Zum Inhalt springen

Wiki-Quellcode von 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 (% class="box warningmessage" %)
9 (((
10 Ab Version **V25.1SP00 **verfügbar
11 )))
12
13 = Dokumentvorlagen =
14
15 Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16
17
18 == Bereiche ==
19
20 Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22
23 |**Bereich**|**Anzeige**
24 |Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 |Kontakt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 |Förderung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 |Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 |Beschluss|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss.
32 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden.
33 |Mietvertrag|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag.
34 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden
35 |Fundraisingprodukt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Fundraisingprodukt (aktuell gibt es hier nur Einzelzuwender und Dauerzuwender).
36 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Einzelzuwender-, oder Dauerzuwender-Desktop erzeugt werden.
37
38 == Dokumentvorlagen erstellen ==
39
40 1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben
41
42 (% style="list-style-type:circle" %)
43 * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
44 * Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
45
46 (% start="2" %)
47 1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
48
49 (% style="list-style-type:circle" %)
50 * Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
51
52 (% start="3" %)
53 1. **+** Icon anklicken
54
55 (% style="list-style-type:circle" %)
56 * Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
57
58 (% start="4" %)
59 1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
60 1. **Bezeichnung **eingeben
61 1. **Kategorie **auswählen
62 1. **Stiftung **auswählen
63 1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
64 1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
65
66 (% style="list-style-type:circle" %)
67 * Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
68
69 == Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
70
71 [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
72
73 (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
74 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
75 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
76 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
77 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
78 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
79 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
80 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)(((
81 Die Checkbox **"Erlaubnis zur Bearbeitung nach dem Druck"** wird nur angezeigt, wenn es sich bei der Dokumentvorlage um einen **Brief** handelt.
82
83 Da gedruckte Briefe nachträglich nicht mehr bearbeitet werden dürfen, wird der untere Bereich in der Aktivität vom Typ **Brief** nach dem Druck automatisch gesperrt.
84 )))
85
86 == Dokumentvorlage im Überblick ==
87
88 [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100
101
102
103
104
105
106 (% style="width:844.6px" %)
107 |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
108 |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik Allgemeinwechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest wie beispielsweise, ob für Brief oder E-Mail oder aktiv und inaktiv.
109 |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
110 |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich die Dokumentenvorlage mit Beispieldaten **anzeigen **lassen.
111 |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:738px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
112 |(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
113 |(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:738px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei, Tabellen, Fuß- und Kopfzeile zum Dokument hinzufügen.
114 |(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:738px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
115 |(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:738px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
116 |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
117 |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
118
119 === Seriendruckfelder im Überblick ===
120
121 [[image:Seriendruckfelder_V3.png||alt="Designer_Seriendruck.png" height="336" style="float:left" width="957"]]
122
123
124
125
126
127
128
129
130
131
132
133
134 (% style="width:955.6px" %)
135 |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
136 |(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein [[Spezialfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSpezialfelderimDCberblick]] einfügen. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
137 |(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden. Ab V25.1 werden mögliche Formatierungen in einer Auswahlliste angezeigt.
138 |(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
139 |(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
140 |(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
141 |(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
142
143 (% class="box infomessage" %)
144 (((
145 Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
146 )))
147
148 === Spezialfelder im Überblick ===
149
150 [[image:Spezialfelder_Ueberblick.png||height="503" style="float:left" width="272"]]
151
152 (% style="margin-left:auto; width:1246px" %)
153 |=(% style="width: 83px;" %)Nummer|=(% style="width: 1159px;" %)Beschreibung
154 |(% style="width:83px" %)**1**|(% style="width:1159px" %)(((
155 Mit dieser Option fügt man ein konditionales **IF**-Feld ein.
156
157 Dieses vergleicht ein anderes Seriendruckfeld mit einem Wert und dann einen entsprechenden positiven oder negativen Text ein.
158 )))
159 |(% style="width:83px" %)**2**|(% style="width:1159px" %)(((
160 Mit dieser Option fügt man ein **IncludeText**-Feld ein.
161
162 Dieses fügt eine referenzierte Untervorlage an der Feldposition ein.
163 )))
164 |(% style="width:83px" %)**3**|(% style="width:1159px" %)Mithilfe dieser Option wird ein **Datums**-Feld eingefügt. Dieses gibt das aktuelle Datum in einem spezifischen Format aus.
165 |(% style="width:83px" %)**4**|(% style="width:1159px" %)Mithilfe dieser Option wird ein **Next**-Feld eingefügt. Erfolgt nun ein Seriendruckvorgang, so wird mit diesem Feld die nächste Datenzeile ausgewählt.
166 |(% style="width:83px" %)**5**|(% style="width:1159px" %)Mit diesem **NextIf**-Feld wird ein Feld eingefügt. Erfolgt nun ein Seriendruckvorgang, so wird unter speziellen Voraussetzungen die nächste Datenzeile ausgewählt.
167
168
169
170
171
172
173
174
175
176
177
178 xx
179
180 === Seriendruckfeld einfügen ===
181
182 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
183 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
184 1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
185
186 (% style="list-style-type:circle" %)
187 * Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
188
189 (% start="4" %)
190 1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
191 1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
192 1. Auf Button **Einfügen **klicken.
193
194 (% style="list-style-type:circle" %)
195 * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
196
197 === Formularfelder im Überblick ===
198
199 [[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
200
201 (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
202 |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
203 |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
204 |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
205 |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
206 |(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
207 |(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
208
209 (% class="box infomessage" %)
210 (((
211 Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
212 )))
213
214 (% class="wikigeneratedid" %)
215 (((
216
217 )))
218
219 (% class="wikigeneratedid" %)
220 (((
221
222 )))
223
224 (% class="wikigeneratedid" %)
225 (((
226
227 )))
228
229 (% class="wikigeneratedid" %)
230 (((
231
232 )))
233
234 (% class="wikigeneratedid" %)
235 (((
236
237 )))
238
239 ==== Textfeld einfügen ====
240
241 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
242 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
243 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
244 1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
245 1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
246
247 (% style="list-style-type:circle" %)
248 * In der Vorlage erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
249
250 ==== Kontrollkästchen einfügen ====
251
252 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
253 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
254 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
255 1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
256 1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
257
258 (% style="list-style-type:circle" %)
259 * Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
260
261 (% start="5" %)
262 1. Das Kontrollkästchen anklichen, dann kann rechts oben bei Kontrollkästchen-Eigenschaften bei Bedarf auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole angepasst werden.
263
264 ==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
265
266 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
267 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
268 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
269 1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
270 1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
271
272 (% style="list-style-type:circle" %)
273 * Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
274
275 (% start="6" %)
276 1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Kombinationsliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
277 1. Gewünschte Werte eintippen
278 1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
279
280 (% start="8" %)
281 1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
282 1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
283
284 ==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
285
286 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen(((
287 (% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
288 [[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="148" id="IAuswahllisten_Formularfeld.png" width="330"]]
289 )))
290 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
291 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
292 1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
293 1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
294
295 (% style="list-style-type:circle" %)
296 * Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
297
298 (% start="6" %)
299 1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Auswahlliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
300 1. Gewünschte Werte eintippen
301 1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
302 1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
303 1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
304
305 ==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
306
307 (% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
308 [[Das Datum kann man aus der Kalenderansicht wählen>>image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="177" id="IDatumauswahl_Formularfeld.png" width="310"]]
309
310 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
311 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
312 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
313 1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
314 1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
315
316 (% style="list-style-type:circle" %)
317 * Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
318
319 (% start="6" %)
320 1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
321 1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann im entsprechenden Feld ein Datum ausgewählt werden. Nach einem Klick erscheint ein Kalender, in dem das aktuelle Datum voreingestellt ist
322
323 (% class="box infomessage" %)
324 (((
325 Wenn man Formularfelder eingefügt hat, dann kann man die **Formularfeldeigenschaften **[[image:Formularfelder-Eigenschaften.png||height="56" width="123"]] bearbeiten.
326 Hierbei kann man die Standardbreite und je nach Formularfeld z.B. das Anzeigeformat oder den Auswahllisteninhalt bearbeiten/ändern.
327 )))
328
329
330 == Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
331
332 [[image:Formularfeldname_2.png||alt="Formularfelder_entfernen.png" height="443" style="float:left" width="766"]]
333
334 (% style="margin-left:auto; width:751px" %)
335 |=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
336 |(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
337 Hierüber öffnet man die jeweilige Aktivität, in der man die Dokumentvorlage verwendet hat.
338
339 Ist in dieser Ansicht nur anzupassen, wenn:
340
341 * es sich um eine Neuanlage handelt
342 * die Bearbeitung noch offen ist (also nicht gedruckt oder versendet wurde)
343 )))
344 |(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieser Dokumentvorlage werden hier aufgelistet. Formaularfeld welches gelöscht werden soll in dem DropDown auswählen.
345 |(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen **wird das Formularfeld in dieser Aktivität gelöscht.
346
347
348
349
350
351
352
353
354
355
356
357 == Löschen einer Dokumentvorlage ==
358
359 Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
360 Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
361 Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
362
363
364 == Dokumentvorlage kopieren ==
365
366 1. In Schnellsuche Begriff **Dokumentvorlage** eingeben und **Enter**-Taste drücken
367 1. Dokumentvorlagen aus den Suchergebnissen wählen
368 1. In der Übersicht auf gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick öffnen
369 1. Auf Button **Vorlage kopieren **links unten vom Desktop der gewünschten Dokumentvorlage klicken
370 1. Im geöffneten Fenster Neue Vorlage **Bezeichnung anpassen **eingeben
371 1. Mit **OK**-Button bestätigen
372
373 * Die Kopie der Dokumentvorlage wurde erstellt und man gelangt direkt nach der Erstellung automatisch in den Desktop der Kopie.
374
375 = Dokumentkategorien =
376
377 Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
378
379 == Dokumentkategorien anlegen ==
380
381 1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
382 2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
383 3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
384 4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
385
386 == Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
387
388 Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
389
390 1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
391 2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
392 3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
393 4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.