Wiki-Quellcode von Dokumente

Version 16.1 von Marco Bauer am 2023/08/25 13:26

version	line-number	content
5.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
	3	Alles rund um die Dokumente:
4.1	4
5.1	5	{{toc/}}
	6	)))
4.1	7
8.1	8	= Dokumente intern und extern =
4.1	9
8.1	10	Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
	11	Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
	12	Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
	13	Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
4.1	14
15.1	15	= Dokumente interner Natur =
4.1	16
9.2	17	Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
	18	Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
	19	Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
4.1	20
15.1	21	== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
11.1	22
	23	[[image:Allgemein_Einstellungen.png\|\|height="259" style="float:left" width="552"]]
	24
	25	(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
	26	\|=(% style="width: 78px;" %)Nummer\|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
	27	\|(% style="width:78px" %)1\|(% style="width:509px" %)Hier wird die Kategorie definiert (Allgemein, ...)
	28	\|(% style="width:78px" %)2\|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher Stiftung das Dokument zugeordnet ist.
	29	\|(% style="width:78px" %)3\|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen Brief handelt, legt man hier fest.
	30	\|(% style="width:78px" %)4\|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine E-Mail handelt, legt man hier fest.
	31	\|(% style="width:78px" %)5\|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage freigegeben werden, wählt man "Aktiv".
	32	\|(% style="width:78px" %)6\|(% style="width:509px" %)Die Erlaubnis zur Bearbeitung nach dem Druck legt man hier fest.
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	37
	38
	39
	40
15.1	41	== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
11.1	42
12.1	43	[[image:Designer_Start.png\|\|height="307" style="float:left" width="849"]]
11.1	44
	45
12.1	46
	47
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	50
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	52
	53
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	55
16.1	56	(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
	57	\|=(% style="width: 104px;" %)Nummer\|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
	58	\|(% style="width:104px" %)0\|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik Allgemein wechseln. Hier legt man allgemeine Einstellungen der Dokumentenvorlage fest.
	59	\|(% style="width:104px" %)1\|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik Designer wechseln. Dies ist der Bearbeitungsbereich der Dokumentenvorlage.
	60	\|(% style="width:104px" %)2\|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Vorschau kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage anzeigen lassen.
	61	\|(% style="width:104px" %)3\|(% style="width:738px" %)Über Start gelangt man die gängigen Funktionen eines Text-Editors, wie z.B. Schriftgröße ändern.
	62	\|(% style="width:104px" %)4\|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche Seriendruck kann man Seriendruckfelder in die Dokumentenvorlage einbetten.
	63	\|(% style="width:104px" %)5\|(% style="width:738px" %)Via Einfügen kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
	64	\|(% style="width:104px" %)6\|(% style="width:738px" %)Über den Punkt Ansicht legt man genauere Parameter fest, wie man sich die Vorlage anzeigen lässt.
	65	\|(% style="width:104px" %)7\|(% style="width:738px" %)Mit Seitenlayout formatiert man verschiedene Regeln für das Layout auf der Seite der Vorlage.
	66	\|(% style="width:104px" %)8\|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich Referenzen in die Dokumentenvorlage einbetten.
	67	\|(% style="width:104px" %)9\|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Formularfelder kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
12.1	68
	69
	70
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15.1	82
	83
16.1	84	== Seriendruckfeld im Überblick ==
15.1	85
16.1	86	[[image:Designer_Seriendruck.png\|\|height="336" style="float:left" width="956"]]
15.1	87
11.1	88
16.1	89
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	93
	94
	95
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	97
	98
	99	(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
	100	\|=(% style="width: 94px;" %)Nummer\|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
	101	\|(% style="width:94px" %)1\|(% style="width:860px" %)
	102	\|(% style="width:94px" %)2\|(% style="width:860px" %)
	103	\|(% style="width:94px" %)3\|(% style="width:860px" %)
	104	\|(% style="width:94px" %)4\|(% style="width:860px" %)
	105	\|(% style="width:94px" %)5\|(% style="width:860px" %)
	106	\|(% style="width:94px" %)6\|(% style="width:860px" %)
	107	\|(% style="width:94px" %)7\|(% style="width:860px" %)
	108	\|(% style="width:94px" %)8\|(% style="width:860px" %)
	109
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	122
11.1	123	xx
	124
15.1	125	== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
4.1	126
	127	xx
	128
15.1	129	== Dokumentvorlagen ==
4.1	130
	131	xx
	132
15.1	133	=== Dokumentvorlagen erstellen ===
4.1	134
10.1	135	1. Begriff Dokumentvorlagen in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png\|\|height="228" style="float:right" width="378"]]
4.1	136
10.1	137	(% style="list-style-type:circle" %)
	138	* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
	139	* Das Programm Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen wird angezeigt.
9.2	140
10.1	141	(% start="2" %)
	142	1. Programm Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen doppelklicken
9.2	143
10.1	144	(% style="list-style-type:circle" %)
	145	* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
9.2	146
10.1	147	(% start="3" %)
	148	1. + Symbol anklicken
9.2	149
10.1	150	(% style="list-style-type:circle" %)
	151	* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
9.2	152
10.1	153	(% start="4" %)
	154	1. Bereich auswählen
	155	1. Bezeichnung eingeben
	156	1. Kategorie auswählen
	157	1. Stiftung auswählen
	158	1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
	159	1. Diskette-Symbol Speichern auswählen
9.2	160
10.1	161	(% style="list-style-type:circle" %)
	162	* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
9.2	163
15.1	164	=== Dokumentvorlagen formatieren ===
6.2	165
	166	xx
	167
8.1	168	==== Formularvorlagen ====
6.2	169
8.1	170	xx
6.2	171
8.1	172	==== Seriendruckvorlagen ====
6.2	173
4.1	174	xx
	175
15.1	176	= Dokumente externer Natur =
4.1	177
	178	xx
	179
8.1	180	=== Mögliche Dateitypen ===
4.1	181
	182	xx
	183
8.1	184	=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
4.1	185
6.1	186
4.1	187
6.1	188
	189
4.1	190
	191
	192
	193
	194
	195
	196
	197
	198
	199	Frühere Version:
	200
1.1	201	Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
	202
	203
	204	Dokument hinzufügen
	205
	206	1. In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
	207	2. Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können.
	208	3. Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
	209	a. Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“.
	210	b. Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“.
	211	4. Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente.
	212	5. Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
	213	6. Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
	214
	215	Dokument löschen
	216
	217	Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden.
	218	Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
	219
	220	Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
	221
	222	1. In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
	223	2. Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“.
	224	3. Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
	225
	226
	227	Dokumente per E-Mail verschicken
	228
	229	Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.