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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
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am 2023/11/03 13:06
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.9 Dokumentvorlagen
1 +010.4 Dokumentvorlagen
Inhalt
... ... @@ -5,39 +5,14 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -(% class="box warningmessage" %)
9 -(((
10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 -)))
12 -
13 13  = Dokumentvorlagen =
14 14  
15 15  Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 16  
17 17  
18 -== Bereiche ==
19 -
20 -Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 -Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22 -
23 -|**Bereich**|**Anzeige**
24 -|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 -|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 -|Förderung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 -|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 -|Beschluss|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss.
32 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden.
33 -|Mietvertrag|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag.
34 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden
35 -|Fundraisingprodukt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Fundraisingprodukt (aktuell gibt es hier nur Einzelzuwender und Dauerzuwender).
36 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Einzelzuwender-, oder Dauerzuwender-Desktop erzeugt werden.
37 -
38 38  == Dokumentvorlagen erstellen ==
39 39  
40 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
15 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
41 41  
42 42  (% style="list-style-type:circle" %)
43 43  * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
... ... @@ -79,7 +79,7 @@
79 79  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
80 80  |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
81 81  
82 -== Dokumentvorlage im Überblick ==
57 +== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
83 83  
84 84  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
85 85  
... ... @@ -94,12 +94,7 @@
94 94  
95 95  
96 96  
97 -
98 -
99 -
100 -
101 -
102 -(% style="width:844.6px" %)
72 +(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
103 103  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
104 104  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
105 105  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
... ... @@ -112,9 +112,12 @@
112 112  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
113 113  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
114 114  
85 +
86 +
87 +
115 115  === Seriendruckfelder im Überblick ===
116 116  
117 -[[image:Seriendruckfelder_V3.png||alt="Designer_Seriendruck.png" height="336" style="float:left" width="957"]]
90 +[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
118 118  
119 119  
120 120  
... ... @@ -127,71 +127,35 @@
127 127  
128 128  
129 129  
130 -(% style="width:955.6px" %)
103 +(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
131 131  |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
132 -|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein [[Spezialfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSpezialfelderimDCberblick]] einfügen. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
133 -|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden. Ab V25.1 werden mögliche Formatierungen in einer Auswahlliste angezeigt.
134 -|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
105 +|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
106 +bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
107 +Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
108 +|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
109 +|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
135 135  |(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
136 -|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
137 -|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
111 +|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
112 +|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
113 +|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
114 +|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
138 138  
139 -(% class="box infomessage" %)
140 -(((
141 -Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
142 -)))
143 143  
144 -=== Spezialfelder im Überblick ===
145 145  
146 -[[image:Spezialfelder_Ueberblick.png||height="503" style="float:left" width="272"]]
147 147  
148 -(% style="margin-left:auto; width:1246px" %)
149 -|=(% style="width: 83px;" %)Nummer|=(% style="width: 1159px;" %)Beschreibung
150 -|(% style="width:83px" %)**1**|(% style="width:1159px" %)(((
151 -Mit dieser Option fügt man ein konditionales **IF**-Feld ein.
152 152  
153 -Dieses vergleicht ein anderes Seriendruckfeld mit einem Wert und dann einen entsprechenden positiven oder negativen Text ein.
154 -)))
155 -|(% style="width:83px" %)**2**|(% style="width:1159px" %)(((
156 -Mit dieser Option fügt man ein **IncludeText**-Feld ein.
120 +==== Seriendruckfeld einfügen ====
157 157  
158 -Dieses fügt eine referenzierte Untervorlage an der Feldposition ein.
159 -)))
160 -|(% style="width:83px" %)**3**|(% style="width:1159px" %)Mithilfe dieser Option wird ein **Datums**-Feld eingefügt. Dieses gibt das aktuelle Datum in einem spezifischen Format aus.
161 -|(% style="width:83px" %)**4**|(% style="width:1159px" %)Mithilfe dieser Option wird ein **Next**-Feld eingefügt. Erfolgt nun ein Seriendruckvorgang, so wird mit diesem Feld die nächste Datenzeile ausgewählt.
162 -|(% style="width:83px" %)**5**|(% style="width:1159px" %)Mit diesem **NextIf**-Feld wird ein Feld eingefügt. Erfolgt nun ein Seriendruckvorgang, so wird unter speziellen Voraussetzungen die nächste Datenzeile ausgewählt.
163 -
164 -
165 -
166 -
167 -
168 -
169 -
170 -
171 -
172 -
173 -
174 -
175 -
176 -
177 -
178 -
179 -
180 -xx
181 -
182 -=== Seriendruckfeld einfügen ===
183 -
184 184  1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
185 185  1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
186 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
124 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
187 187  
188 188  (% style="list-style-type:circle" %)
189 189  * Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
190 190  
191 191  (% start="4" %)
192 -1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
193 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
194 -1. Auf Button **Einfügen **klicken.
130 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
131 +1. Auf Button **Einfügen **klicken
195 195  
196 196  (% style="list-style-type:circle" %)
197 197  * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
... ... @@ -198,188 +198,41 @@
198 198  
199 199  === Formularfelder im Überblick ===
200 200  
201 -[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
138 +[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
202 202  
203 203  (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
204 204  |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
205 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
206 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
207 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
208 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
209 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
142 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
143 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
144 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
210 210  
211 -(% class="box infomessage" %)
212 -(((
213 -Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
214 -)))
146 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
215 215  
216 -(% class="wikigeneratedid" %)
217 -(((
218 -
219 -)))
220 -
221 -(% class="wikigeneratedid" %)
222 -(((
223 -
224 -)))
225 -
226 -(% class="wikigeneratedid" %)
227 -(((
228 -
229 -)))
230 -
231 -(% class="wikigeneratedid" %)
232 -(((
233 -
234 -)))
235 -
236 -(% class="wikigeneratedid" %)
237 -(((
238 -
239 -)))
240 -
241 -==== Textfeld einfügen ====
242 -
243 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
148 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
244 244  1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
245 245  1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
246 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
247 -1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
151 +1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
248 248  
249 249  (% style="list-style-type:circle" %)
250 -* In der Vorlage erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
154 +* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
251 251  
252 -==== Kontrollkästchen einfügen ====
253 -
254 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
255 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
256 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
257 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
258 -1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
259 -
260 -(% style="list-style-type:circle" %)
261 -* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
262 -
263 263  (% start="5" %)
264 -1. Das Kontrollkästchen anklichen, dann kann rechts oben bei Kontrollkästchen-Eigenschaften bei Bedarf auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole angepasst werden.
157 +1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
265 265  
266 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
267 -
268 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
269 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
270 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
271 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
272 -1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
273 -
274 274  (% style="list-style-type:circle" %)
275 -* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
160 +* Das Eingabefenster wird geöffnet.
276 276  
277 277  (% start="6" %)
278 -1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Kombinationsliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
279 -1. Gewünschte Werte eintippen
280 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
163 +1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
281 281  
282 -(% start="8" %)
283 -1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
284 -1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
285 -
286 -==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
287 -
288 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen(((
289 -(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
290 -[[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="148" id="IAuswahllisten_Formularfeld.png" width="330"]]
291 -)))
292 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
293 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
294 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
295 -1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
296 -
297 297  (% style="list-style-type:circle" %)
298 -* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
166 +* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
299 299  
300 -(% start="6" %)
301 -1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Auswahlliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
302 -1. Gewünschte Werte eintippen
303 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
304 -1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
305 -1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
306 306  
307 -==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
308 308  
309 -(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
310 -[[Das Datum kann man aus der Kalenderansicht wählen>>image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="177" id="IDatumauswahl_Formularfeld.png" width="310"]]
311 311  
312 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
313 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
314 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
315 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
316 -1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
317 317  
318 -(% style="list-style-type:circle" %)
319 -* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
320 320  
321 -(% start="6" %)
322 -1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
323 -1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann im entsprechenden Feld ein Datum ausgewählt werden. Nach einem Klick erscheint ein Kalender, in dem das aktuelle Datum voreingestellt ist
324 324  
325 -(% class="box infomessage" %)
326 -(((
327 -Wenn man Formularfelder eingefügt hat, dann kann man die **Formularfeldeigenschaften **[[image:Formularfelder-Eigenschaften.png||height="56" width="123"]] bearbeiten.
328 -Hierbei kann man die Standardbreite und je nach Formularfeld z.B. das Anzeigeformat oder den Auswahllisteninhalt bearbeiten/ändern.
329 -)))
330 330  
331 -
332 -== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
333 -
334 -[[image:Formularfeldname_2.png||alt="Formularfelder_entfernen.png" height="443" style="float:left" width="766"]]
335 -
336 -(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
337 -|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
338 -|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
339 -Hierüber öffnet man die jeweilige Aktivität, in der man die Dokumentvorlage verwendet hat.
340 -
341 -Ist in dieser Ansicht nur anzupassen, wenn:
342 -
343 -* es sich um eine Neuanlage handelt
344 -* die Bearbeitung noch offen ist (also nicht gedruckt oder versendet wurde)
345 -)))
346 -|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieser Dokumentvorlage werden hier aufgelistet. Formaularfeld welches gelöscht werden soll in dem DropDown auswählen.
347 -|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen **wird das Formularfeld in dieser Aktivität gelöscht.
348 -
349 -== Löschen einer Dokumentvorlage ==
350 -
351 -Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
352 -Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
353 -Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
354 -
355 -
356 -== Dokumentvorlage kopieren ==
357 -
358 -1. In Schnellsuche Begriff **Dokumentvorlage** eingeben und **Enter**-Taste drücken
359 -1. Dokumentvorlagen aus den Suchergebnissen wählen
360 -1. In der Übersicht auf gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick öffnen
361 -1. Auf Button **Vorlage kopieren **links unten vom Desktop der gewünschten Dokumentvorlage klicken
362 -1. Im geöffneten Fenster Neue Vorlage **Bezeichnung anpassen **eingeben
363 -1. Mit **OK**-Button bestätigen
364 -
365 -* Die Kopie der Dokumentvorlage wurde erstellt und man gelangt direkt nach der Erstellung automatisch in den Desktop der Kopie.
366 -
367 -= Dokumentkategorien =
368 -
369 -Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
370 -
371 -== Dokumentkategorien anlegen ==
372 -
373 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
374 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
375 -3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
376 -4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
377 -
378 -== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
379 -
380 -Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
381 -
382 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
383 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
384 -3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
385 -4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
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