Wiki-Quellcode von Dokumente

Version 14.1 von Marco Bauer am 2023/08/25 12:56

version	line-number	content
5.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
	3	Alles rund um die Dokumente:
4.1	4
5.1	5	{{toc/}}
	6	)))
4.1	7
8.1	8	= Dokumente intern und extern =
4.1	9
8.1	10	Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
	11	Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
	12	Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
	13	Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
4.1	14
9.1	15	== Dokumente interner Natur ==
4.1	16
9.2	17	Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
	18	Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
	19	Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
4.1	20
11.1	21	=== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ===
	22
	23	[[image:Allgemein_Einstellungen.png\|\|height="259" style="float:left" width="552"]]
	24
	25	(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
	26	\|=(% style="width: 78px;" %)Nummer\|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
	27	\|(% style="width:78px" %)1\|(% style="width:509px" %)Hier wird die Kategorie definiert (Allgemein, ...)
	28	\|(% style="width:78px" %)2\|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher Stiftung das Dokument zugeordnet ist.
	29	\|(% style="width:78px" %)3\|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen Brief handelt, legt man hier fest.
	30	\|(% style="width:78px" %)4\|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine E-Mail handelt, legt man hier fest.
	31	\|(% style="width:78px" %)5\|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage freigegeben werden, wählt man "Aktiv".
	32	\|(% style="width:78px" %)6\|(% style="width:509px" %)Die Erlaubnis zur Bearbeitung nach dem Druck legt man hier fest.
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12.1	43	=== Der Designer für das Dokument im Überblick ===
11.1	44
12.1	45	[[image:Designer_Start.png\|\|height="307" style="float:left" width="849"]]
11.1	46
	47
12.1	48
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	58	(% style="margin-right:auto; width:849.6px" %)
	59	\|=(% style="width: 104px;" %)Nummer\|=(% style="width: 744px;" %)Beschreibung
14.1	60	\|(% style="width:104px" %)0\|(% style="width:744px" %)Zur Rubrik Allgemein wechseln. Hier legt man allgemeine Einstellungen der Dokumentenvorlage fest.
	61	\|(% style="width:104px" %)1\|(% style="width:744px" %)Zur Rubrik Designer wechseln. Dies ist der Bearbeitungsbereich der Dokumentenvorlage.
	62	\|(% style="width:104px" %)2\|(% style="width:744px" %)Mithilfe der Vorschau kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage anzeigen lassen.
	63	\|(% style="width:104px" %)3\|(% style="width:744px" %)Über Start gelangt man die gängigen Funktionen eines Text-Editors, wie z.B. Schriftgröße ändern.
	64	\|(% style="width:104px" %)4\|(% style="width:744px" %)Mithilfe der Schaltfläche Seriendruck kann man Seriendruckfelder in die Dokumentenvorlage einbetten.
	65	\|(% style="width:104px" %)5\|(% style="width:744px" %)Via Einfügen kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
	66	\|(% style="width:104px" %)6\|(% style="width:744px" %)Über den Punkt Ansicht legt man genauere Parameter fest, wie man sich die Vorlage anzeigen lässt.
	67	\|(% style="width:104px" %)7\|(% style="width:744px" %)Mit Seitenlayout formatiert man verschiedene Regeln für das Layout auf der Seite der Vorlage.
	68	\|(% style="width:104px" %)8\|(% style="width:744px" %)Hierüber lassen sich Referenzen in die Dokumentenvorlage einbetten.
	69	\|(% style="width:104px" %)9\|(% style="width:744px" %)Mithilfe der Formularfelder kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
12.1	70
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11.1	84	xx
	85
	86	xx
	87
8.1	88	=== Dokument im Windows Client intern erstellen ===
4.1	89
	90	xx
	91
8.1	92	=== Dokumentvorlagen ===
4.1	93
	94	xx
	95
8.1	96	==== Dokumentvorlagen erstellen ====
4.1	97
10.1	98	1. Begriff Dokumentvorlagen in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png\|\|height="228" style="float:right" width="378"]]
4.1	99
10.1	100	(% style="list-style-type:circle" %)
	101	* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
	102	* Das Programm Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen wird angezeigt.
9.2	103
10.1	104	(% start="2" %)
	105	1. Programm Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen doppelklicken
9.2	106
10.1	107	(% style="list-style-type:circle" %)
	108	* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
9.2	109
10.1	110	(% start="3" %)
	111	1. + Symbol anklicken
9.2	112
10.1	113	(% style="list-style-type:circle" %)
	114	* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
9.2	115
10.1	116	(% start="4" %)
	117	1. Bereich auswählen
	118	1. Bezeichnung eingeben
	119	1. Kategorie auswählen
	120	1. Stiftung auswählen
	121	1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
	122	1. Diskette-Symbol Speichern auswählen
9.2	123
10.1	124	(% style="list-style-type:circle" %)
	125	* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
9.2	126
8.1	127	==== Dokumentvorlagen formatieren ====
6.2	128
	129	xx
	130
8.1	131	==== Formularvorlagen ====
6.2	132
8.1	133	xx
6.2	134
8.1	135	==== Seriendruckvorlagen ====
6.2	136
4.1	137	xx
	138
9.1	139	== Dokumente externer Natur ==
4.1	140
	141	xx
	142
8.1	143	=== Mögliche Dateitypen ===
4.1	144
	145	xx
	146
8.1	147	=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
4.1	148
6.1	149
4.1	150
6.1	151
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4.1	153
	154
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	160
	161
	162	Frühere Version:
	163
1.1	164	Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
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	166
	167	Dokument hinzufügen
	168
	169	1. In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
	170	2. Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können.
	171	3. Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
	172	a. Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“.
	173	b. Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“.
	174	4. Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente.
	175	5. Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
	176	6. Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
	177
	178	Dokument löschen
	179
	180	Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden.
	181	Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
	182
	183	Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
	184
	185	1. In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
	186	2. Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“.
	187	3. Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
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	189
	190	Dokumente per E-Mail verschicken
	191
	192	Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.