
93	93
94	94
95	95
96		-
97		-
98		-
99		-
100		-
101		-(% style="width:844.6px" %)
	72	+(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
102	102	|=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
103	103	|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
104	104	|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
...	...	@@ -111,13 +111,13 @@
111	111	|(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
112	112	|(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
113	113
114		-=== Seriendruckfelder im Überblick ===
115	115
116		-[[image:Seriendruckfelder_V3.png||alt="Designer_Seriendruck.png" height="336" style="float:left" width="957"]]
117	117
118	118
119	119
	89	+=== Seriendruckfelder im Überblick ===
120	120
	91	+[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
121	121
122	122
123	123
...	...	@@ -126,72 +126,40 @@
126	126
127	127
128	128
129		-(% style="width:955.6px" %)
130		-|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
131		-|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein [[Spezialfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSpezialfelderimDCberblick]] einfügen. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
132		-|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden. Ab V25.1 werden mögliche Formatierungen in einer Auswahlliste angezeigt.
133		-|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
134		-|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
135		-|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
136		-|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
137	137
138		-(% class="box infomessage" %)
139		-(((
140		-Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
141		-)))
142	142
143		-=== Spezialfelder im Überblick ===
144	144
145		-[[image:Spezialfelder_Ueberblick.png||height="503" style="float:left" width="272"]]
146	146
147		-(% style="margin-left:auto; width:1246px" %)
148		-|=(% style="width: 83px;" %)Nummer|=(% style="width: 1159px;" %)Beschreibung
149		-|(% style="width:83px" %)**1**|(% style="width:1159px" %)(((
150		-Mit dieser Option fügt man ein konditionales **IF**-Feld ein.
	104	+(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
	105	+|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
	106	+|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
	107	+bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
	108	+Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
	109	+|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
	110	+|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
	111	+|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
	112	+|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
	113	+|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
	114	+|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
	115	+|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
151	151
152		-Dieses vergleicht ein anderes Seriendruckfeld mit einem Wert und dann einen entsprechenden positiven oder negativen Text ein.
153		-)))
154		-|(% style="width:83px" %)**2**|(% style="width:1159px" %)(((
155		-Mit dieser Option fügt man ein **IncludeText**-Feld ein.
156	156
157		-Dieses fügt eine referenzierte Untervorlage an der Feldposition ein.
158		-)))
159		-|(% style="width:83px" %)**3**|(% style="width:1159px" %)Mithilfe dieser Option wird ein **Datums**-Feld eingefügt. Dieses gibt das aktuelle Datum in einem spezifischen Format aus.
160		-|(% style="width:83px" %)**4**|(% style="width:1159px" %)Mithilfe dieser Option wird ein **Next**-Feld eingefügt. Erfolgt nun ein Seriendruckvorgang, so wird mit diesem Feld die nächste Datenzeile ausgewählt.
161		-|(% style="width:83px" %)**5**|(% style="width:1159px" %)Mit diesem **NextIf**-Feld wird ein Feld eingefügt. Erfolgt nun ein Seriendruckvorgang, so wird unter speziellen Voraussetzungen die nächste Datenzeile ausgewählt.
162	162
163	163
164	164
165	165
	122	+==== Seriendruckfeld einfügen ====
166	166
167		-
168		-
169		-
170		-
171		-
172		-
173		-
174		-
175		-
176		-
177		-
178		-
179		-
180		-xx
181		-
182		-=== Seriendruckfeld einfügen ===
183		-
184	184	1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
185	185	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
186		-1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
	126	+1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
187	187
188	188	(% style="list-style-type:circle" %)
189	189	* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
190	190
191	191	(% start="4" %)
192		-1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
193		-1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
194		-1. Auf Button **Einfügen **klicken.
	132	+1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
	133	+1. Auf Button **Einfügen **klicken
195	195
196	196	(% style="list-style-type:circle" %)
197	197	* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
...	...	@@ -198,188 +198,72 @@
198	198
199	199	=== Formularfelder im Überblick ===
200	200
201		-[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
	140	+[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
202	202
203	203	(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
204	204	|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
205		-|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
206		-|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
207		-|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
208		-|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
209		-|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
	144	+|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
	145	+|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
	146	+|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
210	210
211		-(% class="box infomessage" %)
212		-(((
213		-Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
214		-)))
	148	+==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
215	215
216		-(% class="wikigeneratedid" %)
217		-(((
218		-
219		-)))
220		-
221		-(% class="wikigeneratedid" %)
222		-(((
223		-
224		-)))
225		-
226		-(% class="wikigeneratedid" %)
227		-(((
228		-
229		-)))
230		-
231		-(% class="wikigeneratedid" %)
232		-(((
233		-
234		-)))
235		-
236		-(% class="wikigeneratedid" %)
237		-(((
238		-
239		-)))
240		-
241		-==== Textfeld einfügen ====
242		-
243		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
	150	+1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
244	244	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
245	245	1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
246		-1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
247		-1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
	153	+1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
248	248
249	249	(% style="list-style-type:circle" %)
250		-* In der Vorlage erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
	156	+* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
251	251
252		-==== Kontrollkästchen einfügen ====
253		-
254		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
255		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
256		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
257		-1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
258		-1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
259		-
260		-(% style="list-style-type:circle" %)
261		-* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
262		-
263	263	(% start="5" %)
264		-1. Das Kontrollkästchen anklichen, dann kann rechts oben bei Kontrollkästchen-Eigenschaften bei Bedarf auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole angepasst werden.
	159	+1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
265	265
266		-==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
267		-
268		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
269		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
270		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
271		-1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
272		-1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
273		-
274	274	(% style="list-style-type:circle" %)
275		-* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
	162	+* Das Eingabefenster wird geöffnet.
276	276
277	277	(% start="6" %)
278		-1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Kombinationsliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
279		-1. Gewünschte Werte eintippen
280		-1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
	165	+1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
281	281
282		-(% start="8" %)
283		-1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
284		-1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
285		-
286		-==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
287		-
288		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen(((
289		-(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
290		-[[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="148" id="IAuswahllisten_Formularfeld.png" width="330"]]
291		-)))
292		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
293		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
294		-1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
295		-1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
296		-
297	297	(% style="list-style-type:circle" %)
298		-* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
	168	+* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
299	299
300		-(% start="6" %)
301		-1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Auswahlliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
302		-1. Gewünschte Werte eintippen
303		-1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
304		-1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
305		-1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
306	306
307		-==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
308	308
309		-(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
310		-[[Das Datum kann man aus der Kalenderansicht wählen>>image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="177" id="IDatumauswahl_Formularfeld.png" width="310"]]
311	311
312		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
313		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
314		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
315		-1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
316		-1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
317	317
318		-(% style="list-style-type:circle" %)
319		-* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
320	320
321		-(% start="6" %)
322		-1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
323		-1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann im entsprechenden Feld ein Datum ausgewählt werden. Nach einem Klick erscheint ein Kalender, in dem das aktuelle Datum voreingestellt ist
324	324
325		-(% class="box infomessage" %)
326		-(((
327		-Wenn man Formularfelder eingefügt hat, dann kann man die **Formularfeldeigenschaften **[[image:Formularfelder-Eigenschaften.png||height="56" width="123"]] bearbeiten.
328		-Hierbei kann man die Standardbreite und je nach Formularfeld z.B. das Anzeigeformat oder den Auswahllisteninhalt bearbeiten/ändern.
329		-)))
330	330
331	331
332		-== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
	178	+**Frühere Version:**
333	333
334		-[[image:Formularfeldname_2.png||alt="Formularfelder_entfernen.png" height="443" style="float:left" width="766"]]
	180	+Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
335	335
336		-(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
337		-|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
338		-|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
339		-Hierüber öffnet man die jeweilige Aktivität, in der man die Dokumentvorlage verwendet hat.
340	340
341		-Ist in dieser Ansicht nur anzupassen, wenn:
	183	+**Dokument hinzufügen**
342	342
343		-* es sich um eine Neuanlage handelt
344		-* die Bearbeitung noch offen ist (also nicht gedruckt oder versendet wurde)
345		-)))
346		-|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieser Dokumentvorlage werden hier aufgelistet. Formaularfeld welches gelöscht werden soll in dem DropDown auswählen.
347		-|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen **wird das Formularfeld in dieser Aktivität gelöscht.
	185	+1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
	186	+2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können.
	187	+3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
	188	+a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“.
	189	+b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“.
	190	+4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente.
	191	+5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
	192	+6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
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349		-== Löschen einer Dokumentvorlage ==
	194	+**Dokument löschen**
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351		-Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
352		-Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
353		-Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
	196	+Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden.
	197	+Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
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	199	+Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
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356		-== Dokumentvorlage kopieren ==
	201	+1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
	202	+2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“.
	203	+3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
357	357
358		-1. In Schnellsuche Begriff **Dokumentvorlage** eingeben und **Enter**-Taste drücken
359		-1. Dokumentvorlagen aus den Suchergebnissen wählen
360		-1. In der Übersicht auf gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick öffnen
361		-1. Auf Button **Vorlage kopieren **links unten vom Desktop der gewünschten Dokumentvorlage klicken
362		-1. Im geöffneten Fenster Neue Vorlage **Bezeichnung anpassen **eingeben
363		-1. Mit **OK**-Button bestätigen
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365		-* Die Kopie der Dokumentvorlage wurde erstellt und man gelangt direkt nach der Erstellung automatisch in den Desktop der Kopie.
	206	+**Dokumente per E-Mail verschicken**
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367		-= Dokumentkategorien =
368		-
369		-Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
370		-
371		-== Dokumentkategorien anlegen ==
372		-
373		-1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
374		-2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
375		-3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
376		-4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
377		-
378		-== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
379		-
380		-Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
381		-
382		-1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
383		-2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
384		-3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
385		-4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
	208	+Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.

Auswahllisten_Formularfeld.png

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Datumauswahl_Formularfeld.png

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Dokumentvorlage_loeschen.png

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Formularfelder-Eigenschaften.png

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Formularfelder_entfernen.png

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Kontrollkaestchen_Formularfeld.png

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